Створення форми за допомогою майстра форми

Робота з формами

План

1. Створення форми за допомогою майстра форм.

2. Створення форми у вигляді діаграми.

3. Створення форми у вигляді зведеної таблиці.

Для створення форми за допомогою майстра форми потрібно у головному вікні БД перейти до закладки Форми і натиснути командну кнопку Створити, у діалоговому вікні Новаформа, що відкриється вибрати Майстер форм. При цьому відкривається перше вікно роботи майстра, в якому, у списку Допустиміполя, потрібно вибрати поля, які необхідно включити в форму. Для переходу до наступного вікна роботи майстра натиснути Далі.

Якщо для створення форми потрібно використати поля з інших таблиць то у випадаючому списку Таблиця / Запити потрібно вибрати іншу таблицю або запит.

В результаті — відкривається наступне вікно роботи майстра форм, в якому потрібно вибрати тип форми і натиснути командну кнопку Далі.При цьому можна вибрати наступні типи форм:

· Водинстовпець — всі поля запису розміщені в одну колонку і вирівняні по лівому краю;

· Стрічковий — всі поля запису розміщені в рядок і відділені між собою інтервалами;

• Табличний — форма у вигляді таблиці, що схожа на таблицю даних, але без виділення відступом;
• Вирівнений — поля форми розміщуються по порядку, а їх ширина підганяється до ширини полів таблиці з фіксованим відступом від правого краю.

Якщо для створення форми використовувались поля таблиць, що містять підтаблиці, то в цьому випадку в списку потрібно вибрати таблицю БД, яка повинна бути головною таблицею, тобто таблицею на базі якої створюється форма. Після цього необхідно вибрати тип підключення полів інших зв’язаних таблиць до головної таблиці. При цьому можна вибрати опції:

• Підлеглі форми — відображати один запис з головної таблиці і всі відповідні записи зі вторинних таблиць;
• Зв’язані форми — створювати додаткові форми, що в’язані з головною, для представлення даних із вторинних таблиць.

На третьому етапі роботи майстра форм відкривається діалогове вікно, де потрібно вибрати стиль фону форми та натиснути командну кнопку Далі.

В останньому (четвертому) вікні роботи майстра форм потрібно вказати назву (заголовок) форми. Якщо форма заснована на кількох таблицях, то потрібно також вказати назви другорядних форм.

Встановивши в даному діалоговому вікні всі необхідні параметри, потрібно натиснути командну кнопку Готоводля завершення роботи майстра форм.

Створення форми у вигляді діаграми

Одним із специфічних видів форми в Access є форма у вигляді діаграми. Вона створюється за допомогою майстра побудови діаграми, що завантажується командою Діаграма, що знаходиться у вікні Нова форма.Крім цього, у даному вікні потрібно вибрати назву таблиці або запиту на вибірку, по якому будується діаграма. Після вибору кнопки ОК з’являється перше вікно майстра, в якому потрібно вибрати поля, по яких буде будуватись діаграма.

На другому етапі роботи програми потрібно вибрати тип діаграми і натиснути Далі.У наступному вікні необхідно вказати назви осей діаграми. Для цього потрібно перетягнути прямокутну ділянку із назвою поля з правої частини вікна на спеціальну ділянку (білий прямокутник) осей. Якщо двічі натиснути ліву клавішу миші на назві осі, що містить числові дані то відкривається вікно, в якому можна вибрати статистичну функцію обчислення результуючих даних по яких буде будуватись діаграма. У випадку вибору параметру Нідіаграма будується власне по числових значеннях у даному полі.

В останньому вікні майстра створення діаграм потрібно ввести назву форми-діаграми та вказати необхідність встановлення до неї легенди. В легенді також вказуються типи заливки, кольори та візерунки, які використовуються для позначення даних на діаграмі.

Створення форми у вигляді зведеної таблиці

Ще одним типом форм в Access є зведені таблиці, Для створення такої форми потрібно у вікні Нова формавибрати пункт Майстерформта у випадаючому списку назву таблиці або запиту на вибірку, по якому будується зведена таблиця. Перше вікно роботи майстра створення зведених таблиць містить лише інформацію про призначення даної програми.

Після натискування Далівідкривається друге вікно майстра, в якому потрібно вказати поля таблиці (запиту), що повинні міститись у формі і натиснути кнопку Фініш.

Відкривається вікно зведеної таблиці та панель із списком вибраних полів. Щоб добавити поле із списку у зведену таблицю достатньо перетягнути його у відповідне місце таблиці за технологією Drag-and-Drop.

7.3. Робота зі звітами

План

1. Типи звітів.

2. Створення звітів за допомогою майстра звітів.

3. Створення поштових наклейок.

4. Робота з конструктором звітів.

5. Перегляд та друк звітів.

Типи звітів

Звіт — це кінцевий результат виконання багатьох задач керування БД. З допомогою звітів дані можна подати фактично в будь—якому форматі, з різними рівнями деталізування, хоча вони краще підходять для візуального та друкованого подання даних.

