Экономическая информация

Статистическая теория информации и аналогичные ей теории не получили распространения в обработке информации для управления экономическими объектами. Это связано с тем, что такой подход не учитывает специфику экономических данных, характер их использования в управлении. Не учитываются смысловые взаимосвязи, степень необходимости для управления, формы представления, уровень и частота использования, достоверность и другие важные характеристики. Информация, используемая для принятии управленческих решений на всех уровнях, весьма разнообразна по своему содержанию. На уровне фирм (предприятий) к ней относятся:

- технические характеристики средств производства (в первую очередь, оборудования);

- описание технологии и условий производства;

- рыночная конъюнктура (цены, объемы спроса);

- сведения об оборотных средствах;

- сведения о кадровом составе;

- сведения о наличии и потребностях в ресурсах;

- нормативы, плановые задания;

- совокупность расчетных показателей (таких, как фондоемкость, рентабель-ность, себестоимость);

- различные приказы, инструкции, методики.

Перечисление и конкретизацию можно было бы продолжить, но у всех этих сведений есть общий признак - они относятся к производственно-хозяйственной деятельности людей. По этому признаку их определяют как экономическую информацию.

Можно согласиться с определением экономической информации, сформулированным В. Д. Бройдо. Согласно ему, «Экономическая информация - это та информация, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности и используется для управления этой деятельностью».

Содержательная классификация циркулирующей в разных объектах информации зависит от отраслевой принадлежности и уровня управления. Тем не менее, в процессе обработки информация проходит аналогичные стадии, общие в управлении разными экономическими объектами. На рис. 1.1 предложена упрощенная схема обработки, в которой отражаются назначение информации и источники ее возникновения. Указанные виды информации различаются:

- формой представления;

- организацией хранения;

- характером обработки.

Рис. 1. Классификация экономической информации по характеру

ее ис-пользования в управлении

Безусловно, схема, представленная на рис. 1, носит предельно обобщенный характер, однако она охватывает практически всю конкретно-числовую информацию, выделяемую из системы управления в процессе ее функционирования.

Входная информация поступает в орган управления извне. Часть ее, первичная информация, поступает от объекта управления и получается в результате непосредственного измерения или подсчета. Допустим, для фирм, занятых в сфере промышленного производства, это объем выпущенной продукции, количество брака, численность рабочих, время простоев, запасы на складе и т. д., для банков и финансовых компаний - ставка рефинансирования, объем активов и пассивов, кредитов и депозитов, действующие нормы выплат по ним и т. д. Первичная информация теснее всего соприкасается с конкретной стороной деятельности управляемых экономических объектов, причем включает как медленно изменяющиеся (условно постоянные), так и оперативные данные.
Особенностью первичной информации является то, что она очень часто содержит объемные характеристики работы объекта. На основании этих объемных характеристик с использованием нормативно-справочных данных в дальнейшем получается подробная оценка фактического состояния и динамики управляемого объекта. С точки зрения процесса управления, первичная информация выполняет роль обратной связи, поступающей от управляемого объекта и показывающей достигнутые результаты, а также отклонения от нормативного функционирования объекта. Остальная часть входной информации - ее иногда называют внешней и условно делят на осведомляющую и директивную - поступает из сторонних по отношению к управляющей системе органов. Директивная информация исходит из вышестоящих органов и в зависимости от характера подчиненности может включать параметры и условия формирования обязательных (налоговых) выплат, плановые задания и их корректировки, выделенные лимиты. Осведомляющая информация поступает от вышестоящих органов, а также от фирм, предприятий и организаций, связанных с объектом управления. Это поставщики, подрядчики, транспортные организации, финансовые институты (банки, пенсионные фонды, страховые компании), территориальные органы государственной власти. Если директивные данные непосредственно влияют на цели функционирования объекта, то осведомляющие определяют условия его работы.

