Документообіг та його організація

Документообігом називається певний порядок організації складення і опрацювання документів.

Кожне підприємство, враховуючи свою специфіку господар­ської діяльності та структуру управління визначає напрями і об­сяги документів.

Організовує документообіг на підприємстві го­ловний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію опрацювання облікової інформації.

Ця технологія ви­значає основні етапи проходження документів:

складення пер­винних документів або реєстрація таких, що надійшли зі сторони,

облікове опрацювання та реєстрація документів;

передача доку­ментів на зберігання до архіву.

Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він повинен ви­значати здійснення систематичного контролю за складенням і строками проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачею їх до бухгалте­рії.

План (графік) документообігу розробляється головним бухга­лтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгал­тера щодо порядку складення і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

При надходженні документів до бухгалтерії проводиться їх перевірка:

за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізи­тів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);

за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та норма­тивним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

арифметична (перевірка правильності поставлених цін і та­рифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєст­рацію.

Процес опрацювання в бухгалтерії прийнятих від виконав­ців бухгалтерських документів включає три етапи:

розрахунок (та­ксування),

групування і

бухгалтерське проведення (котирування).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення на­туральних і трудових вимірників у грошовий, здійснюється у са­мому документі шляхом помноження показника на ціну. Ця опе­рація характерна для документів, якими оформляють рух матері­альних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складення записують тільки кількісні пока­зники. Документи, в яких проставлені ціна та сума, не підлягають розцінці. В результаті розцінки відбувається оцінка господарсь­кої операції у грошовому вимірнику.

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зве­дених даних (по складах, цехах, замовленнях, касах тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Згруповані за певними ознаками однорідності документи у накопичувальні та групувальні відомості; істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення(таксування) передбачає відобра­ження у первинних або згрупованих документах (відомостях) бух­галтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яка в майбутньому знайде своє відображення у регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків перед­бачені спеціальні графи.

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовуються для подальшого відображення госпо­дарських операцій, що в них містяться, в реєстрах синтетичного і аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи після виконання своєї обліково-аналітичної функції підлягають передачі до архіву.

Для зберігання документів призначені архіви. Архіви розріз­няють поточні і постійні.

Поточний архів організовується безпо­середньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками і інформацією. Поточний архів міститься у спеціаль­них закритих шафах.

Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, але й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєст­руються в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справ у разі необхідності.

Документи з поточного архіву передаються у постійний після закінчення звітного року і відповідно відпрацьовані: системати­зовані у хронологічному порядку, прошиті і марковані ярликами (рубриками).

Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових реєстрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визна­чені Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цьо­го управління від 20.07.1998 р. №41, документи поіменовані в розділі 42.

Бухгалтерський облік та звітність зберігається від 3 до 5 років. Так, наприклад, для первинних документів, що фік­сують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, акта документальних ревізій, податкових та інших перевірок— 5 років; особові рахунки робітників та службовців, студентів — 75 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберіга­ються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання докумен­ти, що мають особливо важливе значення, передаються на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи під­лягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.

Дата добавления: 2014-01-07