Лекция 6. Первичное наблюдение, документация, инвентаризация и инвентарь, методы стоимостного измерения

Все финансово-хозяйственные операции должны быть оформлены на основании должным образом составленных оправдательных документов. Данные документы являются первичной учетной информацией, исполь­зуя которую ведется бухгалтерский учет.

Документация представляет собой процесс документального оформле­ния финансово-хозяйственных операций. При этом осуществляется сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций в момент (либо сразу по окончании) их совершения.

Таким образом, документация является одной из особенностей бухгал­терского учета, где записи производятся только на основании первич­ных документов.

Первичный документ - оправдательный документ по совершению хозяй­ственной операции (письменное доказательство), на основании кото­рого ведется бухгалтерский учет.

Первичные (так же как и сводные) учетные документы могут состав­ляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких доку­ментов на бумажных носителях для других участников операций, а так­же по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры. Носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. в зависимости от оснащенности предприятия.

Первичные документы должны составляться на русском языке сред­ствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с надписанием правильного текста и оговаривается исправление). Но следует по­мнить, что в денежных документах никакие исправления не допускают­ся. В случае обнаружения ошибки при составлении первичных учетных документов могут быть внесены исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций.

При поступлении в бухгалтерию первичные документы подлежат обя­зательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Про­веряется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных пока­зателей, а также подсчет сумм.

Информация с первичного документа переносится в учетные регист­ры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, что все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью "Получено", "Оплачено" с указанием даты. Все документы должны храниться некоторое время; при этом сроки хране­ния документов в архиве предприятия определяются согласно прави­лам, установленным Главным архивным управлением.

Любой документ должен содержать ряд показателей, которые в бухгал­терском учете называют реквизитами. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:

· наименование документа (формы), код формы;

· дата составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции;

· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выра­жении;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй­ственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они состав­лены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, должны содержать эти обязательные реквизиты. Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, в первичные до­кументы могут быть включены дополнительные следующие реквизиты:

· номер документа;

· расчетные счета организации;

· основание для совершения хозяйственной операции.

В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в доку­ментах форма документов может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной:

· зональная форма. Документ при построении по данной форме разграф­лен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облег­чает работу с ними непосредственному исполнителю;

· анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;

· табельная форма является продолжением зональной формы. В ней рек­визиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную табли­цу (матрицу);

· комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рас­смотренных форм - зональной, анкетной и табельной.

В зависимости от характера регистрируемых операций формы докумен­тов делятся на:

· типовые - предназначенные для регистрации однородных, распростра­ненных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров - № КО-1, № КО-2, кассовой книги - № КО-4 и др.);

· специализированные - для регистрации узкоспециализированных опе­раций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета рабо­ты автомобиля).

Для исключения повторного использования документов ряд докумен­тов подлежит гашению штампом "Получено" или "Оплачено" с указа­нием даты. Свободные строки подлежат обязательному прочерку.

Классификация документов по назначению и порядку составления

Классификация бухгалтерских документов - группировка по определен­ным признакам бухгалтерских документов с целью их изучения и пра­вильного использования. Такими признаками являются: назначение, по­рядок составления, способ отражения хозяйственных операций, место составления, порядок заполнения.

Первичные документы по назначению можно подразделить на распоряди­тельные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского (учетно­го) оформления и комбинированные.

Распорядительные - это документы, которые содержат приказ, распоря­жение на совершение определенных хозяйственных операций. Они раз­решают произвести операцию, но не удостоверяют ее совершение. К ним относятся:

• приказы;

• доверенности;

• накладные на работу;

• чек на получение наличных денег с расчетного или валютного счета;

• платежное поручение банку на перечисление денежных сумм.

Данные документы не подтверждают факты совершения хозяйственных операций и поэтому не являются основанием для их отражения в сис­темном бухгалтерском учете. Их подписывают работники предприятия, имеющие право давать указания на совершение отраженных в докумен­тах операций.