Директивные и осведомляющие данные, в отличие от первичных, преимущественно имеют стоимостной или безразмерный характер.
По частоте изменения и форме использования выделяют нормативно-справочную информацию. Это экономические, технологические, материальные и трудовые нормативы, расчетные коэффициенты, каталоги, номенклатурные справочники. Нормативно-справочная информация отличается большей стабильностью и, как правило, проще организуется в однородные массивы. Нормативно-справочная информация так же, как и входная, является исходным материалом для последующей обработки и поступает в орган управления извне. По этому признаку ее можно было бы отнести к входной информации, но в отличие от последней нормативно-справочная информация используется многократно и после первоначального ввода длительное время хранится в системе управления. Поэтому мы считаем необходимым включить ее в состав внутренней информации, то есть информации, хранимой и обрабатываемой внутри системы управления. Наиболее характерными операциями ее обработки являются выборка из соответствующих массивов и обновление. При создании информационных систем специфика хранения, обновления и использования нормативно-справочной информации обусловливает ее выделение вместе со средствами поиска и обновления в отдельную подсистему.

Из нормативно-справочной и входной информации в результате обработки получается все обилие производной информации. Методы обработки могут быть самыми разными, от простой передачи, агрегирования и группировки до сложных экономических расчетов, граничащих с анализом. Производная информация, полученная в результате таких расчетов, отражает более сложные экономические характеристики производства: себестоимость разных видов продукции, производительность труда, рентабельность. Для сравнения текущей работы объекта с директивными заданиями часть производной информации выражается в тех же показателях, что и директивные задания. Однако производная информация неизмеримо шире по составу и форме представления, чем входная и выходная, поскольку она отражает все разнообразие используемой информации и сложность ее обработки. Она во многом зависит от типа экономико-математических моделей, которые используются при организации процессов управления. Получение производной информации является целью обработки и определяет выбор соответствующих методов.

В обработке как процессе преобразования информации можно выделить этап получения прогнозной, плановой и учетной информации. Учетная информация относится к фактическому процессу производства и его конкретным экономическим условиям. В нее входят как первичная информация, так и часть производной. Это данные о фактическом выпуске продукции по стоимости, номенклатуре и качеству, о затратах ресурсов, потерях, запасах, использовании оборудования, начисленной заработной плате, налоговых и премиальных выплатах и др. Они Получаются из первичных данных с использованием принятых нормативов, тарифов, цен, ставок и других видов нормативно-справочной информации. Специфика учета как функции управления определяет специфику обработки учетной информации и необходимость ее первоочередной автоматизации.

Учетная информация описывает уже совершившиеся процессы, реально существующие условия. Она определенна и не зависит от последующих действий или принимаемых решений. В отличие от нее прогнозная и плановая информация может корректироваться при изменении условий или целей. Расчеты учетных и плановых данных образуют в некотором смысле встречные потоки. В процессе расчетов учетные данные в основном агрегируются, группируются и идут от натуральных показателей к стоимостным, а плановые данные - наоборот, от стоимостных и укрупненных натуральных показателей к детальным данным технической подготовки и обеспечения производства.

Учетная и плановая информация является основой всего процесса управления, включая регулирование, анализ, прогнозирование и другие функции. Так, оценка деятельности фирмы получается при прямом сравнении соответствующих показателей учетных и плановых данных. Вместе с нормативно-справочной учетная и плановая информация оказывается внутренней для органов управления и при создании информационных систем должна храниться в ее информационной базе. Над ней проводятся наиболее сложные виды обработки, обеспечивая решение управленческих задач. Окончательным итогом обработки можно считать получение выходных данных. Выходными их называют потому, что подразумевается управление ими (или контроль) со стороны вышестоящих (внешних) органов. Обычно данные при этом физически не удаляются, а участвуют в последующих циклах обработки. Часть из них поступает к объекту управления, а часть - к вышестоящим органам и другим подразделениям.
Информация, поступающая к объекту управления, оказывает нужные воздействия и тем самым влияет на его дальнейшую работу. Эта информация обычно вырабатывается с участием человека, определяется в процессе принятия решений, и поэтому ее называют управляющей. Примером могут служить фонды экономического стимулирования, объем и структура инвестиций, перераспределение ресурсов и т. д.

