Поняття реквізиту документа. Формуляр, бланк, штамп

План

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА ТА ЙОГО РЕКВІЗИТИ

Як зазначити наявність додатків?

Де поставити печатку?

Де розташувати ініціали того, хто підписує документ?

Дата

Як датувати документ?

– день написання листа або наказу;

– день затвердження плану, звіту, інструкції;

– день фіксації вчинків у протоколах, актах;

– день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює).

Способи датування: 10.05.98; 10 травня 2007 р.

У фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.

а) на адресуванні — після прізвища, напр.: Іванюку С. Г:,

б) при підписуванні документа, його затвердженні — перед прізвищем, напр.: С. П. Балакін;

в) на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів. Напр.: Симоненко; Йолкіну М. Ю.

г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) — після прізвища, напр.: «Присвоїти Клищунові Ю. Е. науковий ступінь...»

д) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.

Печатка повинна частково захопити найменування посади особи, яка підписала документ, та сам підпис. У фінансових документах — тільки найменування посади.

На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.

Наявність додатків до документа зазначають так:

а) Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

б) Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

в) Додаток: лист Міністерства освіти України від 14.05.98 № 5— 5/128 на 8 арк.

г) Додаток: на 4 арк. у 3 прим., на іншу адресу.

1. Поняття реквізиту документа. Формуляр, бланк, штамп.

2. Основні правила оформлення реквізитів.

3. Датування документів.

4. Розташування ініціалів тих, хто підписує документ. Печатка на документах.

5. Зазначення наявності додатків.

Література

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посібн. для вищ. та серед, спец. навч. закл. - 4-те вид., переробл. і доповн. -К., 2003.

2. Ділова українська мова: Посібник для студентів вузів / За ред. Н.Д. Бабич. - Чернівці, 1996.

3. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / Бибик С.П., Михно І.Л., Пустовіт Л.О., Сюта Г.М. -К., 1997.

4. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник. - К., 2003.

Кожний документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами. Розрізняють постійний і змінний реквізити документа.

Постійні реквізити друкують при виготовленні бланка; змінні — фіксують на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називають формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називають бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляють двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).

Групу реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називають штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити "адре­сат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію".

Формуляр-зразок встановлює такий склад реквізитів:

1. Державний герб України.

2. Емблема організації чи підприємства.

3. Зображення державних нагород.

4. Код установи, організації чи підприємства за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства або відомства.

7. Повна назва організації, установи чи підприємства.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу, номер рахунка в банку, електронна адреса.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (вихідний номер документа).

13. Посилання на індекс і дату вхідного документа.

14. Місце укладання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26. Печатка.

27. Відмітка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Відмітка про виконання документа й скерування його до справи.

30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний носій.

31. Відмітка про надходження документа.

Дата добавления: 2014-01-07