Требования к составлению и оформлению УД

Формуляр-образец.

Состав и расположение реквизитов.

Требования к бланкам документов

Управленческая документация- пакет официальных документов, составленных по определённой форме и содержащих конкретную управленческую информацию.

Оформление- совокупность процедур по приведению внешнего вида УД в соответствии с правилами, обеспечивающими их юридическую силу, оперативное качественное их исполнение и поиск.

Требования к оформлению УД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003.

Содержание УД- вся включенная информация, основной компонент которой текст, т.е. выраженная средствами служебно - делового языка сущность управленческого решения и вытекающие из него действие.

Второстепенный информационный компонент:

- в деловых письмах - приветствие, обращение к адресату, заключительная формула вежливости.

-в приказах и распоряжениях - преамбула.

-в служебных записках – выводы и предложения подытоживающие текст.

В соответствии с требованиями ГСДОУ управленческий документ должен:

- содержать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах.

-увязываться с документами, ранее изданными по данному вопросу, по не дублировать их содержание.

- не противоречить законодательству, нормативно – правовым актам и организационно - распорядительным документам, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности, освещаемого в документе.

- излагаться ясно, убедительно и ёмко, но вместе с тем кратко.

Тексты документов составляются на русском или национальном языке. При обращении УД за пределами территории субъекта РФ только на русском языке.

Составление проекта содержания должно начинаться с изучения:

1. существа вопроса, излагаемого в УД.

2. положения законодательства и нормативно – правовых актов, имеющих отношения к вопросу.

3. справочных материалов (служебно – деловая переписка).

Подготовка, составление текста УД производится с соблюдением общих правил на основе:

· унифицированных текстов документов, входящих в состав УСД.

· унифицированных текстов документов, составленных для нужд предприятий, организаций, учреждений.

· типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных видов УД.

· текстовых формуляров, при этом текст документа должен быть представлен в виде:

- связанного текста применяется при подготовке содержания правил, положений, писем, приказов и т.д.

- трафаретного текста, который включает постоянную и переменную часть применяется для подготовки справок, актов, протоколов.

- анкетный текст – содержит характеристику, какого – то объекта по строго определенным признакам (параметр, показателям, где параметры – постоян. часть, а их характеристика переменная).

- табличный текст – содержит сопоставленную информацию о нескольких объектах применяется для подготовки финансовой документации, приложений в составе организационно – распорядительных документов.

Необходимо также избегать формулировок, порождающих различные толкования, нестандартную терминологию.

При определении времени суток следует исходить из 24 – часового исчисления, по необходимости указывать по Москве, по местному времени.

Структура УД – ( от лат. строение, распоряжение, порядок). Последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей текста, объединенных единством изучаемого вопроса.

Функциональное назначение

1) вводной части заключается в конкретизации сути излагаемого вопроса (1 – 2 предложения)

2) основной части состоит в последовательном изложении различных аспектов вопроса (1 – 3 и > абзацев)

3) заключительной части – изложение выводов и предложений, просьб, требований, напоминаний (1 абзац, 2- 4 предложения).

Дата добавления: 2014-01-07