Информация, поступающая к вышестоящим органам, имеет характер отчетности и может выдаваться в установленных статистическими и налоговыми органами формах. Она значительна по объему. Деление выходной информация на управляющую и отчетную оказывается условным, так как она может пересекаться, содержать одни и те же данные. К выходным относят также данные, поступающие к другим подразделениям и являющиеся для них осведомляющими.

Большая часть экономических данных выражена в форме показателей, состоящих из названия переменной величины, представленного набором качественных признаков, и количественного основания. Показатели оказываются теми элементами, с помощью которых описываются экономические объекты и процессы, причем минимальными элементами, достаточными для образования документа. Под обработкой данных понимается получение расчетным или аналитическим путем новых показателей, составление новых данных из имеющихся показателей.

Некоторую часть информации нельзя выразить через показатели. Например, такие, как методические материалы, структура объекта, модель его функционирования, технология производства, методы решения задач и т. д. Такая информация не выражена в конкретно-числовой форме, но она может быть представлена в графической форме, с помощью блок-схемы или описана текстом. Она используется в экономическом управлении в неявном виде, задает условия принятия решений, служит для содержательного качественного анализа. При создании информационных систем на ее основе определяются методы и очередность (схема) обработки, а также реализующие их программы.

Применение открытых информационных систем, рассчитанных на использование всего массива информации, доступной в данный момент обществу в определенной его сфере, позволяет усовершен­ствовать механизмы управления общественным устройством, способствует гуманизации и демократизации общества, повышает уро­вень благосостояния его членов. Процессы, происходящие в связи с информатизацией общества, способствуют не только ускорению научно-технического прогресса, интеллектуализации всех видов че­ловеческой деятельности, но и созданию качественно новой информационной среды социума, обеспечивающей развитие творческого потенциала индивида.

В зависимости от сферы использования информация может быть экономической, технической, генетической и т.д.

Под экономической информацией понимается информация, ха­рактеризующая производственные отношения в обществе. К ней относятся сведения, которые циркулируют в экономической систе­ме, о процессах производства, материальных ресурсах, финансовых процессах, а также сведения экономического характера, которыми обмениваются между собой различные системы управления.

К экономической информации предъявляются такие же требо­вания, как и к информации вообще: точность, достоверность, опера­тивность.

Точность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Достоверность определяет допустимый уровень искажения как поступающей, так и результатной информации, при котором сохра­няется эффективность функционирования системы.

Оперативность отражает актуальность информации для необхо­димых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.

Виды экономической информации

Экономическую информацию принято подразделять по следую­щим основным признакам:

• функциям управления;

• месту возникновения (уровню управления).

По функциям управления экономическая информация разделя­ется на планово-учетную, нормативно-справочную и отчетно-ста­тистическую.

Плановая (директивная) информация включает в себя директивные значения планируемых и контролируемых показателей бизнес-плани­рования на некоторый период в будущем (год, месяц, сутки и т.п.).

Учетная информация отражает фактические значения заплани­рованных показателей за определенный период времени. На осно­вании этой информации может быть скорректирована плановая ин­формация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению. В качестве учетной информации выступает информация натурального (оперативного) учета, бухгалтерского учета, финансового учета.

Нормативно-справочная информация содержит различные спра­вочные и нормативные данные, связанные с производственными процессами и отношениями. Это самый объемный и разнообраз­ный вид информации. Достаточно отметить, что в общем объеме циркулирующей на фирме информации нормативно-справочная ин­формация составляет 50–60%.

