Створення та використання автотексту

При створенні документу користувачу часто доводиться вводити слова (словосполучення, речення і т. д.), що часто повторюються. Для полегшення введення таких фрагментів і збільшення продуктивності роботи користувача у Word створена спеціальна функція Автотекст. Вона дозволяє вводити не весь фрагмент, а лише одну або декілька літер. Тоді, після натискування FЗ, автоматично з’являється весь фрагмент. Елементом автотексту може бути не лише текстовий фрагмент, але й будь-який інший об’єкт (малюнок, таблиця, формула і т. д.).

Для створення елементу автотексту потрібно виконати таку послідовність дій:

1. Ввести текст, що повинен виводитись автоматично і виділити його, або виділити потрібний об’єкт.

2. В пункті меню Вставкавибрати підпункт Автотекст, а в ньому команду Створити..., або натиснути однойменну піктограму в панелі інструментів Автотекст.Можна також скористатись комбінацією клавіш Alt + F3.

3. В будь-якому випадку відкриється діалогове вікно, в єдиному полі якого вказано виділений фрагмент тексту. Користувачу потрібно знищити цей текст і ввести літеру або послідовність літер, які будуть викликати даний елемент автотексту (переважно вказують за першими літерами фрагменту).

Зверніть увагу, що елементи автотексту зберігаються в шаблоні документу. Тому, якщо з’являється діалогове вікно, в якому буде запропоновано записати зміни в шаблоні, то слід вибрати кнопку Да.

Для того, щоб встановити елемент автотексту в потрібному місці документу, необхідно вказати літеру (послідовність літер), які викликають даний автотекст і натиснути клавішу FЗ, або комбінацію клавіш Alt + Ctrl + V. При цьому дана літера (послідовність літер) повинна бути відділена від решти тексту з двох сторін пробілами.

Пошук та заміна тексту. Створення закладок

При роботі з документами великого об’єму досить важко шукати потрібну інформацію, тому дуже важливо, щоб текстовий редактор мав інструмент для швидкого пошуку потрібної інформації. Для того, щоб розпочати процес пошуку певної сукупності символів (букв, слів, словосполучень, речень) потрібно в пункті меню Правкавибрати команду Знайти. При цьому відкривається вікно, яке містить випадаючий список Знайти, в якому потрібно набрати, або вибрати сукупність потрібних нам символів. Для задання додаткових параметрів пошуку слід вибрати командну кнопку Більше. При цьому дане вікно доповнюється такими опціями:

· Напрям — випадаючий список, який задає напрям пошуку сукупності символів в тексті документу;

· Враховувати реєстр — дозволяє при пошуці відрізняти великі і малі букви, тобто перевіряється не тільки співпадання символів але й їх реєстр;

· Тільки слово повністю — здійснює пошук окремих слів, а не просто сукупності символів. Наприклад, якщо даний режим не ввімкнено і користувач шукає слово «текст», то будуть знайдені також і слова: «тексти», «текстиль» та ін.;

· Знаки підстановки дозволяє замість символів використовувати шаблони «?» та «*», причому, шаблони мають стандартне тлумачення, що використовується в DOS, Windows та оболонках;

· Звучить як — дозволяє здійснювати пошук слів, що звучать як введене, але можливо пишуться по-іншому;

· Всі словоформи — забезпечує пошук не тільки даного слова, але і його відмінків для іменника та часів для дієслова.

Інколи потрібно уточнити параметри пошуку певного текстового фрагменту, вказавши його формат, наприклад, назву шрифта, чи його колір. Для цього у вікні пошуку потрібно вибрати кнопку Формат, вибрати рівень форматування і задати відповідний формат потрібного нам текстового фрагменту.

Можна здійснювати пошук не текстових фрагментів, а спеціальних символів, наприклад, символу табуляції. Тоді потрібно вибрати командну кнопку Спеціальний і у списку, що відкриється, вибрати назву спецсимволу.

Після того, як всі необхідні параметри вказані, можна розпочати пошук, вибравши командну кнопку Знайтидалі. Якщо результати пошуку успішні, тобто вказана сукупність символів знайдена, то курсор автоматично переміщається до першого входження і ця сукупність символів відмічається. Для того, щоб знайти наступне входження також використовується кнопка Знайтидалі.