Оправдательные (исполнительные) документы отражают факт соверше­ния операции, служат оправданием записей в бухгалтерском учете, ос­нованием для отражения хозяйственных операций на счетах, свидетель­ствуя о получении, выдаче, списании денежных и материальных средств. К ним, например, относятся:

· приходный (расходный) кассовый ордер на получение (выдачу) налич­ных денег из кассы предприятия;

· приходная (расходная) накладная - накладная на получение (отпуск) товара;

· акт приемки, а также акт на списание товарно-материальных ценностей.

Документ бухгалтерского оформления предназначен для того, чтобы на основании распорядительных и оправдательных документов подготовить соответствующие учетные записи для обработки с целью дальнейшего использования в учетном процессе. К ним относятся:

· накопительные ведомости;

· ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений;

· ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов;

· расчеты отклонений от нормативной себестоимости;

· калькуляции фактической себестоимости продукции;

· разные виды справок и расчетов, составляемых бухгалтерией.

К документам бухгалтерского оформления относятся различные справ­ки, расчеты, заполняемые бухгалтером.

Принято регистрировать только те хозяйственные операции, действи­тельное совершение которых отражено в оправдательных документах. На практике очень часто распоряжение на совершение операций и их фактическое совершение оформляется одним документом. Комбиниро­ванные документы сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления). Примером документа являются авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость, требование на отпуск материа­лов, лимитно-заборная карта и др. Наличие подписи в нем дает распо­ряжение кассиру выдать деньги из кассы работникам. Применение это­го вида документов в учете очень удобно, так как упрощает их обработку, делает ее более наглядной, сокращает количество документов и расхо­ды на изготовление бланков.

По порядку составления документы бывают первичными и сводными.

Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения или сразу же по ее окончании путем ее первона­чальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он действительно имел место. К ним относятся документы:

· о поступлении материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи (накладные, требования, лимитно-заборные карты);

· об отгрузке продукции покупателям (накладные, счета-фактуры);

· о начислении заработной платы работникам за выработанную продук­цию, выполненную работу или оказанные услуги (табель учета рабочего времени);

· о поступлении и выдаче денежных средств (кассовые ордера).

Сводные документы составляются на основе первичных документов. Первичные документы, однородные по характеру операций, экономи­ческому и другим признакам, объединяют в сводных документах, которые называются регистрами бухгалтерского учета. К ним относятся сводные группировочные ведомости, журналы-ордера, машинограммы и т. д. - в зависимости от применяемой формы учета. Применение регистров по­зволяет обобщать первичные документы, что дает возможность на дру­гом уровне анализировать информацию о хозяйственных операциях.

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгал­терской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журна­лах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, получен­ных при использовании вычислительной техники, а также на магнит­ных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соот­ветствующим счетам бухгалтерского учета.

Классификация документов по содержанию хозяйственных операций, по способу отражения операций, по месту составления, по порядку заполнения

По содержанию хозяйственных операций документы делятся на матери­альные, денежные и расчетные.

Материальные документы отражают наличие и движение средств и пред­метов труда, к которым относятся основные средства, нематериальные активы и другие долгосрочные вложения, производственные запасы и затраты. К материальным документам относятся:

• акты приема-передачи и списания основных средств;

• документы на оприходование и списание материальных ценностей; * перечень таблиц, справок-расчетов и ведомостей;

• счета-фактуры, накладные и др.

Денежные документы показывают движение денежных средств. С их по­мощью учитываются кассовые и банковские операции. К ним относятся чеки, выписки банка, кассовые приходные и расходные ордера, кви­танций о приеме денег, почтовые и вексельные марки, займы, облига­ции, сберегательные сертификаты.

Расчетные документы отражают расчеты предприятия с юридическими и физическими лицами. К ним относятся:

• платежные поручения и платежные требования;

• расчетные чеки;

• расчетно-платежные ведомости;

• авансовые отчеты.

По способу отражения хозяйственных операций документы подразделя­ются на разовые и накопительные.