В фирме количество нормативов может достигать нескольких миллионов, а объем нормативно-справочной информации – сотен мегабайтов.

Отчетно-статистическая информация отражает результаты фак­тической деятельности фирмы для вышестоящих органов управле­ния, органов государственной статистики, налоговой инспекции и т.д., например годовой бухгалтерский отчет о деятельности фирмы.

Классификация экономической информации по уровням управ­ления (месту возникновения) включает в себя входную и выходную информацию.

Входная информация – это информация, поступающая в фирму (структурное подразделение) извне и используемая как первичная информация для реализации экономических и управленческих функ­ций и задач.

Выходная информация – это информация, поступающая из од­ной системы управления в другую. Одна и та же информация может являться входной для одного структурного подразделения как ее потребителя, так и выходной – для подразделения ее вырабатываю­щего. При этом форма представления экономической информации может быть:

• алфавитно-цифровая (текстовая) – в виде совокупности ал­фавитных, цифровых и специальных символов;

• графическая – в виде графиков, схем, рисунков.

Физическими носителями информации могут быть бумага, маг­нитный диск, изображение на экране дисплея и т.п.

В связи с применением информационных технологий, основан­ных на использовании средств связи, компьютеров, широко исполь­зуется понятие «информационная система» (ИС).

Среди наиболее важных характеристик экономической информации, отражающих предъявляемые к ней требования, могут быть названы корректность, ценность, достоверность, точность, актуальность, полнота.

Говорят, что информация является корректной, если она обладает такими формой и содержанием, которые обеспечивают ее однозначное восприятие всеми потребителями.

Под ценностью понимают свойство информации, отражающее, в какой степени она способствует достижению целей и задач ее потребителя (например, управляющей системы).

Свойство достоверности связывает содержательную сторону информации как отражения некоторой объективной реальности с самой реальностью, а точность определяется мерой близости (удаленности) их друг от друга.
Понятие актуальности информации неявно подразумевает возможность изменений во времени состояния того объекта, к которому она относится. Актуальность информации отражает ее адекватность действительному состоянию референтного объекта.

Полнота информации отражает ее достаточность или недостаточность для принятия управленческого решения.

1.3. Обработка экономической информации

Информационная система представляет собой коммуникацион­ную систему по сбору, передаче, переработке информации об объ­екте, снабжающую работников различного ранга информацией для реализации функций управления.

Основная функция системы обработки данных – реализация типовых операций обработки данных, каковыми явля­ются:

• сбор, регистрация и перенос информации на машинные но­сители;

• передача информации в места ее хранения и обработки;

• ввод информации в компьютер, контроль ввода и компоновка в памяти компьютера;

• создание и ведение информационной базы;

• обработка данных (накопление, сортировка, корректировка, выборка, арифметическая и логическая обработка) для решения функциональных задач системы управления объектом;

• вывод информации в виде документов, таблиц и видео-грамм, сигналов для прямого управления технологическими процессами, информации для связи с другими системами;

• организация, управление вычислительным процессом (пла­нирование, учет, контроль, анализ реализации хода вычислений) в локальных и глобальных вычислительных сетях.

Система обработки данных (СОД) предназначена для информа­ционного обслуживания специалистов разных органов управления предприятия (фирмы), принимающих управленческие решения.

Выделение типовых операций обработки данных позволило соз­дать специализированные программно-аппаратные комплексы, их реализующие (различные периферийные устройства, оргтехнику, стандартные наборы программ, в том числе пакеты прикладных программ – ПГТП, реализующих функциональные задачи). Конфи­гурация аппаратных комплексов образует так называемую тополо­гию вычислительной системы.

СОД могут работать в трех основных режимах: пакетном, инте­рактивном, реальном масштабе времени.

Для пакетного режима характерно, что результаты обработки выдаются пользователям после выполнения пакетов заданий.