Практично всі звіти, які можна створити в Access, поділяються на три категорії:

· рядкові — в цих звітах дані відображаються по рядках, причому кожне поле БД займає окрему колонку;

· звіти в колонку — в цих звітах всі поля відображаються в одну колонку і вирівнюються по лівому краю. Звіти, зверстані в колонку, дуже схожі на форми, але вони використовуються лише для відображення або друку даних, а не для їх введення та редагування;

· діаграми — звіти у вигляді діаграми. Вони також подібні на однойменні форми, але їх не можна редагувати;

· поштові наклейки — це звіти, які використовують для друку поштових наклейок. В Access є майстер звітів, який спеціально призначений для створення наклейок в різних форматах.

Крім цього, звіти можуть бути: звичайні — створені на основі однієї таблиці БД, та реляційні — створені на основі декількох зв’язаних таблиць.

Перш ніж створювати звіт, його необхідно спланувати. Рекомендується така послідовність розробки звіту.

1. Визначити розмітку звіту.

2. Зібрати потрібні дані. Як джерело даних для звіту Access можна використати одну або кілька таблиць або запитів. Для того, щоб відібрати і впорядкувати дані, краще за все використати запити.

3. Сконструювати структуру звіту.Використовуючи майстер звіту або вікно конструктора, потрібно розмістити необхідні поля, мітки та інші об’єкти.

4. Переглянути або роздрукувати звіт.

Дані в звіті можна групувати по певному полю або таблиці. Наприклад, для звіту, що містить кілька десятків записів про покупців із різних міст. В цьому випадку можна вибрати групування по полю Місто, в результаті чого дані будуть перегруповані таким чином, що назва міста буде зустрічатись лише по одному разу (всі записи з однаковим вмістом поля Місто будуть об’єднані в своєрідні групи).

Для створення звіту потрібно в головному вікні БД вибрати розділ Звіти,а в ньому командну кнопку Створити. При цьому відкривається вікно Новий звіт,де потрібно вибрати режим створення звіту. Після цього у випадаючому списку, в нижній частині вікна, потрібно вказати назву таблиці БД, запиту або фільтра по формі, на основі якого буде створений звіт. В списку режимів створення звіту можна вибрати:

• Конструктор — створення структури звіту вручну, за допомогою конструктора звітів;
• Майстер звітів — створення звітів за допомогою майстра звітів;
• Автозвіт: в стовпець — автоматичне створення звіту в колонку за зразком останнього створеного звіту такого типу;
• Автозвіт: стрічковий — автоматичне створення рядкового звіту за зразком останнього створеного звіту такого типу;
• Майстер діаграм — створення звіту у вигляді діаграми;
• Поштові наклейки — створення звітів у вигляді поштових наклейок.

Найбільш швидкий спосіб створення звітів — це використання функції автозвіт. Для цього у вікні Новий звітпотрібно вибрати один з типів Автозвіті натиснути кнопку ОК.

Створення звітів за допомогою майстра звітів

Для створення звіту за допомогою майстра звітів потрібно в діалоговому вікні Новий звітвибрати режим Майстер звітів(у випадаючому списку в нижній частині вікна потрібно вибрати таблицю БД, запит або фільтр по формі). На першому кроці роботи майстра звітів потрібно вибрати поля, які повинні ввійти в звіт.

Після натискання Далівідбувається перехід до другого етапу роботи майстра звітів. За допомогою піктограм вікна, що відкриється, можна встановити поля, по яких буде відбуватись групування об’єктів та рівні групування полів. Піктограмами із стрілками вверх та вниз можна змінювати порядок слідування рівнів групування. Кнопка Групування...відкриває додаткове вікно, де можна змінити відстань між записами поля, по якому відбувається групування. Встановивши список полів (таблиць БД), навколо яких будуть групуватись дані, потрібно натиснути командну кнопку Далідля переходу до наступного етапу роботи майстра.

На третьому етапі роботи майстра звітів відкривається діалогове вікно, де у випадаючих списках потрібно вибрати поля, по яких потрібно сортувати дані в звіті. Причому, вікно містить чотири списки (тобто можна сортувати до чотирьох полів одночасно), які пронумеровані в порядку черговості сортування. Тобто, спочатку йде сортування по полю, вказаному в першому списку, а вже коли в цьому полі є однаковий вміст (наприклад, однакові прізвища), то сортування відбувається по полю, вказаному в другому списку. Якщо і там однакові записи, то сортування йде по полю вказаному в третьому списку і т. д.

На четвертому етапі потрібно створити макет майбутнього звіту. В розділі Макетможна вибрати:

• в стопець — стовпчикове розміщення із виділенням полів, по яких відбувається групування в окремі рівні;

· табличний — табличне, розміщення записів із виділенням полів (таблиць), по яких відбувається групування;

· вирівнений — також табличне розміщення, але поля (назви таблиць), по яких відбувається групування вирівнюються по лівому краю, разом із іншими полями.

Розділ Орієнтаціявстановлює просторове розміщення таблиці звіту відносно аркуша паперу: книжкова — вертикальне або альбомна – горизонтальне розміщення аркуша.

На п’ятому етапі потрібно вибрати стиль фону звіту. Вибравши стиль фону звіту, потрібно натиснути кнопку Далідля переходу до останнього вікна роботи майстра звітів.

На останньому етапі роботи майстра звітів відкривається діалогове вікно, в якому вказується назва звіту, та відмітивши відповідний режим завершення роботи майстра, потрібно натиснути командну кнопку Готово.

Дата добавления: 2014-01-07