Разовые документы единовременно фиксируют в документе одну или несколько хозяйственных операций. При соблюдении определенных тре­бований, предъявляемых к документу, информация, содержащаяся в нем, служит основанием для составления бухгалтерской записи в учете - приходные и расходные кассовые ордера, накладные-требования на отпуск материалов.

Накопительные документы фиксируют однородные хозяйственные опе­рации, которые совершаются в течение определенного периода (дня, недели, месяца). В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.

По месту составления документы бывают внутренними и внешними.

Внутренние документы составляются и обращаются внутри данной орга­низации. Ими оформляются операции, совершенные в пределах данной организации. К ним относятся;

· накладные на внутреннее перемещение товарно-материальных ценно­стей;

· расчетно-платежные и платежные ведомости на выдачу заработной платы;

· товарные отчеты;

· авансовые отчеты подотчетных лиц.

Внешние документы поступают от других организаций или направляют­ся из данной организации в другие организации:

· товарно-транспортные накладные;

· счета-фактуры на поступившие от поставщиков товары;

· доверенности;

· платежные поручения.

По порядку заполнения документы можно классифицировать на состав­ляемые вручную и - при помощи вычислительной техники.

Документы, составляемые ручным путем, заполняются вручную либо на пишущей машинке.

Документы, заполняемые при помощи вычислительной техники, автома­тически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

Документооборот

Документооборот - движение документов в организации по информационным технологическим цепочкам (создание или получение их от дру­гих предприятий, принятие к учету, обработка, включая передачу в архив), регламентируемое графиком и дающее возможность проинфор­мировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятие реше­ния. Документооборот - процесс последовательного выполнения опера­ций над документами с момента их создания или получения до исполнения или отправки; он складывается из количества входящих, исходящих и внутренних документов.

Отвечает за организацию документооборота главный бухгалтер пред­приятия. В его обязанности входит разработка правил документооборота и технологии обработки учетной информации, представленного в виде графика документооборота.

Документы, составленные в хозяйственных подразделениях предприятия (управлениях, отделах, цехах, бригадах и т. д.), передаются в бухгалте­рию. До записи в учетные регистры они подвергаются бухгалтерской обработке, которая проводится в три этапа:

· на первом этапе документы проверяются с точки зрения законности и целесообразности хозяйственных операций (по существу), а также сумма данной операции. Здесь может быть использован метод встречной проверки документов;

· второй этап - производится формальная проверка документа на соблюдение формы документов и наличия в них обязательных реквизитов проверяется правильность заполнения всех реквизитов, имеются ли предусмотренные подписи должностных лиц, участвовавших в совер­шении операции и оформлении документов;

· третий этап - проверенные и принятые документы подвергаются груп­пировке, арифметической проверке (правильности арифметических вычислений и подсчетов), таксировке (расценке) и контировке.

Таким образом, документы проверяются по форме и содержанию, груп­пируются по однородным признакам и служат основанием для записей в учетных регистрах, после чего переплетаются в папки и используются для различных справок, проверок и документальных ревизий.

Группировка представляет собой процесс учетной обработки докумен­тов. Характер группировки обусловлен перечнем представленных протаксированных документов. Цель группировки заключается в подготов­ке сводных данных по движению отдельных видов имущества и обязательств за отчетный период. Тем самым упрощается ведение пер­вичного учета.

Арифметическая проверка позволяет контролировать арифметические подсчеты итогов, правильность отражения количественных и стоимост­ных показателей.

Таксировка - определение денежной оценки хозяйственных операций, зафиксированных в документах. Многие поступающие в бухгалтерию документы имеют только натуральные показатели. При таксировке в таких документах указывают цены и суммы. Например, если в документе ука­зан трудовой измеритель, выраженный в единицах времени (рабочих днях, часах, минутах), то его величина умножается на стоимость еди­ницы данного времени.

Понтировка - бухгалтерская запись в первичном документе, то есть про­ставление корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной опе­рации, вытекающей из содержания документа. Этот этап представляет собой более высокий уровень работы с документами.