Продовженням можливостей пошуку сукупності символів є операція заміни, тобто заміна знайденої сукупності символів на іншу. Для того, щоб здійснити заміну, потрібно в пункті меню Правкавибрати команду Замінити, або у вікні пошуку перейти в другу закладку Замінити. Відкривається вікно, дуже схоже на вікно пошуку. Особливим є додаткове поле Замінити на, в якому слід вказати або вибрати зі списку сукупність символів, яка замінить знайдені.

Після задання параметрів заміни слід натиснути командну кнопку Замінити. При цьому перше входження потрібного нам тксту буде відмічено і для здійснення заміни потрібно ще раз натиснути кнопку Замінити. Для заміни всіх входжень без видачі перепитувань потрібно вибрати командну кнопку Замінити всі.

При заміні всіх входжень без перепитувань, користувачу потрібно бути особливо уважним із вказанням додаткових параметрів. Наприклад, якщо не включити режим Тільки слово повністю і користувач бажає замінити слова «край» на «межа», то слово «крайній» буде замінено на «межаній».

Якщо користувач працює з великими за об’ємом документами, здійснюючи їх редагування, форматування і т. д., то досить часто потрібно переходити до певної частини документу, яку важко знайти. Наприклад, коли користувач продовжує роботу над документом наступного дня, то важко знайти те місце в документі на якому роботу було припинено. Тому текстовий процесор Word можливість створення закладки. Для створення закладки потрібно перемістити курсор в потрібну частину документу і в пункті меню Вставкавибрати команду Закладка. При цьому з’являється додаткове діалогове вікно, в якому потрібно вказати ім’я закладки і натиснути командну кнопку Додати. Ім’я закладки повинно обов’язково починатись з букви, а не цифри чи спецсимволу. Крім цього, в даному вікні назви закладок можна посортувати за іменами чи в порядку розміщення в документі.

Для швидкого переходу до закладки потрібно викликати вікно Перейти(найшвидше — комбінація клавіш Ctrl + G), в лівій частині якого вибрати Закладкаа в правій, у випадаючому списку — назву закладки і натиснути Перейти. При цьому курсор буде переміщено до вказаної закладки.

Створення приміток у тексті документа

В текстовому процесорі Word можна легко створювати і редагувати примітки. Примітка (Коментар) — короткі замітки до певної частини тексту, які зберігаються як частина документу. Звичайно, при роботі з документом примітки невидимі, але текст, до якого встановлено примітку, відмічений жовтим (червоним) фоном і при встановленні на ньому курсору миші виводиться вміст примітки.

Для створення примітки слід виділити потрібний текст і в пункті меню Вставка, вибрати команду Примітка. При цьому в нижній частині вікна з’являється поле для введення тексту примітки. Якщо в примітку потрібно помістити звуковий коментар (повідомлення), то необхідно вибрати піктограму . При цьому завантажується програма Звукозаписіз стандартних реквізитів Windows, де можна записати звукову інформацію через мікрофон або зчитати з waw-файлу.

Створивши текст примітки (записавши звукову інформацію), слід натиснути командну кнопку Закрити. Для того, щоб змінити вмістиме примітки потрібно встановити основний курсор на фрагмент тексту з приміткою і в пункті меню Виглядвибрати команду Примітка, або в контекстному меню тексту, до якого встановлено примітку вибрати команду Редагувати примітку.

У випадку, коли примітку потрібно знищити, варто в контекстному меню тексту, до якого встановлено примітку вибрати команду Видалити примітку.

Перевірка орфографічних та граматичних помилок у документі Word

В текстовому процесорі Microsoft Word вбудовано досить зручну і потужну підпрограму, яка дозволяє перевіряти орфографічні та граматичні помилки в створюваному та редагованому тексті. Це дозволяє запобігти появі механічних помилок при наборі тексту, та допоможе вибрати правильні граматичні конструкції. Word має вбудовані тематичні словники на багатьох основних мовах світу. Крім цього він дозволяє створювати власні словники користувача і працювати одночасно з кількома словниками. Англомовна версія Word не містить українських словників, тому для перевірки української граматики потрібно встановлювати програму Ruta чи іншу, подібну.

