Поняття управлінської діагностики

Необхідність проведення управлінського аналізу визначається декількома факторами: показники діяльності підприємства не відповідають очікуванням акціонерів (власників); необхідно виявити проблеми управління, що є причинами зниження ефективності діяльності; потрібно стимулювати зростання ефективності діяльності підприємства; існують труднощі у визначенні проблемних областей підприємства; відсутні ресурси, необхідні для вивчення системи управління підприємства; потрібно визначити внутрішні ресурси й можливості, які можуть розглядатися як сильні і слабкі сторони підприємства, оцінити їх важливість і встановити, які з них можуть стати основою конкурентних переваг.

Управлінський аналіз — це процес комплексного аналізу внутрішніх ресурсів і можливостей підприємства, спрямований на оцінку їх наявності та відповідності поставленим цілям і завданням (зокрема, стратегічним завданням забезпечення та підтримки конкурентних переваг підприємства), на оцінку поточного стану підприємства, його сильних і слабких сторін, виявлення стратегічних проблем. Конкретний перелік показників, ресурсів і сфер діяльності підприємства, які необхідно проаналізувати, змінюється з урахуванням зміни умов функціонування підприємства.

В найбільш загальному вигляді послідовність рішень локальних завдань діагностики системи управління може бути сформульована наступним чином:

· вивчення діючої системи управління і її відповідності об’єкту управління;

· оцінка ефективності діючої системи управління;

· діагностика можливих шляхів розвитку системи управління при зміні зовнішніх умов і окремих елементів;

· виявлення інноваційного досвіду і можливостей його використання на підприємстві, розповсюдження досвіду кращих підрозділів на всі ланки об’єкту;

· виявлення резервів, використання яких підвищить ефективність функціонування системи управління;

· виявлення заходів, які можуть бути спрямовані на підвищення ефективності функціонування системи управління.

При визначенні цілей діагностики (особливо на початковому етапі) враховуються: специфіка проблеми, для вирішення якої проводиться діагностика; особливості об’єкту, стосовно якого ведеться діагностика; наявність аналога і нормативної бази; реальність забезпечення необхідною інформацією; методичне забезпечення аналітичних розрахунків; встановлений строк діагностики та ін.

Все різноманіття завдань діагностики системи управління можна звести до двох основних: 1) вивчення глибини впливу управлінських дій на результативність господарської діяльності підприємства, тобто ефективність управління; 2) обґрунтування заходів з удосконалення організації управління з метою забезпечення перспективної спрямованості і ефективності рішень, що приймаються.

Управлінська діагностика направлена на дослідження і оцінку систем управління в її поточному стані. В цілях діагностики систему управління доцільно розглядати як сукупність наступних елементів: система цілей підприємства і стратегій їхнього досягнення, організаційна структура управління, система процесів управління і структура інформації, що циркулює в системі управління, економічна культура.

Таким чином, управлінська діагностика представляє собою дослідницьку діяльність, спрямовану на вивчення системи цілей підприємства і стратегій їх досягнення, організаційної структури управління, управлінських процесів і організаційної культури. Зміст управлінської діагностики представлений в табл. 1

Таблиця 1

Зміст управлінської діагностики

Напрямки діагностики	Зміст	Джерела інформації
Діагностика системи цілей підприємства і	Виявлення і діагностика головної мети підприємства і обмежень	Організаційна і управлінська документація,
стратегій їх досягнення	її досягнення, визначення і досягнення стратегії підприємства	інтерв’ю, планова документація, результати стратегічної діагностики
Діагностика організаційної структури	Дослідження і оцінка існуючих організаційно-структурних одиниць і їхніх взаємозв’язків та підпорядкованості	Організаційна, управлінська та інша документація, спостереження, інтерв’ю, анкетування
Діагностика процесів управління	Ідентифікація, моделювання і діагностика процесів	Організаційна та управлінська документація, інтерв’ю, результати діагностики організаційної структури
Діагностика структури інформації	Діагностика і структуризація інформації, що циркулює на підприємстві	Документація підприємства
Діагностика управлінських рішень	Діагностика виконання і ефективності управлінських рішень	Організаційна і управлінська документація, результати аудиту, санкцій
Діагностика управлінської культури	Діагностика стилю управління	Організаційна і управлінська документація

Управлінська діагностика складається з наступних етапів:

1. Встановлення робочих відносин з досліджуваною організацією, визначення обмежень на доступ до необхідної інформації (для групи, що проводить діагностику або для консультативної фірми, що здійснює діагностику).

