Закриття контракту

13.1. Загальна характеристика управління закупівлями в проекті

Управління закупівлями в проекті включає процеси, необхідні для придбання товарів і послуг за межами виконавчої організації. Далі для простоти товари та послуги, незалежно від кількості, називатимуться «продукт». Управління закупівлями включає такі процеси:

1. Планування закупівель - визначення того, що і коли необхідно придбати.

2. Планування клопотань - документальне оформлення вимог до продукту та визначення потенціальних джерел його отримання. Клопотання - отримання тендерної документації, тендерних пропозицій або інших слушних пропозицій.

3. Вибір джерела - вибір серед потенціальних продавців.

4. Адміністрування контракту - управління зв'язком з продавцем.

5. Закриття контракту - завершення і врегулювання виконання завдань контракту, включаючи вирішення відкритих питань.

Зазначені процеси взаємодіють як між собою, так і з процесами інших галузей застосування знань з проектного менеджменту. Кожний процес може включати зусилля одного чи кількох індивідуумів або груп індивідуумів, спрямовані на задоволення потреб проекту, і виконується, як правило, по одному разу на кожній фазі проекту.

Хоч тут процеси представлені як дискретні елементи з чітко визначеними зв'язками, на практиці вони можуть перекриватися і взаємодіяти між собою в різний спосіб, що докладно тут не описується.

Управління закупівлями в проекті обговорюється з позиції покупця у відношенні «покупець-продавець». Відношення «покупець-прода-вець» може існувати на багатьох рівнях одного проекту. Залежно від прикладної сфери продавець може бути названий підрядчиком або постачальником.

Продавець звичайно управляє своєю роботою у проекті. В таких випадках:

• Покупець стає споживачем або основною зацікавленою особою по відношенню до продавця.

• Команда менеджерів проекту продавця повинна зосередитися на всіх процесах управління проектом, а не тільки на тому, який належить до їх галузі знання.

• Строки та умови контракту стають основними вхідними даними для багатьох процесів продавця. Контракт може фактично містити вхідні дані (наприклад, основний результат, ключові віхи, вартісні задачі) або він може бути обмежений рішеннями команди проекту (наприклад, під час проектування часто буває необхідним затвердження рішень з питань персоналу з боку покупця).

У даній темі передбачається, що продавець є особою із зовні відносно організації, що виконує проект. Проте, більшість міркувань також застосовна і тоді, коли формальна угода укладається з якимось підрозділом організації, що виконує проект. У випадку неформальних угод краще застосовувати процеси, описані в темах 10 і 11.

13.2 Планування закупівель

Планування закупівель - це процес визначення проектних потреб, які можуть задовольнятися найкращим чином з допомогою закупівлі товарів і послуг за межами виконавчої організації. Він включає обговорення того, чи варто закуповувати, як, що, скільки і коли це робити.

Якщо проект отримує товари та послуги від зовнішніх організацій-постачальників, мають бути виконані процеси, починаючи від планування клопотання й до закриття контракту, принаймні один раз для кожного товару чи послуги. У разі необхідності команда управління проектом може звернутися за підтримкою до фахівців у галузі контрактів і закупівель.

Якщо проект не отримує товари та послуги від виконавчої організації, процеси, починаючи від планування клопотання й до закриття контракту (підрозділ 12.6), не можуть бути виконані. Це часто трапляється в проектах дослідження і розвитку, коли виконавча організація неохоче використовує проектну технологію, й набагато рідше у внутрішніх проектах, коли вартість пошуку і управління зовнішніми ресурсами може перевищити потенціальні заощадження.

До планування закупівель має також увійти розгляд можливих субпідрядів, особливо, якщо покупець бажає деякою мірою впливати на субпідрядні рішення або здійснювати контроль над ними.

13.2.1 Вхідні дані для планування закупівель

1. Описання змісту проекту. Описання змісту проекту включає описання поточних проектних меж, надає важливу інформацію про потреби та стратегії проекту, які мають бути розглянуті в процесі планування закупівель.

2. Описання продукту. Описання продукту проекту містить важливу інформацію про будь-які технічні рішення або проблеми, які необхідно розглянути в процесі планування закупівель.

Описання продукту проекту, який характеризує кінцевий продукт проекту, звичайно ширший від описання, де характеризується частина цього продукту, надана продавцем проекту. Проте, якщо виконавча організація закуповує весь продукт, відмінність між двома термінами стає незначною.

3.Ресурси закупівлі. Якщо виконавча організація не має офіційної групи по роботі з контрактами, то члени команди проекту повинні набути знань і досвіду для підтримки проектних робіт по закупівлі.

4. Умови ринку. При плануванні закупівель мають бути враховані асортимент товарів і послуг на ринку, товаровиробника, а також строки й умови,

5. Результати інших процесів планування. Плануючи закупки, необхідно розглядати, наскільки доступні для врахування результати інших процесів, таких як попередня оцінка вартості й календарного плану, плани управління якістю, прогнози руху грошових коштів, ієрархічна структура робіт, ідентифіковані ризики, планування штатного розкладу.

6. Обмеження. Обмеження - це чинники, що обмежують права покупця. Одним з найбільш поширених обмежень для багатьох проектів є наявність грошових коштів.