За допомогою засобів перевірки граматики можна перевірити правильність написання як одного окремого слова, так і всіх слів в документі. Однією із складових частин процесу перевірки граматики є перевірка виділеного фрагменту або цілого документу на граматичні помилки. Якщо Word знаходить таку помилку, то він підкреслює відповідне слово червоною хвилястою лінією (яка на принтері не друкується). При викликанні контекстного меню на цьому слові пропонується вибрати один із декількох варіантів правильної конструкції слова. Якщо в словниках Word схожих слів немає, то в контекстному меню виводиться повідомлення немає варіантів.

Для перевірки орфографії і граматики використовується основний словник та словник користувача. Основний словник вбудований в програму і не може бути змінений. Перевірка орфографії та граматики може здійснюватись в автоматичному та ручному режимі. Для ручної перевірки потрібно в пункті меню Сервісвибрати команду Правопис. Можна також скористатись клавішею F7 або двічі натиснути ліву клавішу на індикаторі в лінійці статусу. Перед початком перевірки варто переконатись чи встановлено потрібну для перевірки мову, для цього в пункті Сервісслід вибрати пункт Моваа в ньому команду Вибрати мову. В будь-якому випадку Word розпочинає процес перевірки всіх слів та граматичних конструкцій, звіряючись зі словниками. Причому, якщо виділено фрагмент тексту, то перевірка граматики та орфографії відбувається лише для нього, в іншому випадку перевіряється весь текст документу. Якщо виявлено підозріле слово, то перевірка орфографії припиняється і виводиться діалогове вікно Орфографія. В нижній частині вікна знаходиться список Варіанти, де користувач може вибрати правильний варіант цього слова і натиснути командну кнопку Замінити. Кнопка Замінити вседозволяє замінити вибране слово по цілому тексту документу. Для того, щоб відмінити останню операцію заміни, слід в даному діалоговому вікні вибрати кнопку Повернути.

Якщо користувач не бажає змінювати слово, яке програма встановила як неправильне, то потрібно натиснути командну кнопку Пропустити. При цьому слово залишиться незмінним. Кнопка Пропустити вседозволяє зігнорувати дане слово по всьому тексту документу. Коли користувач бажає додати це слово до користувацького словника, то потрібно натиснути командну кнопку Додати. Для того, щоб припинити процес перевірки орфографії, потрібно натиснути командну кнопку Відміна.

Для того, щоб документ перевірявся на граматичні помилки, потрібно у вищеописаному діалоговому вікні відмітити опцію Граматика.

Командна кнопка Параметри...відкриває діалогове вікно Правописдля налаштування параметрів процесу перевірки граматичних та орфографічних помилок. Вікно складається з двох розділів: Орфографія, Граматика.

Встановлення та змінювання словників

Як ми вже говорили, при перевірці орфографії використовується основний словник і хоча б один словник користувача. Як правило, при натисканні на кнопку Додатив діалоговому вікні Орфографія слово потрапляє в словник Custom.dic, але його можна добавити в будь-який існуючий або створюваний словник.

Для того щоб змінити додаткові словники, потрібно в діалоговому вікні налаштування параметрів перевірки орфографії та граматики вибрати командну кнопку Словники....

Потрібно звернути увагу на те, що крім перевірки слів вибраної мови, завдяки основному словнику будуть перевірятись і англійські слова.

Використання словників синонімів

В підпрограмі перевірки орфографії та граматики у Word є також вбудовані словники синонімів (тезаурусів), завдяки яким можна легко підібрати синоніми до певного слова в документі. Щоб знайти синонім необхідно виділити потрібне слово і в пункті меню Сервісвибрати підпункт Мова, а в ньому команду Тезаурус. При цьому відкривається однойменне вікно, де в списку Значенняпотрібно вибрати значення спорідненого слова, а в списку Заміна синонімівзначення синоніма, на який користувач хоче поміняти дане слово. Після цього — натиснути кнопку Замінити.

Встановлення в тексті переносів

В Word передбачені різні способи встановлення переносів, які дозволяють значно покращити вигляд документу, вирівнявши правий край документу. Якщо текст вирівнюється по двох краях, то переноси дозволяють зменшити відстань між словами і краще заповнити рядок. В переноси можна встановлювати вручну, напівавтоматично та автоматично.