2. Збір і первинна обробка інформації.

3. Виявлення і діагностика систем цілей підприємства.

4. Моделювання і діагностика існуючої організаційної структури управління.

5. Моделювання і діагностика процесів управління.

6. Розробка інформаційної моделі.

7. Діагностика існуючої системи управління, виявлення проблемних зон і «вузьких місць», оцінка організаційно-управлінського потенціалу підприємства.

8. Визначення підходів, методів і засобів організаційного проектування, виходячи із поставлених цілей і результатів діагностики.

9. Діагностика оперативності і ефективності системи управління підприємством.

10. Презентація результатів управлінської діагностики.

Можна виокремити чотири напрямки, за якими може проводитися управлінський аналіз:

1. Процесний аналіз управління — аналіз ефективності й результативності діяльності менеджменту (процесів планування, організації, координації та контролю).

2. Функціональний аналіз управління — аналіз ефективності та результативності управління за окремими функціями (функція маркетингу, виробнича функція, функція постачання, функція управління фінансами, функція загального управління, функція управління персоналом), тобто відповідними функціональними підрозділами підприємства.

3. Ситуаційний аналіз або аналіз відповідності й взаємозв'язків у межах існуючої системи управління з різними факторами та компонентами зовнішнього середовища (SWОТ-аналіз, аналіз стратегічної позиції, займаної підприємством, аналіз сегментів ринку, аналіз конкуренції та позиційний аналіз).

4. Внутрішній аналіз відповідності й взаємозв'язків у межах комплексної системи управління підприємством (комплексний аналіз ступеню інтеграції, автоматизації функціональних підсистем, аналіз інформаційних систем підтримки прийняття управлінських рішень).

Комплексний аналіз складається з аналізу за всіма напрямками, під час експрес-діагностики можна обмежитися будь-яким одним з підходів, що виявиться найбільш придатним, виходячи з мети аналізу.

Робота з проведення організаційної діагностики дозволяє: виявити ключові проблеми; причини й джерела їхнього виникнення; варіанти вирішення цих проблем з прогнозом можливих результатів.

Консультування з управління та організаційного розвитку — це вид консультативної діяльності, в основі якої лежать контрактні відносини з надання послуг підприємствам за допомогою спеціально навчених і кваліфікованих осіб щодо виявлення, аналізу та вирішення проблем: пов'язаних з управлінською діяльністю в цілому і діяльністю фінансово-економічних, комерційних (збутових, маркетингових, постачальницьких, складських), кадрових, інформаційних та інших служб зокрема. Консультаційні послуги можна виконувати в різних формах; від консультацій у вигляді зворотного зв'язку з керівництвом підприємства і звітів про систему управління, слабкі місця та причини труднощів, перешкод, до прогнозування розвитку конкретної ситуації й рекомендацій щодо вирішення існуючих на підприємстві проблем, та, в разі необхідності, сприяння здійсненню заходів з удосконалення діяльності підприємства.

Головне завдання консультантів — допомога клієнтам у розв'язанні їх управлінських проблем — може бути виконано через:

експертне консультування, коли консультант виконує діагностування, пропонує рішення і рекомендації щодо їх впровадження;

процесне консультування, коли консультант-постійно взаємодіючи з клієнтом, оцінює його ідеї, пропозиції, проводить за його сприянням аналіз проблем і підготовку рішень, допомагаючи клієнту самому знайти проблему й визначити шляхи її вирішення;

навчальне консультування, коли консультант не тільки збирає ідеї, аналізує рішення, але ще надає клієнту відповідну теоретичну та практичну допомогу у формі лекцій, семінарів, тренінгів, посібників, як знаходити та вирішувати проблеми.