7. Допущення. Допущення - це чинники, які для цілей планування розглядатимуться як істинні, дійсні або визначені.

13.2.2 Методи та засоби планування закупівель

1. Аналіз «зробити або купити». Цей аналіз є звичайним методом управління, який можна використовувати для визначення того, чи спроможна виконавча організація виробити окремий продукт ефективно з точки зору витрат. Обидві сторони аналізу включають прямі та непрямі витрати. Наприклад, сторона «купити» має включати як поточні позикові кошти для закупівлі продукту, так і непрямі витрати на управління процесом закупівлі.

Аналіз «зробити або купити» повинен відображати як точку зору виконавчої організації, так і безпосередні потреби проекту. Наприклад, закупівля важливого елемента (від будівельного крана до персонального комп'ютера), а не його оренда, рідко буває ефективною. Проте, якщо виконавча організація має часту потребу в цьому елементі, то частина вартості покупки, що виділяється для проекту, може бути меншою від вартості оренди.

2. Висновок експерта. Висновок експерта необхідний для оцінки вхідних даних цього процесу. Така експертиза може бути надана будь-якою групою чи окремою особою із спеціальними знаннями або підготовкою і може бути доступна для багатьох джерел, включаючи:

• інші підрозділи виконавчої організації;

• консультантів;

• професійні та технічні асоціації;

• промислові групи.

3. Вибір типу контракту. Різні типи контрактів більшою чи меншою мірою відповідають різним типам закупівлі. Контракти звичайно належать до однієї з трьох таких великих категорій:

• Контракти з твердою ціною або з фіксованою вартістю – ця категорія контракту включає загальну тверду ціну для конкретного продукту. Якщо продукт чітко не визначений, то і покупець, і продавець ризикують: покупець може не отримати бажаного продукту, а продавець може понести додаткові витрати, для того щоб надати такий продукт. Контракти з твердою ціною можуть також включати стимули для проведення зайвих нарад або перевиконання визначених цілей проекту, наприклад цільового календарного плану.

• Контракти з відшкодуванням витрат - ця категорія контракту звичайно включає оплату (відшкодування) продавцеві його фактичних витрат. Витрати бувають прямі та непрямі. Прямими називають витрати, що мають відношення до чистого прибутку проекту (наприклад, оклади персоналу, зайнятого повний робочий день). Непрямі витрати, або накладні видатки - це такі витрати на проект, як витрати на ведення бізнесу (наприклад, оклади корпоративнихпосадових осіб). Непрямі витрати звичайно обчислюють у відсотках прямих витрат. Контракти з відшкодуванням витрат часто включають стимули для проведення зайвих нарад або перевиконання визначених цілей проекту, наприкладцільового календарного плану або підсумкової вартості.

• Контракти з ціною за одиницю - продавцю сплачується заздалегідь встановлена ціна за одиницю послуги (наприклад, $70 за годину професійних послуг або $1.08 за куб. ярд виритої землі). Загальна сума контракту - це функція величин, необхідних для завершення роботи.

13.2.3 Результати планування закупівель

1. План управління закупівлями. План управління закупівлями має розкривати, як управлятимуть рештою процесів закупівель (починаючи від планування клопотань до закриття контракту). Наприклад:

• Які типи контрактів використовуватимуться?

• Чи потрібні як критерії незалежні оцінки, хто і коли їх готуватиме?

• Якщо у виконавчої організації є відділ закупівлі, то які дії може вживати команда управління проектом у ньому?

• Якщо нормативні документи стосовно закупівлі необхідні, то де їх брати?

• Як управляти численними постачальниками?

• Як закупівля координуватиметься з іншими проектними аспектами, такими як планування і складання звітів про виконання?

План управління закупівлею може бути формальний і неформальний, дуже детальний і широко окреслений, але завжди заснований на потребах проекту. Він є додатковим елементом загального плану проекту

2. Опис роботи. Описання роботи (SOW) визначає процес закупівлі досить детально, щоб дати можливість продавцям вирішити, чи здатні вони забезпечити даний елемент. Термін «досить детально» може варіюватися залежно від сутності елемента, потреб покупця або передбачуваних контрактних форм.

Деякі прикладні сфери визнають різні типи SOW. Наприклад, у деяких державних установах термін «SOW» застосовують для елемента закупівлі, в якому чітко визначений товар або послуга; термін «опис вимог» (SOR) використовують для елемента закупівлі, що являє собою проблему, яку необхідно вирішити.

Описання робіт може бути переглянуте і поліпшене протягом процесу закупівель. Наприклад, передбачуваний продавець може запропонувати більш ефективний підхід або більш дешевий продукт порівняно з визначеними спочатку. Кожний окремий елемент закупівлі вимагає окремого описання робіт. Проте, численні товари чи послуги можуть бути згруповані в один елемент закупівлі з єдиним SOW.

Описання робіт має бути ясним, повним і чітким настільки, наскільки це можливо. Воно повинно включати описання необхідних додаткових послуг, таких як складання звітів про виконання або постпроектна оперативна підтримка для елемента, що закуповується. Для деяких прикладних сфер сформульовані визначення змісту та формальні вимоги відносно SOW.

Дата добавления: 2014-01-07