В качестве примера систем, работающих в пакетном режиме, можно назвать системы статистической отчетности, налоговых инспекций, расчетно-кассовых центров, банков и т.п. Недостатком та­кого режима является обособленность пользователя от процесса об­работки информации, что снижает оперативность принятия управ­ленческих решений.

При интерактивном (диалоговом) режиме работы происходит обмен сообщениями между пользователем и системой. Пользова­тель обдумывает результаты запроса и принятые решения вводит в систему для дальнейшей обработки. Типичными примерами диало­говых задач можно считать многовариантные задачи использования ресурсов (трудовых, материальных, финансовых).

Режим реального времени используется для управления быстропротекающими процессами, например передачей и обработкой бан­ковской информации в глобальных международных сетях типа SWIFT, и непрерывными технологическими процессами.

Рис. 2.

Практически все системы обработки данных информационных систем независимо от сферы их применения включают один и тот же набор составных частей (компонентов), называемых видами обеспе­чения. Принято выделять информационное, программное, техни­ческое, правовое, лингвистическое обеспечение.

Какой бы сложной и хитроумной ни была СОД, ценность ее равна нулю, если она не имеет адекватных средств получения пер­вичных данных, т.е. сведений, точно отображающих свойства пред­метной области и процессы, в ней протекающие. Поэтому роль и значение первичной информации переоценить невозможно. Соот­ветственно для будущего экономиста и финансиста очень важно знание технологии работы с первичной информацией.

Первичная информация в информационных системах

ПРОЦЕССЫ СБОРА ДАННЫХ

Для регистрации любой хозяйственной операции, т.е. для полу­чения первичных (исходных) сведений о процессах, протекающих в объекте управления, необходимо выполнять такие действия, как идентификация, измерение, привязка ко времени.

Идентификация. Идентификатором называется комбинация сим­волов, сопоставленная с объектом идентификации и однозначно от­личающая его от любого другого объекта. Образно говоря, иденти­фикатор – это уникальное имя объекта.

Идентификация – это действие, процесс, в результате которого устанавливают (узнают, определяют) идентификатор объекта. Применительно к автоматизированной системе обработки данных сле­дует различать две стороны этого процесса. Во-первых, необходимо узнать (определить, распознать) значение идентификатора объекта. Во-вторых, требуется это значение представить в машинной форме, т.е. ввести в СОД.

Для повышения эффективности СОД важно найти способы идентификации, которые позволяли бы получать идентификатор сразу в машиночитаемой форме.

Измерение. Собственно измерение – процесс, суть которого хо­рошо известна. Однако конкретные формы его весьма разнообраз­ны, так как они зависят от вида, физической сущности объекта из­мерения, требуемой точности измерения, подлежащих измерению количеств и т. д.

Привязка ко времени. Этот элемент формирования документов и сообщений выполняется либо самым традиционным способом (че­ловек смотрит на календарь, на часы и вручную заносит данные в до­кумент), либо с помощью специальных устройств, которые автома­тически заносят дату и время в документ или на носитель.

ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЦЕССУ СБОРА ПЕРВИЧНЫХ ДАННЫХ

Процесс получения первичных данных имеет ряд характерных черт, которые необходимо учитывать при создании любой СОД. Пренебрежение ими может привести к тому, что программы и про­изводительная вычислительная техника не принесут желаемого ре­зультата.

Прежде всего следует учитывать, что сбор данных есть обычный трудовой процесс, и как таковой он требует затрат сил, времени и определенной квалификации.

Чтобы СОД объективно отражала результаты хозяйственной дея­тельности, первичные документы должны точно описывать хозяйст­венные операции, т.е. первичная информация должна быть досто­верной и своевременной.

Достоверность. Ошибки в данных могут возникнуть вследствие разнообразных причин: погрешности измерений, ошибки при запи­си измерений в промежуточный документ, ошибки при считывании данных из промежуточного документа при вводе их с клавиатуры, преднамеренное искажение данных, ошибки при идентификации объекта и субъектов хозяйственной операции и др. Любая ошибка приводит к тем или иным нежелательным последствиям, в том чис­ле и к материальным потерям.

