Создание новой базы данных

Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться областью задач Создание файла (New file) окна приложения Microsoft Access Эта область появляется справа при первом запуске Access. Если вы уже использовали Access для работы с каким-либо файлом и после его закрытия не видите в главном окне этой области, вы можете:

- выбрать команду Создать (New) из меню Файл (File)

- нажать кнопку Создать (New) на панели инструментов.

Любое из этих действий приведет к открытию справа области задач Создание файла (New file).

Замечание: При создании новой базы данных в процессе работы в Access прежняя база данных будет автоматически закрыта. Обратите внимание, что две базы данных в одном окне приложения Access одновременно открытыми быть не могут!

Создать новую базу данных можно тремя способами:

- путем создания новой пустой базы данных;

- созданием копии существующей базы данных;

- с помощью создания базы данных с использованием шаблона.

Создание новой пустой базы данных

Чтобы создать базу данных с помощью области задач Создание файла (New file), необходимо:

В этой области из раздела Создание (New) выбрать элемент Новая база данных (Blank Database) (см. рис. 1.4). Появится диалоговое окно Файл новой базы данных (File New Database) с содержимым папки Мои документы.

В раскрывающемся списке Папка (Save in) открыть папку, в которой будет храниться создаваемая база данных, или выбрать папку одним из методов, описанных в разд. "Запуск Access и открытие баз данных" данной главы (рис. 1.9).

В поле ввода Имя файла (File name) указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Создать (Create). По умолчанию Access присваивает новой базе данных имя dbl, а если база с именем dbl уже существует, то db2 и т. д. После нажатия кнопки появится окно новой базы данных.

Создание копии существующей базы данных

Чтобы создать копию существующей базы данных, необходимо:

1) Открыть область задач Создание файла (New file), если она не была открыта

2) Из раздела Создание из имеющегося файла (New from existing file) выбрать команду Выбор файла (Choose file).

3) С помощью открывшегося диалогового окна Создание из имеющегося файла (New from existing file) выбрать файл базы данных, копию которого вы хотите создать. Это диалоговое окно будет идентично окну Открытие файла базы данных (Open)

4) Щелкнуть Мышью по кнопке ОК.

При этом будет открыта копия выбранного вами файла базы данных, во всем идентичная оригиналу (то есть и по данным, и по структуре баз данных), которая будет немедленно сохранена под именем <имя файла>1.mdb

Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц

Теперь мы познакомимся с режимом Конструктора. В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:

1) Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор (Design View) и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц (рис. 2.14).

2) В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.

3) В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.

4) В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).

5) В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.

6) После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

7)На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? (Do you want to save changes to the design of table <имя таблицы>?), нажать кнопку Да (Yes).

8) В окне Сохранить как (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.

9) В ответ на. сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined) и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you want to create a primary key now?) нажмите кнопку Да (Yes) если ключевое поле необходимо, или кнопку Нет (No) если такого не требуется.

После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в созданную таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.

Дата добавления: 2014-01-07