Требования к подготовке документов

Виды документов и их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на три большие группы:

1. Нормативные документы (организационные, распорядительные, информационно-справочные).

2. Договорные (договоры, контракты, соглашения).

3. Информационные (официальные сообщения).

Документы классифицируются по следующим признакам:

1. По видам:

− организационные;

− распорядительные;

− информационно-справочные;

− по личному составу.

2. По наименованиям:

− служебные письма;

− приказы;

− распоряжения;

− протоколы;

− акты;

− докладные записки;

− объяснительные записки;

− заявления;

− справки и др.

Их оформление хотя и унифицировано, но они могут быть совершенно разными.

3. По месту составления:

− внутренние (документы, составленные работниками данного предприятия);

− внешние (поступают из других предприятий, организаций, частных лиц).

4. По степени сложности:

− простые (посвященные одному вопросу);

− сложные (охватывают несколько вопросов).

5. По унификации:

− индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности, например, докладная записка;

− трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении;

− типовые, созданные для групп однородных предприятий;

− примерные.

Трафаретные и типовые печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

6. По степени срочности:

− срочные, требующие исполнения в определенный срок;

− несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

− По происхождению:

− официальные (служебные), затрагивающие интересы предприятия, организации;

− личные, касающиеся конкретного лица (заявления, жалобы, предложения).

7. По степени подлинности:

− подлинные (составлены в 1 раз);

− копии (повторно составленные документы);

− выписки (отражают некоторые разделы);

8. По средствам фиксации:

− рукописные;

− машинописные;

− электронные;

− графические;

− кино-фото-фонодокументы.

10. По срокам хранения:

− постоянный срок;

− с временным сроком (до 10 лет и более).

11. По степени гласности:

− секретные;

− несекретные.

1.4. Правила оформления управленческих
(организационно-распорядительных) документов

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. От полноты и качества заполненных реквизитов зависит доказательная (юридическая) сила. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Совокупность реквизитов, присущих конкретному документу называют типовым формуляром. Совокупность реквизитов, присущих всей системе и спроецированная в определенной последовательности по конструкционной сетке с шагом письма печатной машинки, называется формуляром-образцом.

Состав реквизитов, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе установлены ГОСТ Р. 6-30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р. 6-30 – 2003 устанавливает 30 реквизитов, присущих данной системе, которые приведены в табл. 1.

Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Следует иметь в виду, что из 30 реквизитов есть так называемые обязательные, которые указываются в каждом документе и придают документу юридическую силу: название организации; дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например: наименование предприятия, справочные данные об организации).

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Таблица 1

Реквизиты документов

№ реквизита	Название реквизита
Реквизиты заголовочной части документа
	Государственный герб Российской Федерации
	Герб субъекта Российской Федерации
	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
	Код организации
	Основной государственный регистрационный номер (ОРГН) юридического лица
	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
	Код формы документа
	Наименование организации
	Справочные данные об организации
	Наименование вида документа
	Дата документа
	Регистрационный номер документа
	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
	Место составления или издания документа
	Адресат
	Гриф утверждения документа
	Резолюция
	Отметка о контроле
Реквизиты содержательной части документы
	Заголовок к тексту
	Текст документа
	Отметка о наличии приложения
Реквизиты оформляющей части документы
	Подпись
	Гриф согласования документа
	Визы согласования документа
	Оттиск печати
	Отметка о заверении копии
	Отметка об исполнителе
	Отметка об исполнении документов и направлении его в дело
	Отметка о поступлении документа в организацию
	Идентификатор электронной копии документа

На рис. 1 и 2 представлено размещение реквизитов и их взаимное расположение.

	01 02		16 19				01 02 03 16 19
08 09 10 04 05 06 07			08 09 10 04 05 06 07
11 12 15
11 12	13 14
21 22 25	21 22 25
23 24 26	23 24 26
28 30 29	28 30 29

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка на формате А4 продольного бланка

1. Требования к документам, изготавливаемых с помощью печатных устройств:

- на бланках А4 печатается текст через полтора интервала, на бланках А5 – через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала;

- реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал, а остальные части реквизитов отделяются друг от друга полутора-двумя межстрочными интервалами;

- реквизиты документа отделяют друг от друга двумя-четырьмя межстрочными интервалами;

- название вида документа печатаются прописными буквами;

- расшифровку подписи в реквизите «подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией;

- при оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница», «стр.» и знаков препинания на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа;

- при печатании документов используют восемь стандартных положений печатающего устройства:

0 – от границы левого поля для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», наименование должности в реквизитах «Подпись», «Визы согласования», «Гриф согласования», «Отметка о заверении копии», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», а также слов СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

1 – после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 – после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 – после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 – после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5 – после 40 печатных знаков для реквизитов «Гриф утверждения» и отметки о конфиденциальности документа;

6 – после 48 печатных знаков для расшифровки подписи и реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию»;

7 – после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

- - при наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения печатающего устройства;

- допускается документы изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники;

- отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

2. Требования к бланкам:

- бланки могут быть трех видов: бланк письма, бланк конкретного вида и общий бланк;

- установлено два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327;

- при печатании бланков должны применяться типографские шрифты от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33, а для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6 до 24 кегля;

- бланки документов должны иметь поля не менее: левое, верхнее – 20 мм, нижнее, правое – 10 мм;

- печатать бланки документов допускается на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, что позволит тиражировать документы с помощью средств множительной техники;

- ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений;

- при создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках;

- устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный;

3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с Государственным гербом РФ, гербом субъектов РФ:

- все гербовые бланки подлежат учету, на них нумератором или типографским способом проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров;

- изготавливаю бланки только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на их изготовление;

- изготавливают только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, определенных Положением о Государственном гербе РФ, соответствующими правовыми актами субъектов РФ;

- хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах, а уничтожение осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме;

- лица, ответственные за хранение гербовых бланков назначаются распорядительным документом руководителя организации;

- проверку наличия, использования и хранения проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой руководителем;

- допускается тиражирование средствами множительной техники на гербовом бланке при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

Дата добавления: 2014-01-07