Система управления документооборотом в организации налаживается следующим образом:

· разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

· составляются должностные инструкции для работников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

· составляется график документооборота в организации;

· создаются технологии обработки учетной информации;

· разрабатываются номенклатура дел и порядок текущего хранения доку­ментов;

· проводятся экспертиза документов, с точки зрения их ценности, и под­готовка дел к длительному хранению.

Инвентаризация

Инвентаризация представляет собой способ контроля за сохранностью средств предприятия и правильностью отражения их в бухгалтерском учете. Наряду с имуществом (основные средства, нематериальные акти­вы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая про­дукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансо­вые активы) инвентаризации подлежат и финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы).

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического нали­чия средств данным бухгалтерского учета. Она позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены документально и отражены в бухгалтерском учете, а также внести необходимые исправления и уточ­нения.

По ряду причин не все явления хозяйственной деятельности могут быть зарегистрированы в момент их совершения (хищения, убыль). Такие операции выявляют путем инвентаризации, с помощью результатов которой документально оформляют неучтенные операции для обеспе­чения соответствия учетных и фактических данных.

Инвентаризация проводится в обязательном порядке перед составлени­ем годового отчета, при смене материально-ответственного лица, в случае установления порчи, фактов злоупотреблений и хищений, при ликви­дации предприятия и т. п.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия, которая берет расписку у материально-ответ­ственного лица о том, что все поступившие ценности учтены, а выбыв­шие - списаны, и соответствующие первичные документы переданы бухгалтеру. Комиссия в присутствии материально-ответственного лица проверяет наличие материальных ценностей и составляет инвентари­зационные описи, после чего производится сравнение инвентаризаци­онных данных и данных учета, составляется сличительная ведомость. Выявленные расхождения регулируются сразу же после окончания ин­вентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия имущества;

• обеспечение достоверности показателей бухгалтерского учета;

• сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтер­ского учета;

• проверка полноты отражения в учете обязательств.

Инвентаризации подлежат все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств (основные средства; товарно-материальные ценности и денежные средства; неза­вершенное производство; расходы будущих периодов; средства в расче­тах; документы строгой отчетности; а также ценности, которые не при­надлежат данному предприятию).

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению в разрезе материально ответственных лиц.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразо­вании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имуще­ства, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчет­ного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

• при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также пор­чи ценностей;

• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением лик­видационного (разделительного) баланса и в других случаях, предус­матриваемых законодательством Российской Федерации.

Основными задачи инвентаризации являются:

· выявление фактического наличия основных средств, товарно-матери­альных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства;

· выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техни­ческим условиям;

· выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценно­стей с целью последующей реализации;

· проверка соблюдения правил и условий хранения материальных цен­ностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуата­ции машин, оборудования и других основных средств;

· проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетных, валют­ных и других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов, дебиторской задолженности, кредиторской задолженности;

· сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтер­ского учета.

Различают четыре вида инвентаризации.

1. частичная инвентаризация - бывает один раз в год для каждого объекта. При частичной инвентаризации проверке подвергается один или не­сколько видов средств в определенных местах хранения. Это надежный способ контроля, не мешающий работе и не требующий высокого уровня внутренней организации;

2. периодическая инвентаризация - проводится в конкретные сроки в зави­симости от вида и характера имущества;

3. полная инвентаризация - проверка всех видов имущества предприятия. Проводится в конце года перед составлением годового отчета, а также, при полной документальной ревизии, по требованию финансовых и следственных органов;

4. выборочная инвентаризация - проводится на отдельных участках произ­водства или при проверке работы некоторых материально ответствен­ных лиц.

Кроме того, в зависимости от основания проведения, инвентаризации бывают плановые (проводятся в установленные инструкциями сроки) и внеплановые (проводятся по мере необходимости, обычно внезапно).

Оценка

Оценка - способ денежного выражения объектов бухгалтерского учета (имущества, обязательств и хозяйственных операций) посредством сло­жения произведенных в них затрат для отражения их в учете и бухгал­терской отчетности. Применение оценки обеспечивает реальность и со­поставимость показателей хозяйственной деятельности предприятий.

