Контроль и ревизия операций с подотчетными лицами

При проверке учета данных операций руководителю следует просмотреть авансовые отчеты, на основе которых из подотчета работников списываются соответствующие суммы. При этом отраженные в отчетах выданные авансы должны соответствовать суммам, указанным в расходных кассовых ордерах, реквизиты которых зафиксированы в данном отчете. То же относится и к де­нежным средствам, выданным в наличие перерасхода. Суммы же остатков средств, внесенных после сдачи авансового отчета в кас­су, должны быть равны суммам, указанным в соответствующих приходных кассовых ордерах. Кроме того, на данных документах проверяются печати и подписи, утверждающие их.

Так как учет данных операций ведется в разрезе каждого подотчетного лица, каждого аванса, то не составляет особого тру­да выявить должников по суммам выданных средств, которые мо­гут быть и должны быть удержаны из заработной платы.

При контроле учета подотчетных сумм сверяются остатки подотчетных средств за отдельными работниками, отраженные в авансовых отчетах, с суммами задолженности по ним, зафик­сированными в журнале-ордере или в ведомости по синтетиче­скому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в случае за­долженности работника его сальдо дебетовое, задолженности предприятия — кредитовое). В ведомости по каждому отчету работника отражаются выданные ему средства, в журнале-ор­дере — списываемые из подотчета суммы.

Суммарное сальдо по всем отчетам всех работников, являю­щееся, таким образом, итогом задолженности по подотчетным суммам и зафиксированно в главной книге по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», переносится также в баланс (по соот­ветствующей строке актива баланса «Расчеты с прочими дебито­рами» в первом случае или как задолженность по расчетам с про­чими кредиторами в пассив баланса во втором случае).

Злоупотребления в этой области учета также возможны при отсутствии или невнимательном текущем контроле над выдавае­мыми авансами и списанием их из подотчета. При этом могут быть выданы деньги на ненужные, нецелесообразные расходы, списанные в дальнейшем по несоответствующим документам или при отсутствии их.

Средства могут быть выданы и подставным лицам. Во избежа­ние этого рекомендуется подписывать расходные кассовые орде­ра на выдачу подотчетных сумм, предварительно ознакомившись с основаниями расходов (их сметой); утверждать отчеты в такой же последовательности; ведение кассовых операций поручить другому лицу (не главному бухгалтеру).

Кроме того, при проверке следует особое внимание уделить контролю над суммами, выданными на командировочные расхо­ды, на использование личных автомобилей и списанными из подотчета работника. В случае утверждения их в размере, превы­шающем нормы, установленные законодательством, дополнитель­ные выплаты должны производиться из прибыли предприятия, ос­тающейся в его распоряжении после уплаты налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

Таким образом, соответствующие суммы должны быть отне­сены на дебет счетов 81 «Использование прибыли», 88 «Фонды специального назначения». То же относится и к нормам и поряд­ку возмещения расходов при направлении работников предприя­тий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а так­же за подвижный и разъездной характер работ, работы вахтовым методом, полевые работы, постоянную работу в пути (если дан­ные выплаты проводятся через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а не 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»).

Несоблюдение данного порядка отнесения затрат влечет за со­бой уменьшение налогооблагаемой прибыли.

5. Контроль и ревизия расчетных операций с поставщиками

Рациональная организация контроля за состоянием расчетов способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ас­сортименте и качестве, повышению ответственности организаций за соблюдение платежной дисциплины, сокращению дебиторско-кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости обо­ротных средств и, следовательно, улучшению финансового со­стояния. Поэтому проверке этих вопросов уделяется особое внимание.

Цель контроля и ревизии расчетных операций — оценка пра­вильности организации учета расчетов на предприятии, подтвер­ждение законности образования различных видов дебиторской и кредиторской задолженности, ее достоверности и реальности погашения.

Проверка состояния расчетов включает проверку расчетов с поставщиками и подрядчиками, с покупателями и заказчиками, по претензиям, с разными дебиторами и кредиторами, с бюдже­том, с банком, с подотчетными лицами и др.

Проверка состояния расчетов на предприятии начинается с анализа материалов инвентаризации расчетов. Проверяющий может также провести контрольную инвентаризацию расчетов, встречную проверку документов и регистров учета на проверяе­мом предприятии и у контрагентов.

Инвентаризация расчетов заключается в выявлении по соот­ветствующим документам остатков и тщательной проверке обос­нованности сумм, числящихся на этих счетах, устанавливаются сроки возникновения задолженности по счетам дебиторов и кре­диторов, реальность ее и лиц, виновных в пропуске сроков иско­вой давности.

Результаты инвентаризации расчетов оформляются актом, в котором указываются проинвентаризированные счета, наличие несогласованной задолженности, а также сумм безнадежных дол­гов (долги, не обеспеченные гарантиями). Анализ материалов ин­вентаризации расчетов даст возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения или неясности.

При проверке расчетов применяются приемы фактического и документального контроля: аналитические процедуры, логиче­ский анализ, а также устные опросы должностных лиц по отдель­ным вопросам.

Расчеты с поставщиками и покупателями — наиболее часто встречающиеся расчеты. Проверка проводится по двум основным направлениям:

1) правильность оплаты за полученные материальные цен­ности;

2) полнота оприходования полученных ценностей.