На практиці всі три підходи найчастіше перетинаються і взаємодоповнюють один одного, залежно від того, що необхідно клієнту: щоб вирішення проблеми знайшли за нього, або щоб йому допомогли вирішити проблему, або щоб його навчили як її вирішувати.

Підприємство може застосовувати наступні способи консультування:

виконання проекту консультантом. Цей спосіб передбачає постійну координацію консультантом проекту від його початку до завершення (виявлення проблем, розробка рішень, впровадження рішень);

розробка інструментарію. При цьому способі підприємство визначає мету дослідження, формулює гіпотези. Завданням консультанта є самостійне або спільне з підприємством визначення джерел інформації, методу збору даних, обсягу вибірки. До завдання консультанта можуть також входити попередні іспити методу (оцінка якості перших отриманих даних);

супровід передбачає періодичну участь консультанта на всіх стадіях, крім польових досліджень;

консультування передбачає участь консультанта на етапі визначення проблеми. Консультант структурує проблему, вивчає можливості її вирішення, формулює гіпотези, Іноді пропонує метод розв'язання проблеми, частіше напрямок пошуку й альтернативні можливості;

внутрішнє консультування передбачає постійну роботу консультанта в штаті підприємства з підпорядкуванням керівнику підприємства. При достатньому обсязі завдань може бути доцільним створення внутрішнього консультативного підрозділу на підприємстві;

інші способи консультування.

Для особливо значущих проектів у штат підприємства може вводитися консультаційна група, яка здійснює всі необхідні організаційні процеси (діагностику підприємства, ринкові дослідження, розробку стратегій, підбор кадрів і т. д.), які підприємство якісно реалізувати не в змозі. Для проблемних підприємств може застосовуватися самоусунення керівника (власника) від управління і призначення консультанта тимчасовим керуючим. Іноді консультантами виконується створення підприємства "з нуля".

Залежно від специфіки поставлених завдань може бути обраний спосіб консультування, найбільш доцільний стосовно витрат і ефекту, що досягається.

Основними методами одержання якісної інформації є:

кабінетні дослідження — робота з бухгалтерськими документами, статистичною та іншою внутрішньою інформацією;

самодіагностика — оцінка відібраними керівником підприємства співробітниками стану різних систем і підсистем підприємства щодо відповідності поставленим цілям і завданням, наявності необхідних ресурсів, за допомогою різних методів і процедур;

діагностичне інтерв'ю — бесіди з керівниками й фахівцями підприємства, експертами про їх розуміння проблем і шляхи їх вирішення, анкетні опитування працівників підприємства;

діагностичне спостереження — знайомство з зовнішніми проявами діяльності підприємства, роботою співробітників в офісах, на виробництві, присутність на нарадах, презентаціях, виставках, вивчення рекламних матеріалів тощо;

"мозковий штурм", конференції та інші методи групової роботи.

Повноцінна діагностика не може зводитися тільки до якогось одного з цих підходів: дані, отримані за результатами проведення кожного з них, між собою зіставляються і узагальнюються.

За результатами діагностики формується системне бачення керівництвом підприємства проблемних областей, що дозволяє оцінити поточний стан і тенденції розвитку комерційної, виробничої, фінансової складової діяльності підприємства, визначити слабкі місця в управлінні, розставити "по місцях" проблеми, з'ясувати причини і джерела їх виникнення і встановити пріоритети в роботі з проблемами підприємства, оцінити можливі варіанти розв'язання цих проблем з прогнозом можливих результатів, виробити попередні рекомендації з розробки стратегії розвитку підприємства на середиьострокову або довгострокову перспективу. Крім цього, керівництвом приймаються обґрунтовані управлінські рішення щодо підвищення ефективності діяльності підприємства за рахунок використання виявлених резервів із прогнозованим економічним ефектом.

Звіт за результатами організаційної діагностики включає наступні розділи; сильні сторони підприємства, структура його проблемного поля, основні зовнішні й внутрішні погрози, висновки та рекомендації щодо вирішення тих проблем, подолання яких допоможе легше і швидше вирішити інші проблеми або зробить їх неактуальними, а також можливий план-програму впровадження змін.

Дата добавления: 2014-01-07