Для получения обобщающих показателей о различных средствах, их ис­точниках, операциях с ними необходима их правильная оценка. Такая оценка осуществляется с помощью денег, основные ее принципы уста­навливаются Правительством.

К оценке должны быть предъявлены два основных требования: оценка всех объектов бухгалтерского учета должна быть реальной и единой:

реальность оценки - отражение действительной величины отдельных ви­дов средств и источников их образования (соответствие денежного вы­ражения объектов учета их фактической величине). Реальность статей баланса обеспечивается достоверностью данных бухгалтерского учета и принципами оценки хозяйственных средств. Реальность оценки требует точного исчисления (калькулирования) фактической себестоимости всех объектов учёта;

единство оценки - единообразие и неизменность. Одни и те же объекты учета оцениваются одинаково на всех предприятиях в течение всего срока пребывания их на одной стадии кругооборота. Такое единообразие оценки достигается установлением обязательных положений, инструкций, пра­вил учета и калькулирования. Правила и порядок оценки объектов учета регламентируются Положе­нием по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, а также различными положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ). Общей для них является оценка объектов по их фактической стоимости.

Оценка осуществляется следующим образом:

• имущество, приобретенное за плату, оценивается путем суммирования фактически произведенных затрат на его покупку (куда включаются зат­раты на приобретение объекта, уплачиваемые проценты по предостав­ленному при приобретении коммерческому кредиту, наценки (надбав­ки), комиссионные вознаграждения, уплачиваемые снабженческим, внешнеэкономическим и иным организациям, таможенные пошлины и иные платежи, затраты на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций);

• имущество, полученное безвозмездно, оценивается по рыночной сто­имости на дату оприходования (данные о действующей цене должны быть подтверждены документально или экспертным путем);

• имущество, произведенное в самой организации, - по стоимости его изготовления (фактическим затратам, связанным с использованием в процессе изготовления имущества основных средств, сырья, материа­лов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и других затрат на изготовле­ние объекта имущества).

Калькуляция

Калькуляция - способ группировки затрат и определения себестоимости приобретенных материальных ценностей, изготовленной продукции и выполненных работ. Калькуляция - представленный в табличной форме бухгалтерский расчет затрат, расходов в денежном выражении на про­изводство и сбыт единицы (или партии) изделия. Таким образом, калькуляция служит основанием для определения средних издержек производ­ства и установления себестоимости продукции, а также приобретенных ценностей.

Калькулирование себестоимости продукции производится различными методами в зависимости от ее вида, типа и характера организации про­изводства. Эти методы предусматриваются основными положениями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции.

Калькуляции группируют по ряду признаков. В зависимости от времени составления и назначения различают нормативные, плановые (смет­ные) и отчетные (фактические) калькуляции:

• нормативная калькуляция исчисляется на начало отчетного периода и представляет собой величину затрат, которую предприятие на момент составления калькуляции, исходя из технического уровня производства и существующей технологии, израсходует на единицу выпускаемой про­дукции с учетом действующих норм и нормативов в постатейном разре­зе (текущих норм затрат);

• плановые калькуляции составляются до начала отчетного периода. В этих калькуляциях рассчитывается количество материальных и трудовых зат­рат для производства запланированного к выпуску количества продук­ции. Они составляются исходя из плановых норм расходов и других пла­новых показателей на отчетный период (при этом нормы расходов являются средними). Сметную калькуляцию, которая является разновид­ностью калькуляции плановой, составляют для определения цены при расчетах с заказчиками отдельно на разовый заказ или работу (уникаль­ное изделие).

Нормативная себестоимость продукции обычно выше плановой в нача­ле года и ниже - в конце года (это связано с тем, что текущие нормы затрат выше средних норм, на основании которых составлена плановая калькуляция, в начале года и ниже - в конце года).

• отчетные калькуляции составляются после совершения хозяйственных процессов. Цель отчетной калькуляции - определение фактической (ре­альной) себестоимости продукции, выполненных работ и услуг (в фак­тическую себестоимость продукции включают в том числе и непланируемые непроизводительные расходы). При этом используются данные бухгалтерского учета о фактических затратах на производство и количе­стве выпущенной продукции (работ, услуг).

