Системи документації офіційного походження.

ІV. Модуль. Лекція 1 (8). Документація офіційного походження

План

1. Системи документації офіційного походження.

2. Види документації установи.

3. Економічна та наукова системи документації.

4. Нормативні та патентні документи.

Література:

1. Палеха Ю. І., Леміш Н. О. Навч. Посібник: К., Ліра-К – 2008. –395с.

Однією з перших систем документації, що виділилась із загального документного масиву ще в Давньому Єгипті, стала документація офіційного походження, яка вже тоді, через інститут писарів, певним чином регулювала господарські, суспільні та сімейні відносини в державі.

Документація офіційного походження – це сукупність документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, галузі, напряму діяльності установи чи її підрозділу. Документи особового походження – документи, що створені фізичними особами поза службовою діяльністю, або які містяться у її приватних зібраннях. Вони виступають в якості матеріалізованого продукту їх особистого інтелекту.

Як правило, документація офіційного походження – це службові документи, що необхідні для вирішення безпосередньо управлінських та інших рішень.

Вони містять як первинні вихідні фактичні відомості, показники тощо, так і вторинну інформацію, яка отримується за рахунок аналітико-синтетичної переробки первинних даних. Первинні документи мають переважно нові технічні відомості, які є результатом практичної, науково-дослідної, та проектно-конструкторської діяльності або нове розуміння відомих ідей і фактів. Вторинні документи це в більшості оглядові, аналітичні, реферативні та бібліографічні документи.

До систем документації офіційного походження відносять перш за все економічну (господарську), наукову, навчальну, законодавчу, судову, нотаріальну, військово-оборонну, громадсько-політичну, цивільно-реєстраційну документацію, а також документацію органів внутрішніх і зовнішніх справ, систем охорони здоров'я, культури, туризму та іншу базову документацію.

До системи документації офіційного походження відноситься великий блок інфраструктурних (функціональних) систем документації: управлінської, нормативної, інформаційної, які, як правило, на протязі багатьох років залишаючись незмінними, виконують певні функції. За оцінкою експертів в управлінській сфері нині існує більш сорока функціональних систем документації.

Кожна установа, підприємство, корпорація, окреме господарство має свій певний набір функціональних підсистем документації і видів документів, сукупність яких складає її документаційний фонд. В корпоративній системі документації може бути об'єднано ряд функціональних систем, які, в цьому випадку, стають підсистемами.

В кінцевому рахунку вся наявна сукупність документації офіційного походження, як спеціальної так і масової, представляє собою величезну загальнодержавну систему документації.

Розвиток загальнодержавной системи документації сьогодні відбувається в двох напрямах:

– за рахунок подальшої диференціації системи, виділення і розвитку нових самостійних систем документації підприємницької, податкової тощо;

– за рахунок інтеграції різних видів документації, що відносяться до окремих систем, та їх пристосування до комплексної обробки за умов активного впровадження нових інформаційних технологій. Чим довше розвивається суспільство тим більше стає різновидів документації за функціональною ознакою.

Дата добавления: 2014-01-07