Переліки документів

Лекція 6

Перелік документів зі строками зберігання – систематизований список видів документів з нормативними вказівками щодо строків зберігання документів. Їх слід розглядати, як довідники видів документів із зазначенням строків їх зберігання, основні засоби відбору документів для внесення їх до НАФ, комплектування архівних установ, удосконалення організації діловодства, а також як основні нормативні та методичні посібники, що використовуються під час проведення експертизи цінності документів.

Переліки документів є основним засобом відбору документів до складу НАФ. Вони дозволяють об’єктивно, науково обґрунтовано й усебічно давати оцінку як окремих документів, так і їх комплексів, у них у концентрованому вигляді враховано існуючі інформаційні зв’язки між документами. Переліки орієнтують у строках зберігання документів і полегшують їх відбір для постійного зберігання, запобігають однобічному суб’єктивному оцінюванню значення документів, упорядковують і регламентують процес експертизи цінності документів загалом.

Головне призначення переліків типових документів – уніфікація строків зберігання однорідної, тобто типової документації, що утворюється в діяльності всіх установ, незалежно від їх відомчої підпорядкованості і галузевої спрямованості. Відомчі (галузеві) переліки передбачають узагальнене охоплення видів документів, систематизованих за групами (ланками) установ відповідно до функцій і напрямів їх діяльності.

Переліки документів зі строками зберігання (типові і відомчі) дозволяють раціонально вирішувати питання відбору документів на постійне зберігання ще на стадії діловодства.

Переліки документів поділяють на дві основні групи:

- переліки документів зі строками їх зберігання (типові й відомчі);

- переліки документів, що підлягають передаванню на постійне зберігання.

Перша група переліків дозволяє визначати цінність документів з

моменту їх створення та раціонально вирішувати питання відбору документів на постійне зберігання ще на стадії діловодства.

Типові переліки включають назви видів документів, створюваних під час виконання загальних для всіх установ функцій управління. Вони уніфікують строки зберігання однорідних документів у різних установах і сприяють систематичному вивільненню архівів установ від документів, строки зберігання яких минули.

Відомчі (галузеві) переліки охоплюють як типову, так і специфічну документацію, створювану в процесі профільної діяльності установ певної сфери діяльності або галузі. Під час проведення експертизи цінності документів та складання номенклатур справ використовуються два переліки – типовий і відомчий (галузевий).

Строки зберігання документів, встановлені типовими переліками, є обов’язковими для всіх установ незалежно від форми власності, а строки зберігання, визначені відомчими (галузевими) переліками, є обов’язковими для всіх установ, що входять в систему відповідного міністерства, іншого центрального органу.

Друга група – це переліки «для архівістів», у яких зазначені види документів виключно постійного строку зберігання, що підлягають обов’язковому внесенню до НАФ і прийманню до державних або інших архівів, і можуть бути як типовими, так і відомчими. Переліки даної групи призначені для використання в процесі комплектування державних архівних установ (архівних відділів міських рад).

Серед двох зазначених груп є переліки спеціальних класів документації (науково-технічної, гідрометеорологічної, геологічної, гідрологічної, кінофотофонодокументів, геодезичної і картографічної тощо) та переліки для однотипних установ.

Використання переліків в роботі

Оцінювання документів на основі зазначених переліків здійснюється поетапно:

- у діловодстві – під час складання номенклатур справ, у процесі формування справ, під час підготовки справ до архівного зберігання;

- в архіві установи – у процесі підготовки справ для передавання на постійне зберігання до державного або іншого архіву.

У ході створення документів встановлюються строки їх зберігання.

Попередня оцінка документів на першому етапі (у діловодстві) передбачає ретельне вивчення документування управлінських функцій і встановлення на підставі існуючих переліків строків зберігання документів, які потім уточнюються у процесі формування справ у структурних підрозділах.

На другому етапі здійснюється відбір документів для передавання на постійне зберігання до державних або інших архівів на підставі аналізу всієї сукупності документів із застосуванням системи відповідних переліків. Строки зберігання документів у статтях переліків визначаються з метою оцінювання і правильного формування справ на основі критеріїв експертизи цінності.

Третій етап експертизи цінності – остаточний відбір документів на постійне зберігання, тобто до складу НАФ.

При проведенні експертизи цінності документів застосовують переліки документів, що утворюються в діяльностіорганів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням строків зберігання документів. Вони сприяють організації документів та якісному поповненню НАФ. Переліки бувають міжвідомчі – для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств; відомчі – для установ і організацій кожного окремого міністерства чи відомства; конкретні – для кожної організації (за відсутності відповідного відомчого переліку). Зазначені в переліках строки зберігання обов’язкові для всіх установ і організацій в Україні. Жодна установа, організація і підприємство не мають права ці строки зменшувати. Переліки структуровано за основними напрямами діяльності організацій незалежно від їх статусу в ієрархічній системі управління і галузевої належності, а в межах її – за функціональним принципом призначення тієї чи іншої документації. Кожний напрямок діяльності відповідає окремому розділові переліку. Усім статтям у переліках присвоєно наскрізну нумерацію. Для зручності користування переліками до кожного з них укладають абетковий та предметний покажчик на види і різновиди документів з посиланням на конкретні статті. Підготовка переліку – складний, тривалий (в кілька років). Як правило, розробляють їх галузеві науково-дослідні інститути або спеціально створені з цією метою при центральних відомствах тимчасові творчі колективи. До складу їх входять працівники діловодних та архівних служб відомчої системи, провідні спеціалісти і науковці. Переліки рецензують всередині системи, розглядають експертно-перевірні комісії міністерства або відомства, потім – ЦЕПК Державної архівної служби. Після цього його затверджує керівництво, тиражують і вводять у дію.

Дата добавления: 2014-01-07