Объект калькулирования - продукт производства, технологическая фаза, стадия и пр., то есть продукция разной степени готовности, виды работ или услуг.

Калькуляционная единица - измеритель объекта калькулирования. В от­раслях перерабатывающей промышленности калькуляционной единицей продукции, к примеру, является 1 т или 1 ц. Для однородных про­дуктов применяются условные укрупненные калькуляционные едини­цы (например, 100 пар обуви, 100 метров, 1000 банок).

По объему затрат различают калькуляции производственной и полной себестоимости:

• в калькуляциях производственной себестоимости отражаются затраты, возникшие в сфере производства;

• калькуляции полной себестоимости отличаются от калькуляций произ­водственной себестоимости на величину затрат, связанных с реализа­цией продукции.

Данные калькуляции фактической (полной) себестоимости продукции (работ, услуг) широко используются для управления организацией, контроля за соблюдением принятой организацией плановой (норма­тивной) себестоимости продукции, рентабельности хозяйственной де­ятельности, выявления резервов и путей дальнейшего снижения затрат труда, финансовых и материальных ресурсов.

Калькуляция является одним из элементов метода бухгалтерского уче­та, тесно связана с другими элементами и со счетами бухгалтерского учета, так как данные для определения себестоимости отдельных объектов учета (суммы различных затрат) предварительно отражаются на счетах.

Учетные регистры по внешнему виду и по характеру записей

Учетные регистры - документы для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними. Они класси­фицируются (разделяются) по внешнему виду, по объему содержания операций, по назначению (характеру записей) и по строению (форме).

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки и свободные листы:

• бухгалтерские книги - вид учетных регистров синтетического (Главная книга, книга "Журнал-Главная") и аналитического учета (книги учета основных средств, затрат производства, реализации продукции и др.). Представляют собой сброшюрованные и пронумерованные одноформатные листы бумаги, заверенные подписью главного бухгалтера и име­ющие двустороннее строение: одна сторона для дебетовых, другая - для кредитовых записей;

• карточки - отдельные листы (бланки), разграфленные для нужд учета, изготовленные из картона или бумаги определенного размера, что дает возможность организовать картотеки. При этом разделителями карточки разбиваются на разделы с соответствующими указателями (индикато­рами) для обеспечения быстроты нахождения в картотеке требующей­ся карточки. В карточках обычно ведут аналитический учет. Они очень удобны для копировальных записей и группировок учетных данных. В зависимости от формы и назначения карточки бывают контокоррент­ные (предназначены для учета таких объектов, показатели которых дают в общей сумме, например, о состоянии дебиторской задолженности, расчетов с подотчетными лицами и других расчетов), многографные (при­меняются для учета объектов, где требуется детализация показателей по дебету или кредиту счета, например, производственных расходов по статьям и т. д.), инвентарные (для учета объектов основных средств), количественно-суммового учета (для учета товарно-материальных цен­ностей по их количеству и сумме; в них указываются: дата и номер бухгалтерской проводки, содержание записи, приход, расход и остаток по количеству и сумме), складского учета (для количественного учета товарно-материальных ценностей на складах).

• свободные листы - применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каж­дый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость) и указание периода его действия (месяц, квартал).

По характеру записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные:

• хронологические регистры используют для записей хозяйственных опе­раций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию без определенной группировки по счетам. Такие регистры обеспечива­ют контроль за полнотой бухгалтерских записей и сохранностью посту­пающих документов. Виды хронологического регистра: регистрационный журнал, книга учета хозяйственных операций, книги покупок и продаж;

• систематические регистры - регистры, в которых документы регистри­руются в определенной системе (группировке); они используются для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций (например, инвентаризационная опись ценностей) и подраз­деляются на систематические регистры синтетического учета и систематические регистры аналитического учета;

• комбинированные регистры сочетают хронологические и систематические записи. Например, в журналах-ордерах записи ведут в разрезе синтети­ческих счетов в хронологическом порядке.

