Управлением проектами в ERP-системах

Для широкого использования Управления проектами необходимо разработать и принять стандарты такого управления. Это позволит менеджерам проектов пользоваться общей терминологией и методологией, а значит легко понимать друг друга и при необходимости работать в единой команде. Это также позволит руководителям предприятий ясно понимать, что следует требовать и ожидать от внедрения управления проектами, а в ВУЗах установить тот минимум навыков и знаний, которыми должны обладать выпускники соответствующих специальностей.

В мире действует несколько национальных, либо региональных стандартов, но единого глобального стандарта управления проектами пока не разработано. Из действующих наиболее разработан стандарт PMI (Project Management Institute) – международной ассоциации менеджеров проектов, в которую входят более 40 тысяч членов со всего мира. Однако этот стандарт - Project Management Body of Knowledge (PMBOK) - страдает рядом недостатков с точки зрения его использования в Российских условиях, обусловленных как историческими факторами, так и спецификой применения Управления проектами в России. В частности, недостаточное внимание уделяется управлению ресурсами, не вполне ясна и логична структуризация знаний и применяемая терминология (управление временем, управление стоимостью). В то же время импонирует четкость изложения и единый подход к изложению различных областей знаний по Управлению Проектами. Стандарты других стран, в частности Ассоциации менеджеров проектов Великобритании, более схематичны, а за конкретными сведениями отсылают к учебникам, которых много на Западе и мало в России.

Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг. Временное означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты. Уникальных означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг. В частности, нет одинаковых месторождений полезных ископаемых и разработка любого месторождения уникальна. Уникальность продуктов или услуг проекта обуславливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.

Управление проектами - это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.

Ниже рассмотрим логику работы модуля управления проектами в ERP-системах.

Иерархическая структура работ. Как правило, создание компьютерной модели проекта начинается с разработки его Иерархической структуры работ (ИСР). Иерархическая структура работ позволяет произвести декомпозицию работ проекта на более мелкие, обозримые и управляемые части, точнее определить и состав и характеристики работ, которые предстоит выполнить.

Определение операций. Операции - это самый нижний уровень декомпозиции работ проекта. Для того, чтобы определить, когда остановить декомпозицию и удовлетвориться достигнутой степенью детализации, мы рекомендуем использовать следующие правила:

1) на операции можно назначить определенных исполнителей, которые заняты на ней от начала и до конца,

2) продолжительность исполнения операций сопоставима с периодом учета исполнения,

3) на операции можно назначить стоимость и расход материалов.

Элементы ИСР (фазы), состоящие только из операций, называются пакетами работ.

Контрольные события. Контрольные события - это операции нулевой продолжительности, обычно отображающие наступление важных событий проекта, достижение запланированных результатов.

Характеристики операций. Для того, чтобы составить расписание работ, необходимо задать характеристики операций, которыми могут быть их длительности или объемы работ.

Объем работ - это объективный показатель, не зависящий от того, какие ресурсы назначаются на исполнение операции. Определение функциональных требований - количество функциональных отделов, в которых эти требования будут собираться. Проще всего определяется объем работ в строительных проектах - он может измеряться в кубических, квадратных или погонных метрах, тоннах и килограммах и т.д.

Длительность операции обычно зависит от объема работ, количества и производительности назначенных ресурсов. В этом случае она вычисляется системой после расчета расписания. В некоторых случаях длительность работы не зависит от количества назначенных ресурсов и задается напрямую. При этом объем работы и производительность ресурсов при расчете не учитываются.

Кроме объема и длительности в качестве исходной информации задается ее код, который должен быть уникальным, приоритет (который задается только в случае необходимости вмешательства в уже составленное расписание), тип (служит для связи с базами данных), календарь (определяет периоды, когда операция может исполняться). В первом проекте мы эти поля использовать не будем.

Взаимосвязи операций. Последовательность исполнения операций должна учитывать технологические взаимосвязи между работами. Так, контакты с поставщиками можно установить только собрав информацию и исследовав рынок, а проверить сопровождение пакета невозможно, не познакомившись с самим пакетом.

Обычно используются следующие типы взаимосвязей операций:

1) Финиш-старт - предшествующая операция должна завершиться до начала последующей.

2) Финиш-финиш - предшествующая операция должна завершиться до завершения последующей.

3) Старт-старт - предшествующая операция должна начаться до начала последующей.

4) Старт-Финиш - предшествующая операция должна начаться до завершения последующей.

Наиболее часто используются связи типа Финиш-старт, наиболее редко (и притом профессионалами аналитиками) - Старт-финиш.

Кроме типа взаимосвязи информация о связи операций может содержать задержку. Пример: последующую работу можно начать не ранее, чем через неделю после начала предшествующей - связь Старт-старт с задержкой в одну неделю.

Ресурсы и материалы проекта. Ресурсы проекта – то, что необходимо для выполнения операций проекта. Ресурсы могут быть возобновляемыми – люди, материалы и механизмы, которые после выполнения операции могут быть использованы вновь, и не возобновляемые (расходуемые) – материалы и оборудование, которые на операциях расходуются. Для удобства возобновляемые ресурсы мы будем называть просто ресурсами, а расходуемые – материалами.

Список всех ресурсов заносится в таблицу ресурсов. Для ресурсов мы задаем общее количество каждого ресурса на проект и стоимость его часа работы. Также может задаваться код рабочего календаря ресурса, его тип, расход материалов ресурсом (например, машина расходует бензин).

Назначение ресурсов. Следующим шагом планирования является назначение ресурсов и материалов на исполнение операций проекта. Только назначив ресурсы, мы сможем получить расчет расписания с выравниванием ресурсов и рассчитать длительность операций с учетом производительности ресурсов.

Назначение материалов. Материал назначается в количестве, необходимом для выполнения всего объема операции. По умолчанию считается, что материал расходуется равномерно по мере исполнения операции. В случае необходимости можно назначить профиль – единовременный расход материала в начале и в конце операции (вводятся два числа через точку с запятой). При этом оставшееся количество материала расходуется равномерно на всей протяженности операции. В данном проекте эта функция не используется.

Расчет расписания. Следующим шагом планирования является расчет расписания без учета ограниченности ресурсов, которое позволяет определить минимальное время исполнения проекта без учета ограниченности используемых ресурсов. После расчета расписания необходимо провести расчет пиковой загрузки ресурсов и расчет затрат. Пиковая загрузка ресурса (плановое количество) показывает максимальное количество единиц данного ресурса, задействованное одновременно на операциях проекта. Плановое количество ресурсов можно посмотреть в таблице ресурсов. Если потребность проекта в ресурсах не превышает их наличия, то полученное расписание и есть наилучшее решение.

Обычно количество ресурсов в проекте ограничено, поэтому следующим этапом является расчет расписания с выравниванием ресурсов. В этом случае пиковая загрузка ресурсов не может превышать их количества.

Бюджет проекта. После расчета затрат мы можем посмотреть расходы на все элементы проекта в отдельности и стоимость проекта в целом. В нашем проекте стоимость складывается из стоимости ресурсов (по отработанному времени) и стоимости материалов. Затраты по каждой операции складываются из стоимости назначенных на нее ресурсов и материалов. Общей стоимостью фазы является сумма стоимостей всех операций, входящих в эту фазу.

Дата добавления: 2014-01-07