Формирование дел. Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются на предприятиях централизованно или децентрализовано.

Контроль за правильным формированием дел на предприятии и его структурных подразделениях осуществляется службой ДОУ или лицами, ответственными за документацию.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только правильно оформленные документы в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

- помещать в дело только исполненные документы, т.е. с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело;

- раздельно группировать: документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; подлинники и копии; годовые, квартальные и месячные планы и отчеты; документы постоянного и временного хранения; утвержденные документы и их проекты;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела сотрудников ведутся на всем протяжении периода его работы);

- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

- в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров.

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дела:

- номинальный;

- предметно-вопросный;

- авторский;

- корреспондентский;

- географический;

- хронологический.

Номинальный признак означает, что основанием для группировки документов служит из разновидности. Например, заводятся дела по таким видам документов:

- уставы, положения, инструкции;

- приказы по основной деятельности;

- приказы по личному составу;

- утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки;

- перспективные планы;

- лицевые счета;

- протоколы заседаний, совещаний;

- переписка;

- обзоры, докладные записки, акты, справки.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, причем сначала помещают основной документ определенного вида и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса, которому посвящен основной документ.

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например: Протоколы производственных совещаний ООО «Автоматика».

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например: Переписка с инструментальным заводом «Фрезер» о поставке оборудования за 2006 г.

Географический признак группировки дел означает объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов по какому-то одному вопросу, например: Переписка с предприятиями г.Омска и Омской области по вопросам поставки сырья и материалов.

Хронологический признак преследует цель группировки документов в дело за какой-либо определенный период времени.

Дата добавления: 2014-01-07