Планування, звітність та економічна діяльність архівів

Планування, тобто визначення видів і обсягів робіт працівників на певний період відповідно до мети і при значення архіву, є складовою частиною управлінських функцій. Воно має дві форми: перспективну і поточну. Перша властива органам управління архівною справою (Держкомархів, центральні державні архіви, державні архіви областей) і розрахована на тривалий термін. Друга – архівним установам і архівним підрозділам. Вони, як правило, складають річні плани. В державному архіві постійного зберігання документів складаються такі види планів: основної діяльності (розвитку архівної справи); науково-дослідної та методичної роботи; науково-видавничої роботи; план впровадження наукових і методичних розробок.

Планування здійснюється архівом самостійно на основі досягнутих результатів попередньої діяльності, перспективних планів і програм, виходячи з наявних та прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових ресурсів. Враховуються також рекомендації та доручення органів вищого рівня.

Виходячи з обсягу робіт, бюджету часу та кількості штатних працівників, структурні підрозділи готують пропозиції до проекту плану, який затверджує керівник установи. План основної діяльності має дві частини – текстову і табличну.

До показників плану входять: види робіт, одиниця виміру (справ, аркушів, карток тощо), норматив, обсяг робіт з розбиттям по кварталах, бюджет часу, виконавці та пояснення. Розділи плану відбивають головні напрями діяльності архіву. Структура плану може змінюватися у відповідності з вимогами часу.

Для обліку витрат часу при складанні плану дирекція архіву керується "Нормативами трудомісткості основних видів робіт; які виконуються в державних архівах України", що затверджуються наказом начальника Держкомархіву наприклад, приймання справ на державне зберігання: загального діловодства – 450 справ – 1 людино-день; особового походження – 200 справ або 3,5 тис. арк. – 1 людино-день; страхового фонду – 6 тис. кадрів – 1 людино-день.

Виконання запитів: за документами – 3 довідки – 1 людино-день; за довідковою картотекою – 9 довідок – 1 людино-день.

Підготовка: статті, огляду, наукової доповіді – 1 друк. арк. –.40 людино-днів; методичного посібника, методики, інструкції – 1 друк. арк. – 26 людино-днів.

Введення цих нормативів сприяє поліпшенню організації та координації праці, підвищенню її продуктивності, уніфікації виробничих процесів, налагодженню обліку виконаних робіт.

На роботи, не передбачені типовими галузевими нормами або якщо умови їх виконання суттєво відрізняються від стандартних, в архіві можуть розроблятися місцеві норми.

Архівні установи зі змінним складом документів планують роботу відповідно до вимог органів вищого рівня, їх плани можуть бути річними, піврічними або квартальними. Характерною особливістю їх є посилена увага до таких видів робіт, як контроль за діяльністю архівних підрозділів та служб діловодства установ, підприємств і організацій, приймання документів на тимчасове зберігання та передання їх на постійне державне зберігання. В архівних установах практикують і складання індивідуальних робочих планів співробітників.

Для контролю за виконанням планових завдань і використанням робочого часу в архівах використовують застосовуються різні форми обліку праці. Найпоширенішою є ведення щоденників, до яких керівник відділу заносить цифрові показники рубіжного контролю. У виробничих підрозділах щомісячно, а в межах архівної установи – щоквартально підбивають підсумки виконання плану.

Державні архіви звітують за кількома статистичними формами.

Основною зведеною звітно-обліковою формою є паспорт архівної установи, де в чотирьох розділах подається така інформація: про кількість споруд, об'єм та площу архівосховищ, протяжність стелажного обладнання, кількість робочих кімнат, читальних залів, допоміжних приміщень; документів з паперовою основою (фондів, справ тощо), кіно-, фото- і фонодокументів; стан довідкового апарату (описів, книг обліку, карток, обсяг інформації, введеної до комп'ютерів тощо); про кадровий склад (всього працівників, у т.ч. керівних, спеціалістів, службовців та інших).

Паспорт заповнюють за станом на 1 січня поточного року і подають до Держкомархіву до 1 лютого.

Наступна зведена звітна форма – звіт про виконання плану розвитку архівної справи. Він складається за основними напрямами діяльності архіву: забезпечення збереженості та державний облік документів, створення та розвиток довідкового апарату, формування НАФ та експертиза цінності документів, використання інформації документів, зміцнення матеріально-технічної бази.

До цієї форми включають види робіт, одиницю виміру, планове завдання і фактичне виконання. Даний звіт також подають до 5 січня.

Місцеві архівні установи зі змінним складом документів звітують за спеціальною формою про стан і обсяг документів НАФ, що перебувають на відомчому зберіганні. Подають відомості про кількість установ – джерел комплектування, наявні приміщення, кількість працюючих, характеристики складу документів тощо. За цією формою архіви (архівні підрозділи) подають відомості державним архівам областей до 10 грудня.

Архіви звітують і про чисельність, склад та рух працівників, які займають посади керівників і спеціалістів (форма № І-К), та, про чисельність окремих категорій працівників (форма № 6-ПВ). Звіти подають до 5 січня. Крім того, складають бухгалтерську звітність за формами, встановленими для бюджетних організацій.

В умовах ринкових відносин ретроспективна інформація документів набуває значення товару. Це стимулює економічну діяльність архівних установ, розширення сфери архівних послуг. Найпоширенішими формами такої діяльності є виконання замовлень на виготовлення мікрофільмів чи ксерокопій. Практикують також надання документів для експонування на виставках, у телепередачах, для кінозйомок. В архіві виконуються тематичні запити, складаються історичні довідки, готуються збірники документів. Доволі поширеним є замовлення генеалогічного характеру. Формою позабюджетних надходжень залишаються також кошти від діяльності господарсько-розрахункових підрозділів за платне впорядкування документів міністерств і відомств, підприємств, установ та організацій.

Розцінки і тарифи на основні види робіт і послуг затверджує орган вищого рівня. Ціни за виконані роботи залежать насамперед від категорії документів (унікальні, особливо цінні та інші), амортизаційних витрат на мікроплівку, папір, електроенергію тощо. З окремими користувачами документів можуть узгоджуватися договірні ціни. Кошти, отримані від економічної діяльності, використовують на матеріальне заохочення працівників, розвиток технічної бази, господарські потреби архіву.

Для поліпшення організації та розгортання планових робіт і послуг архів здійснює маркетингову діяльність за такими напрямами: вивчає попит на такі роботи потенційних замовників, обраховує економічну доцільність та ефективність надання таких послуг, використовує їх рекламне забезпечення, веде пошук нових споживачів.

Отже, основні питання організації роботи архівних установ пов'язані з соціальними функціями архівів як центрів зберігання і а використання інформаційних ресурсів. Статус, завдання, форми та зміст діяльності архівів зумовлюють їх структуру, кадровий, матеріально-технічний та фінансовий потенціал. Діяльність архівних установ регламентується нормативними актами, підбивається у планах роботи та звітах.

Дата добавления: 2014-01-07