Встановлення переносів здійснюється за допомогою команди Розставлення переносів..., що знаходиться в пункті Сервіспідпункті Мова. При цьому відкривається однойменне вікно, що містить дві опції:

· Автоматичне расстановка переносів — встановити режим автоматичного розставлення переносів;

· Переноси в словах з ПРОПИСНИХ БУКВ — дозволити встановлення переносу в словах, що складаються з великих літер;

Для встановлення напівавтоматичного режиму, потрібно у вищеописаному вікні натиснути командну кнопку Примусово.... Word знаходить слово, де потрібно встановити перенос і виводить його в спеціальному вікні, де пропонує кілька варіантів переносу. Потрібно вибрати одну із позицій інатиснути командну кнопку Так. Якщо користувач не бажає встановлювати перенос в даному слові, то потрібно вибрати Ні.В будь-якому випадку відбувається перехід до наступного слова, в якому необхідно встановити перенос. Цей процес продовжується до закінчення документу або поки користувач не вибере кнопки Відміна.

Автоматичне коректування помилок у тексті документу

При наборі тексту на клавіатурі (особливо при швидкому наборі) час від часу виникають помилки механічного характеру. Наприклад: на початку речення (після крапки) користувач забув ввести велику літеру, або, коли, слово починається з двох великих літер, а далі йдуть малі. Всі такі часто повторювані помилки можна автоматично виправити вбудованою у Word функцію автоматичного коректування помилок — AutoCorrect. В першому прикладі, при введенні пробілу після першого слова, відбувається автоматичне перетворення першої літери слова, що розміщено після крапки у велику. В другому випадку відбувається автоматичне виправлення другої літери на малу.

Функція AutoCorrect значно спрощує процес набору тексту документу та зменшує кількість випадкових помилок.

Для встановлення параметрів функції автоматичного коректування потрібно в пункті меню Сервісвибрати команду Автозаміна. При цьому відкривається діалогове вікно з активною закладкою Автозаміна, яка містить наступні опції:

· Виправляти ДВі ПРописні букви на початку слова — вип—равляти другу велику літеру слова на малу у випадку, якщо далі йдуть малі літери. Для того, щоб встановити слова, в яких не потрібно робити виправлення даної помилки, необхідно натиснути командну кнопку Винятокі у вікні, що відкриється, вибрати закладку ДВі ПРописні. Тоді у верхньому полі потрібно вказати потрібне слово і натиснути кнопку Додати;

· Робити перші букви речення великими — виправляє першу літеру речення на велику. При цьому крапка після деяких стандартних скорочень (наприклад «див.», «мал.», «т. д.», «т. п.») ігнорується. Для того, щоб встановити слова, які підлягають даній категорії, потрібно натиснути командну кнопку Виправленняі у вікні, що відкриється, вибрати закладку Перша буква. Далі у верхньому полі вказати потрібне слово і натиснути кнопку Додати;

· Виправляти наслідоки випадкового натискання cAPS LOCK — виправляти помилку випадково натиснутої клавіші Caps Lock. Тобто, якщо при ввімкнутій клавіші Caps Lock користувач ввів першу літеру слова малу, а решту великі, то відбувається автоматичне вимкнення клавіші Caps Lock, після чого великі літери стають малими, а перша літера слова великою;

· Заменяти при введенні — встановлює автоматичне перетворення деяких послідовностей введених символів на фрагменти тексту або інші спеціальні символи. Завдяки цій опції можна легко, через певну послідовність стандартних символів, ввести деякі спеціальні символи. Так, наприклад, при введенні трьох підряд символів крапки відбувається їх перетворення в спецсимвол «трикрапка», або при введенні послідовності «—», «—», «>» («мінус», «мінус», «більше») відбувається їх перетворення в символ «→» і т. д.

5.2. Попередній перегляд та друк документів.

Робота із структурою документу

План

1. Попередній перегляд документів.

2. Друк документів Word на принтері.

3. Робота із структурою документу та головним документом.

Попередній перегляд документів

Однією із найнеобхідніших характеристик сучасних текстових процесорів є наявність зручної функції попереднього перегляду перед друком. Попередній перегляд дозволяє побачити, який вигляд буде мати документ після друку на принтері. Цей режим дозволяє зекономити час та папір, що витрачається на пробне роздруковування. В ньому показуються всі елементи документу — малюнки, формули, виноски, нижні і верхні колонтитули, номери сторінок, колонок і т. д.