Трудоемкость. Трудозатраты на сбор первичной информации весьма значительны. Для их сокращения предпринимаются различ­ные меры. Частично эта цель достигается попутно с реализацией мер по повышению достоверности данных. Так, замена процедуры ввода идентификаторов с клавиатуры их считыванием с магнитных карт или считыванием штрих-кодов одновременно снижают и тру­доемкость этой операции.

Для снижения трудозатрат используются и разнообразные аппа­ратные средства, обеспечивающие удешевление процессов измере­ния и счета. Конкретные формы таких средств в решающей степени определяются видом объектов, подлежащих измерению и счету.

Для систематизации и хранения бумажных документов приме­няют разнообразные средства оргтехники. Несмотря на кажущуюся архаичность многих из них, они будут необходимы в делопроизвод­стве, пока не совершится полный переход к безбумажным инфор­мационным системам (примечательно, что разработчики операци­онных систем и прикладных программ охотно заимствуют термины из сферы традиционного документооборота: «книга», «папка», «кар­тотека», «стеллажи»). В хорошо организованном документохранили- ще каждая папка закреплена за определенным местом, стеллажу придана систематизированная опись-путеводитель.

Для хранения документов на машинных носителях используют­ся накопители на магнитных дисках и лентах, на магнитооптиче­ских дисках, на перезаписываемых оптических дисках. Какие имен­но устройства и какие носители будут использованы, в какой пропорции будут сочетаться – зависит от назначения хранилища данных, необходимой емкости, требований к надежности и безопасности.

В последнее время интенсивно развивается концепция инфор­мационных хранилищ (Data Warehouse, DW). Эти программно-ап­паратные комплексы призваны придать единый общий вид всей со­вокупности данных, порождаемых в рамках организации, предпри­ятия, территориального образования.

Информационное хранилище напоминает промышленное пред­приятие: многочисленные источники данных (и первичных и про­изводных) выступают в качестве аналогов цехов, производящих продукцию и передающих ее на склад. Оттуда она распределяется по потребителям. Задача информационного хранилища состоит в том, чтобы обеспечить регулярное, систематическое накопление разнообразных данных, их надежное длительное хранение и быст­рую выборку по запросам, которые могут иметь не запланированное заранее содержание. Эта задача решается на базе сложного ком­плекса накопителей большой емкости, быстродействующих процес­соров и специальных программных средств.

В случаях особо высоких требований к надежности хранилищ данных (например, в банковских системах) широко используется специальная программно-аппаратная технология, получившая на­звание RAID (Reduntant Arrays of Independent Disks, массив незави­симых дисков с избыточностью). RAID-системы существуют в не­скольких различных модификациях, построенных по единому прин­ципу: запись данных производится одновременно на несколько накопителей (т.е. с большой избыточностью). Если в аппаратуре об­наруживается сбой или отказ, то работа продолжается на исправной части накопителей. Программная часть системы осуществляет не­прерывный анализ ее состояния и выработку своевременных и адекватных команд на необходимую переадресацию потоков данных. Естественно, повышенная надежность оплачивается многократным (в десятки раз) удорожанием дисковой подсистемы хранилища по сравнению с обычными накопителями сопоставимой емкости.

Конкурентоспособная экономика базируется на системе финан­совых организаций, способных предоставить услуги всем потенци­альным клиентам. Без использования вычислительной техники, новейших информационных технологий и систем электронной пе­редачи финансовой информации создать систему финансовых учре­ждений, отвечающих современным требованиям, невозможно. Рос­сийские финансовые учреждения учитывают сложившиеся требова­ния к уровню автоматизации, внедряя передовые компьютерные технологии и осваивая международные стандарты.

Дата добавления: 2014-01-07