Управление временем

СЛАГАЕМЫЕ МАСТЕРСТВА МЕНЕДЖЕРА

Осуществляя основные управленческие функции, менеджер опирается на вполне определенные ресурсы – людей, финансы, сырье, и так далее, в том числе есть еще один уникальнейший ресурс – время. Менеджер живет и работает в трех временных измерениях – настоящем, прошедшем и будущем.

Сколько времени отпущено для выполнения задания? Сколько времени имеется в наличии? Сколько времени менеджер может выделить для себя лично? – Возможно 1-2 часа в сутки. Это очень мало. Но такова жизнь. Как распорядиться временем?

Перед менеджером всегда выступают три возможности:

а) ничего не делать;

б) делегировать работу другим лицам;

в) сделать работу самому.

Ничего не делать. Менеджер нередко задает себе вопрос: «Что произойдет, если я не буду ничего делать?» В этом вопросе кроется одна важная истина: «распознавай ситуации, где предписанные дела только отнимают время, но не приносят ощутимой пользы». Нет сомнения в том, что такие бесполезные ситуации и дела пестрят как в государственном, так и частном бизнесе. В государственном их больше.

Делегировать работу. Менеджер не может обеспечить себе достаточной гибкости, если он не прибегает к препоручениям работы. Перепоручить, т.е. делегировать работу – значит дать задание кому-то другому, кто успешно справится с ним. Это необходимо делать по трем причинам:

а) только путем делегирования можно дать подчиненному возможность раскрыть свои способности;

б) отказ от делегирования ведет к перегрузке руководителей, замедлению процесса принятия решении, в конечном счете к раз­ладу в системе управления;

в) отсутствие делегирования сокращает время, необходимое для осуществления некоторых менеджерских функций.

Чтобы осуществить эффективное делегирование работы нужно предусмотреть следующее:

а) определять ответственность и полномочия за каждый вид деятельности;

б) избегать подробного инструктирования;

в) не делать выводов за подчиненных;

г) побуждать подчиненных к инициативе;

д) смотреть спокойно на некоторые ошибки и сбои в работе подчиненных;

е) подбирать себе конкретную работу, которую можно осуществлять качественно.

Сделать работу самому. Делегировав работу подчиненным, менеджер организует свое личное рабочее время. Обычно его рабочий день начинается рано утром и заканчивается поздно вечером. Однако эффективность труда, как известно, не зависит от бдения на работе. Если время не организовано, то ни о какой эффективности не может быть и речи. Причем организация времени должна исходить из основных задач субъекта деятельности. У менеджера, как указывается в руководстве для британских бизнесменов, главными являются три набора задач:

а) задачи коммуникативного плана (воспитание людей, их оценка, получение и передача информации, оказание влияния);

б) задачи по стратегическому планированию и прогнозированию;

в) задачи по оперативному управлению производством.

Каждая из названных выше задач является неотъемлемым компонентом менеджерской деятельности. И в этом отношении все они равны. Однако по объему времени реализации этих задач на практике, они различны. Так, задачи по стратегическому планированию и прогнозированию занимают меньше места в бюджете времени менеджера. Самыми объемными по времени здесь будут задачи, связанные с коммуникативной деятельностью. В связи с этим при организации своего рабочего времени менеджер должен отдать этому приоритет.

Как Вы используете свое рабочее время? Обеспечиваете ли Вы максимальную отдачу своих возможностей в управлении производством? Достаточно ли времени Вы уделяете людям?

Чтобы ответить на эти вопросы, нацеливающие менеджера на оценку своего стиля использования рабочего времени, финские управленцы рекомендуют пользоваться специальным тестом, на вопросы которого нужно искренне ответить «да», «никогда», «нет»:

1. Планируете ли Вы заранее то, что предстоит сделать на следующей неделе?

2. Достаточно ли бывает в Вашем распоряжении работников для выполнения порученного объема работы?

3. Планируете ли Вы заранее распределение работ между отдельными работниками?

4. Осуществляются ли работы на участке, за который Вы отвечаете, достаточно быстро и гибко или возникают остановки?

5. Достаточно ли компетентен и хорошо подготовлен персонал для выполнения возложенных на него задач?

6. Подготовили ли Вы себе помощника, который при необходимости мог бы помочь?

7. Имеются ли в распоряжении помощника или секретаря современные средства оргтехники, необходимые для обеспечения эффективной работы?

8. Подготовили ли Вы своего помощника к тому, чтобы он мог эффективно решать возникающие проблемы?

9. Стремитесь ли проводить как можно меньше различных совещаний?

10. Намечаете ли Вы деловые встречи через секретаря?

11. Готовите ли Вы задания в конце рабочего дня или утром с тем, чтобы секретарь мог их исполнить в течение рабочего дня?

12. Пользуетесь ли Вы сами диктофоном?

13. Знает ли секретарь, кого он может связать непосредственно с Вами?

14. Назначает ли сам секретарь время Ваших деловыхвстреч и поездок?

15. Достаточно ли понятно Вы даете задания персоналу?

16. Есть ли возможность связаться с Вами, если кто-либо из сотрудников срочно нуждается в помощи?

17. Пунктуальны ли Вы в вопросах использования рабочего времени?

18. Начинаете ли Вы свой рабочий день с неотложных дел?

19. Стремитесь ли Вы найти перерывы в течение рабочего дня?

20. Всегда ли Вы принимаете решения быстро?

21. Всегда ли Вы действуете решительно, когда замечаете, что персонал слоняется по коридорам или сидит без дела на своих местах?

22. Объективно ли Вы определяете эффективность работы своих подчиненных?

23. Знаете ли Вы на основе каких критериев подчиненные определяют Вашу собственную эффективность в работе?

24. Проводите ли Вы оценку использования своего рабочего времени?

25. Проводят ли Ваши подчиненные контроль по использованию своего рабочего времени?

26. Составляете ли Вы перспективный план использования своего рабочего времени?

Обработка теста и интерпретация результатов:

1. За каждое «да» Вы получаете два балла, за каждое «иногда» — один балл, «нет» – баллы не получаете.

2. Подсчитайте сумму баллов.

3. Сумма баллов свыше 46 указывает на эффективное использование рабочего времени; 46-26 – удовлетворительном; 25-15 – не достаточно удовлетворительном; ниже 14 – неудовлетворительно.

Дата добавления: 2014-01-07