Для того, щоб виконати команду попереднього перегляду перед друком, потрібно в пункті меню Файлвибрати команду Попереднійпереглядабо натиснути піктограму із панелі інструментів Стандартна.

Відкривається вікно, де відображається одна або кілька сторінок документу. Для переходу до перегляду одночасно кількох сторінок потрібно вибрати піктограму після чого відкривається спеціальне вікно, яке емітує набір сторінки. При цьому потрібно натиснути ліву клавішу миші і, не відпускаючи її, виділити потрібну кількість сторінок.

Крім цього масштаб перегляду можна змінювати за допомогою піктограми Масштаб, в якій знаходиться випадаючий список масштабів відображення сторінки в процентах. Потрібно відмітити, що користувач може вибрати не лише масштаб, що входить в список, але й вказати нестандартний. Для цього слід виділити значення масштабу, що відображається всередині піктограми, вказати потрібне і натиснути Enter.

У вікні попереднього перегляду перед друком можна не лише переглядати документ але й редагувати його (хоча це й не дуже зручно).

Друк документів Word на принтері

Можливість виведення документу на друк має будь-який текстовий редактор. Але текстовий процесор Word в цьому Плані має досить широкі можливості: можна виводити на друк як весь документ, так і вибрані частини; друкувати інформацію, що стосується документу (коротку довідку про документ, анотації, елементи автотексту, таблиці стилів і т. д.); виводити на друк одночасно декілька копій.

Перед тим, як здійснювати друк документу на принтері, бажано переглянути його у вікні Попередній перегляд. Якщо вигляд документу в цьому вікні задовольняє користувача, то можна скористатись піктограмою або комбінацією клавіш Ctrl + P. Але, при цьому документ завантажується на друк із параметрами за замовчуванням (без додаткового вікна налаштування параметрів друку). Параметрами друку за замочуванням є друк однієї копії цілого документу принтером, встановленим у Windows за замовчуванням. Якщо ж користувач не згідний із параметрами друку, встановленими за замовчуванням, то потрібно закрити вікно попереднього перегляду і завантажити на друк з основного вікна документу.

Для того, щоб у вікні редагування Word завантажити документ на друк, потрібно в пункті меню Файлвибрати команду Друк. При цьому відкривається вікно Друк.

В діалоговому вікні задаються наступні параметри:

· розділ Принтервстановлює параметри самого принтера. При цьому, у випадаючому списку Ім’яслід вибрати принтер, на якому потрібно здійснити друк. Тоді, натиснувши кнопку Властивості, налаштувати його параметри. Відкривається вікно — вигляд якого залежить від типу вибраного принтера. Серед параметрів цього вікна переважно можна вибрати: розміри аркуша паперу, на якому буде здійснюватись друк, орієнтацію сторінки, роздільну здатність принтера, графічні можливості, тип подачі паперу і т. д. Після вибору принтера в нижній частині даного розділу виводиться інформація про нього: Стан — поточний стан принтера (вільний, зайнятий і т. д.), тип — його тип,порт — назва порту, до якого під’єднаний принтер, замітки — додаткові примітки. Якщо відмітити опцію друк в файл,то друк буде здійснюватись не на принтері, а в спеціальний файл з розширенням *.prn (print-файл);

· розділ Сторінкивстановлює, яку частину документу потрібно друкувати. При цьому можна вибрати: всі — всі сторінки документу (приймається за замовчуванням), поточний — лише активну сторінку (на якій знаходиться курсор), виділений фрагмент — тільки виділений фрагмент тексту (якщо виділених фрагментів немає, то опція недоступна), номери — тільки сторінки вказані в полі справа. При цьому можна вказати діапазон сторінок (розділивши номери початкової і кінцевої сторінки дефісом, наприклад — 7-15: від 7-ої до 15-ої), список (розділивши сторінки комою, наприклад — 3, 7, 9 –лише сторінки з номерами З, 7, 9), або поєднати діапазон із списком (наприклад — 3, 5, 10-12, 34, 45-78);

· розділ Копіївстановлює кількість друкованих копій кожної сторінки, який вказується в полі Число копій(за замовчуванням приймається одна). При друці декількох екземплярів багатосторінкового документу можна друкувати всі копії першої сторінки, потім другої і т.д,або надрукувати повністю перший екземпляр документу, потім другий, і т. д. Якщо потрібно друкувати документ цілими екземплярами, то слід встановити опцію розібрати по копіях, а коли потрібно надрукувати спочатку всі копії першої сторінки, потім — другої і т. д., то дану опцію потрібно відключити;