Учетные регистры по объему содержания операций и по строению

По объему содержания операций учетные регистры делятся на синтети­ческие и аналитические:

· в синтетических регистрах записи ведутся только в денежном выраже­нии с указанием, кроме бухгалтерской проводки, также даты, номера документа, но без пояснительного текста. К ним относятся Главная кни­га и журналы-ордера;

· аналитические регистры используют для записей по аналитическим сче­там. В них указывают номер, дату документа, краткое содержание хозяй­ственной операции. При этом для учета товарно-материальных ценнос­тей используются денежные и натуральные измерители. К аналитическим регистрам относятся карточки, книги, ведомости.

По строению регистры подразделяются на односторонние, двусторон­ние, многографные, линейные и шахматные.

Односторонние регистры - это регистры с объединением отдельных граф дебетовых и кредитовых записей (карточки для учета расчетов, матери­альных ценностей и других операций).

Учет ведется на одном листе в денежных, натуральных или одновре­менно в обоих измерителях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и аналитическом учете.

Двусторонние регистры - регистры, в которых счет открывается на двух развернутых страницах книги (на левой странице - дебет, на правой -кредит); используются только при ручном способе учета в синтетичес­ком и аналитическом учете. Двусторонние регистры применяются в ос­новном при ведении учета в книгах. В них записывается текст операций.

Многографные регистры используются для отражения дополнительных показателей внутри аналитического учета. Учет движения материалов отражается в целом по предприятию, а также в разрезе отдельных мате­риально ответственных лиц, регистрируются затраты по предприятию, подразделениям и в разрезе статей затрат.

Линейные регистры являются разновидностью многографных регистров. Каждый аналитический счет отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический счет на неограниченное ко­личество аналитических счетов.

Шахматные регистры используются для одновременного отражения сум­мы по дебету одного счета и кредиту другого. Каждая сумма записывает­ся на пересечении строки и колонки. Пример: журналы-ордера № 10, 10/1, 11, 13 и Главная книга.

Способы исправления ошибок

При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены. При большом количестве данных в учетных регистрах для обнаружения в них ошибок используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она со­стоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружены ошибки, последовательно сверяются с документами или другими учет­ными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие - нет.

Выборка - способ выявления ошибок при несовпадении итогов синте­тического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтети­ческого счета.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным спо­собом, способом дополнительных проводок и способом "красное сторно".

Корректурный способ используется, когда корреспонденция счетов не затронута ошибкой либо же ошибка своевременно обнаружена и на итогах учетных записей не отразилась.

Сущность данного способа состоит в том, что ошибочная сумма или неправильный текст зачеркивается тонкой чертой так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое; после чего над зачеркнутым пишется пра­вильная сумма или текст. При этом следует помнить, что зачеркивается все число (даже если допущена ошибка только в одной цифре). Исправи­тельные записи должны быть оговорены и заверены подписью бух­галтера.

Способ дополнительных проводок используется в случаях, когда в регис­трах записана сумма меньше действительной (то есть при отражении операции указана правильная корреспонденция счетов, но занижена ее сумма). Для исправления такой ошибки составляется дополнительная бухгалтерская проводка на разность между действительной и занижен­ной суммами операции.

Например, поставщикам оплачено с расчетного счета 30000 руб., а ошибочно записали 20000 руб. Тогда на разность между этими суммами в размере 10000 руб. = 30000 - 20000 следует составить дополнительную проводку: Д-т сч. 60 - 10000 руб.; К-т сч. 51 - 10000 руб.

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для ис­правления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем сле­довало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, запи­санные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из ито­гов. Отсюда красная сторнировочная запись полностью аннулирует за­пись, и одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию.

При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и пос­ле подсчета итогов и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных пе­риодах. Способ красного сторно применяется и при корректировке нор­мативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продукции ниже нормативной (плановой).

Задание для самостоятельной работы студентов.

Изучение учетной политики, рабочего плана счетов и приложений к учетной политике.

Дата добавления: 2014-01-07