Консолидация данных по категориям

Консолидация данных по расположению.

При консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения, поэтому требуется скопировать или ввести их в ручную и указать верхнюю левую ячейку конечной области консолидируемых данных. Затем в диалоговом окне Консолидация:

- выбрать из раскрывающегося списка Функция функцию, которую следует использовать для обработки данных;

- ввести в поле Ссылка ссылки на исходные области консолидируемых данных.

Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных требуется установить флажок Создавать связи с исходными данными.

Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию.

При консолидации по категорияи создаются отдельные строки или столбцы для всех подписей строк и столбцов из исходных областей которые не совпадают с подписями в других исходных областях. Укажите верхнюю левую ячейку конечной области консолидируемых данных. Затем в диалоговом окне Консолидация:

- выбрать из раскрывающегося списка Функция функцию, которую следует использовать для обработки данных;

- ввести в поле Ссылка ссылки на исходные области консолидируемых данных;

- в наборе флажков Использовать в качестве имен установить флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно.

Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, требуется установить флажок Создавать связи с исходными данными..

Построение сводной таблицы

Сводная таблица – это интерактивный отчет, в котором суммируются и анализируются данные из рабочих листов Excel или из внешней базы данных. С помощью сводных таблиц можно проанализировать данные различными способами, не создавая каждый раз новый отчет. В сводной таблице можно создавать динамические перекрёстные данные в строках и в столбцах, применять фильтры, показывать данные в отсортированном виде, скрывая детали или же, наоборот, со всеми подробностями.

Перед созданием сводной таблицы необходимо создать макет структуры таблицы и суммирования данных в ней. Макет поможет вам определить, какие поля необходимо разместить в строке, в столбце, странице или области данных.

Макет сводной таблицы состоит из четырех областей.

Рис. 37. Макет сводной таблицы

Строка. Значения поля используются в качестве заголовков строк в сводной таблице.

Столбец. Значения поля используются в качестве заголовков столбцов в сводной таблице.

Данные. Итоги значений поля подводятся в строке, столбце, странице.

Страница. Позволяет применить фильтр к данным сводной таблицы.

Можно создать сводную таблицу, основываясь на одном из четырех источников данных:

- база данных или список Excel;

- внешний источник данных, например база данных Access;

- несколько диапазонов консолидации;

- другая сводная таблица.

Построение сводной таблицы осуществляется в несколько этапов с помощью мастера сводных таблиц

На первых двух этапах задаются источник и диапазон данных.

Рис. 38. Построение сводной с помощью мастера сводных таблиц 1 и 2 шаг

На третьем этапе строится макет, задаются параметры и уточняется место вставки сводной таблицы.

Рис. 39. Построение сводной с помощью мастера сводных таблиц 3 шаг

При выделении диапазон данных, для которого будет создаваться сводная таблица, должен включать в себя и заголовки, которые используются для задания макета.

Рис. 40. Мастер сводных таблиц и диаграмм – макет

Чтобы настроить поле сводной таблицы, необходимо дважды щёлкнуть по нему мышью. Откроется диалоговое окно Вычисление поля сводной таблицы, в котором можно задавать такие опции, как промежуточные итоги, форматирование, сортировка и т.д.

Рис. 41. Вычисление поля таблицы

С помощью окна Параметры на панели инструментов Сводные таблицы в меню Сводная таблица можно устанавливать различные форматирования созданной таблицы.

Рис. 42. Параметры сводной таблицы.

Пример сводной таблицы:

Рис. 43. Пример сводной таблицы.

Если при обновлении или изменении структуры сводной таблицы необходимо сохранить примененное к ней форматирование, отметьте опцию Сохранять форматирование в окне Параметры сводной таблицы. Для разрешения выделения форматируемых данных выберите в меню Сводная таблица команду Выделить / Разрешить выделение.

Для того чтобы изменить внешний вид сводной таблицы, выделите ячейку сводной таблицы, воспользуйтесь командой Формат / Автоформат и выберите требуемый формат для сводной таблицы.

После создания сводной таблицы можно вносить изменения, как в источник данных, так и в макет. Если нужно изменить источник данных, например список Excel, внесите новые данные в список, выделите сводную таблицу и щёлкните по кнопке Обновить данные в панели инструментов Сводная таблица. Excel сразу же обновит сводную таблицу с учетом новой информации. В процессе обновления данные извлекаются из первоначального интервала исходных данных.

При добавлении новых строк или столбцов данных в исходный список Excel, заданный в качестве ссылки на интервал, измените интервал исходных данных для сводной таблицы, чтобы в него входили дополнительные строки и столбцы.

Для добавления и удаления полей сводной таблицы выделите таблицу и щелкните по кнопке Мастер сводных таблиц в панели инструментов Сводные таблицы и перетащите новые поля на макет сводной таблицы или существующие поля из макета обратно в список кнопок полей.

В сводной таблице можно группировать даты, времена, числа и выделенные элементы. Например, можно объединить месяцы, чтобы подвести итоги за квартал. Если временно изменить ориентацию поля страницы на ориентацию по строке или по столбцу, можно сгруппировать элементы этого поля и затем снова изменить ориентацию на ориентацию по странице.

При выполнении операции группировки и разгруппировки данных сводной таблицы автоматически пересчитываются все сводные таблицы, созданные на основе текущей (кнопки Сгруппировать и Разгруппировать).

Спецификации сводных таблиц

Возможности	Наибольшее число
Число сводных таблиц на одном листе	Ограничивается объемом доступной оперативной памяти
Число элементов сводной таблицы
Число полей строк в сводной таблице	Ограничивается объемом доступной оперативной памяти
Число полей страниц в сводной таблице	256 (может ограничиваться объемом доступной оперативной памяти)
Число полей данных в сводной таблице
Число формул вычисляемых элементов в сводной таблице	Ограничивается объемом доступной оперативной памяти

Дата добавления: 2014-01-07