· у випадаючому списку Вивести на друкможна встановити які сторінки із вказаних в розділі Сторінкипотрібно виводити на друк: всі строрінки діапазонів всі сторінки, що вказані в попередньому розділі, тільки непарні — тільки непарні сторінки, тільки парні — лише парні. Останні дві опції зручно використовувати при двосторонньому друці (на дві сторони аркуша) великої кількості сторінок. При цьому можна задати друк всіх непарних сторінок, а тоді помістити всі аркуші ще раз в лоток принтера (в зворотньому порядку) і задати друк парних сторінок;

· у випадаючому списку Вивести на друкпотрібно вибрати, який елемент документу слід друкувати: Документ — власне документ, Відомостівідомості про документ (заголовок, тема, автор, назва ПК, на якому він створений, дата створення та модифікації, кількість в ньому сторінок, слів, символів і т. д.), Примітки — лише примітки, що створені в документі, Стилі — таблицю стилів, що використовуються в документі,Елементи автотексту — елементи автотексту, що створені для документу, Комбінації клавіш — комбінації «гарячих клавіш» і їх призначення;

· розділ Масштабвстановлює і параметри масштабування:Число сторінок на листку — випадаючий список, в якому можна вибрати скільки сторінок буде роздруковано на одному аркуші паперу; За розміром сторінки — змасштабувати сторінку таким чином, щоб вона повністю помістилась на аркуші паперу формат якого вибирається з випадаючого списку.

Крім цього у вищеописаному вікні є кнопка Параметри..., що дозволяє встановити налаштування процесу друку. При цьому відкривається діалогове вікно Друк, яке складається з трьох розділів:

1 розділ Режимвстановлює тип друку:

§ чорновий — друкувати чернетку документу, тобто з найменшим форматуванням (практично без символів форматування). При цьому буде дуже висока швидкість друку;

§ оновляти поля — перед початком друку будуть оновлені всі поля в документі;

§ оновляти зв’язки — перед початком друку оновлюються всі зв’язки документу з іншими програмами;

§ перетворення — А4 / Letter — автоматично перетворювати формати А4 та Letter;

§ фоновий друк — друк документу в фоновому режимі, тобто під час друку на принтері можна продовжувати працювати з документами в Word. Якщо ПК має досить малі ресурси пам’яті, то процес фонового друку може дуже сповільнитись. В таких випадках дану опцію слід відключити;

§ друк зверху PostScript тексту — друкувати об’єкти PostScript поверх основного тексту документу;

§ в зворотньому порядку — сторінки документу виводити на друк в оберненому порядку (з останньої сторінки до першої). Цей режим дуже зручний для роботи із лазерними принтерами старих поколінь, які сконструйовані таким чином, що віддруковані сторінки встановлюються лицевою сторінкою вверх. Тому після роздрукування документу остання сторінка виявиться першою.

2 розділ Друкувативстановлює яку інформацію виводити на друк разом із самим документом:

§ відомості — відомості про документ;

§ коди полів — коди, що поміщені в спеціальних полях. Якщо опція не відмічена, то виводиться інформація, яка цим кодам відповідає,

§ примітки — коментарі в документі,

§ прихований текст — прихований текст (встановлюється в форматуванні символів);

§ графічні об’єкти — об’єкти, створені в підпрограмі Drawing.

3 розділ Для поточного документавстановлює параметри, які приймаються лише для даного документу, а при друці наступного, вони автоматично знімаються.

Випадаючий список Подачапаперувстановлює тип подачі паперу на принтер (тип лотка для подачі паперу). Вміст даного списку залежить від типу встановленого принтера.

Друк конвертів у Word

Word має можливість друкувати поштові конверти та наклейки, якщо принтер це дозволяє. Для цього слід скористатись командою Конверти і наклейкиз пункту меню Сервіс.При цьому відкривається вікно, яке складається з двох закладок.

Закладка Конверти складається з двох ділянок для введення тексту: Адреса отримувача — адреса отримувача поштового конверту та Зворотня адреса — зворотна адреса (адреса відправника). При вказуванні адрес можна скористатись адресною книгою яка викликається піктограмою , що розміщена над відповідними полями введення. Якщо відмітити опцію не друкувати,то адреса відправника друкуватись на конверті не буде.

Для встановлення параметрів друку конверту потрібно натиснути кнопку Параметри.... При цьому відкривається вікно з двох закладок.

В закладці Параметри конверта встановлюються розміри (формат) конверту — випадаючий список Розмір конверта. Крім цього, в розділах Адреса отримучата Зворотня адресаможна вказати для адреси отримувача та відправника такі параметри: кнопка Шрифт... –відкриває стандартне діалогове вікно налаштування параметрів шрифту для відповідної адреси, поле зліва — встановлює відступ адреси від лівого краю конверта, а зверху — від верхнього краю.

Закладка Параметри друкувстановлює параметри друку конверта. В розділі Спосіб подачіможна вибрати (по малюнку відповідної піктограми) спосіб подачі конверта на принтер. При цьому також можна встановити опції: адресою вверх — адресою догори, адресою вниз — адресою вниз, розворот на 180° повернути адресу при друці на 180 градусів.

Встановивши всі необхідні параметри, можна вибрати у вікні Конверти і наклейкикнопку Друкдля виведення конверту на друк.

Робота із структурою документу та головним документом

Структура документу — це скорочений варіант документу, який містить лише його заголовки та підзаголовки (хоча може виводитись і основний текст). Заголовком вважається будь—який абзац, якому присвоєний певний стиль. Структурою документу зручно користуватись при створенні Планів та змістів документів. Особливо це корисно для документів із розгалуженою структурою розділів та підрозділів. Навіть в ранніх версіях текстових процесорів можна було намічати структуру документу за допомогою табуляції та заголовків, які вводились вручну. Але Word надає можливість автоматизувати процес структурування документу. Крім цього він дозволяє автоматично нумерувати заголовки розділів та легко взаємно їх переміщати не звертаючи уваги на форматування.

В Word структура документу є його невід’ємною частиною. Створюючи документ, користувач автоматично визначає його структуру.

Текстовий процесор Word містить набір спеціальних стилів для відповідної структури документу. При цьому передбачено дев’ять стилів заголовків, кожен з який відповідає певному рівню ієрархії структури — від Заголовок 1до Заголовок 9. За замовчуванням Word розміщає заголовки найвищого рівня по лівому полю сторінки, а заголовки кожного наступного рівня — з певним відступом відносно попереднього рівня.

Основним текстом вважається довільний текст, якому не присвоєно жодного із дев’яти вищеописаних стилів. Для позначення всіх заголовків і основного тексту, що знаходиться під певним заголовком, в Word використовується поняття підтексту.

Для переходу до структури документу потрібно в пункті меню Виглядвибрати команду Структура. При роботі в режимі структури виділення тексту відбувається в основному так само, як і в звичайному режимі. Головна відмінність полягає в тому, що в режимі структури неможливо виділити одночасно півтора абзацу. Якщо виділити один абзац і перейти до виділення наступного, то він виділяється відразу цілий, що значно ускладнює процес редагування в режимі структури.

При виборі режиму структури документу, відкривається додаткова панель інструментів. Досить часто виникає потреба пронумерувати заголовки. Звичайно, це можна зробити вручну, ввівши номери відповідних заголовків разом із самими заголовками, але якщо виникне потреба змінити структуру документу (переміщення, знищення заголовків, зміна їх рівня), то нумерацію доведеться також міняти вручну.

Для того, щоб уникнути цих проблем, потрібно встановити режим автоматичної нумерації абзаців командою Список...з пункту меню Формат. Заголовки нумеруються наступним чином:

1. Потрібно згорнути або розгорнути структуру таким чином, щоб видимими були лише нумеровані заголовки, тому що Word нумерує будь-які видимі абзаци (в тому числі і основний текст).

2. Виділити абзаци для нумерації.

3. Скористатись командою автоматичної нумерації абзаців.

При друці на принтері структури документу потрібно пам’ятати, що вона виводиться на друк в такому вигляді, як виглядає на екрані. Тобто, якщо заховати певні рівні заголовків, то вони друкуватись не будуть. Так само, якщо відключити кнопку форматування символів, то заголовки будуть друкуватись неформатованими.

Дата добавления: 2014-01-07