Источниками информации при проверке расчетов с постав­щиками, покупателями, покупателями и заказчиками, а также с разными дебиторами и кредиторами являются: положение об учетной политике, бухгалтерская отчетность, главная книга, учет­ные регистры по счетам 60, 62, 76, 91, 007 и другим, книга поку­пок, книга продаж, платежные документы, векселя, акты инвен­таризации расчетов, протоколы о зачете взаимных требований, акты сверки расчетов, накладные, счета-фактуры, договоры с контрагентами.

Проверка расчетов с поставщиками и подрядчиками преду­сматривает изучение договоров поставки сырья и материалов и других хозяйственных договоров на оказанные предприятию услуги, выполненные работы. Сделки, совершаемые сторонами умышленно без соблюдения установленной Гражданским кодек­сом РФ формы, не в полном объеме или несвоевременно, счи­таются ничтожными (недействительными).

Следует также обратить внимание на причины возникновения задолженности; дату ее погашения; учет материальных ценно­стей, находящихся в пути; учет бартерных операций; оформление журнала учета счетов-фактур, книги покупок и книги продаж; со­ответствие отражения цен в сопроводительных документах и до­говорах поставки; пересчет в рублевый эквивалент расчетов, осу­ществляемых в иностранной валюте, и отражение курсовой разницы.

В ходе проверки должны быть решены следующие задачи:

1) проверка правильности оформления первичных докумен­тов по приобретению товарно-материальных ценностей и по­лучению услуг с целью подтверждения обоснованности возник­новения кредиторской задолженности;

2) подтверждение своевременности погашения и правильно­сти отражения на счетах бухгалтерского учета задолженности;

3) оценка правильности оформления и отражения в учете предъявленных претензий;

4) проверка правильности оформления первичных докумен­тов по поставке товаров и оказанию услуг с целью подтвер­ждения обоснованности возникновения дебиторской задол­женности;

5) обоснованность выделения НДС;

6) подтверждение своевременности погашения и правильно­сти отражения на счетах бухгалтерского учета дебиторской за­долженности.

При поступлении товарно-материальных ценностей, на кото­рые не получены расчетные документы (неотфактурованные поставки), устанавливается, не числятся ли эти поступившие ценности как оплаченные, но находящиеся в пути (дебиторская задолженность).

Следует проверить правильность отражения в учете сумм не­истребованной дебиторской задолженности по договорам с контр­агентами, срок исполнения обязательств по которым превысил четыре месяца со дня фактического получения ими товаров (ра­бот, услуг). Согласно Налоговому кодексу РФ резерв по сомни­тельным долгам формируется:

1) в сумме 100% задолженности, если срок ее более 90 дней;

2) в сумме 50% задолженности, если срок ее от 45 до 90 дней;

3) не создается, если срок задолженности менее 45 дней.

Такая задолженность должна списываться на убытки предприя­тия-поставщика без уменьшения налогооблагаемой прибыли. Ре­визоры проверяют, учитывается ли данная задолженность на заба­лансовом счете 007 в течение пяти лет с момента ее списания для наблюдения за возможностью предъявления счета к должнику при изменении его имущественного положения, устанавливается ли на­личие дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, и было ли на эту сумму произведено уменьшение налого­облагаемой прибыли организации и начисление НДС.

Особое внимание уделяется операциям с использованием век­селей, отражение которых в учете нередко производится с ошиб­ками. Выданные векселя отражаются у предприятия на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», процент по векселю относится на себестоимость приобретенных товарно-материаль­ных ценностей, НДС подлежит возмещению из бюджета только после оплаты векселя. Полученные в оплату векселя учитывают­ся на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Сумма вексельного процента по полученным векселям относится на счет 91, обязательство по уплате в бюджет НДС возникает при по­ступлении денежных средств (товаров) или зачете встречного тре­бования по векселю.

6. Контроль и ревизия кредитных операций

При проверке расчетов по кредитам и займам используются источники информации: положение об учетной политике; бухгал­терский баланс (форма № 1); отчет о прибылях и убытках (форма № 2); отчет о движении денежных средств (форма № 4); приложе­ние к бухгалтерскому балансу (форма № 5); учетные регистры по счетам 66 и 67; главная книга; кредитные договоры с банком; до­говоры займа; выписки банка по расчетному и ссудному счетам с приложенными документами; кассовая книга; приходные и рас­ходные кассовые ордера; приказы руководителя и акты инвента­ризации расчетов; документы, подтверждающие целевое исполь­зование кредита или займа.

Согласно ст. 819 Гражданского кодекса РФ по кредитному до­говору банк или иная кредитная организация (кредитор) обязуется предоставить денежные средства (кредит) заемщику в размере и на условиях, предусмотренных договором, а заемщик обязуется воз­вратить полученную денежную сумму и уплатить проценты по ней.

Кредиты могут выдаваться российскими банками в валюте Российской Федерации и в иностранной валюте. Право на выда­чу кредитов в иностранной валюте российским организациям предоставлено уполномоченным банкам, имеющим лицензию Банка России на осуществление операций в иностранной валюте.

Расчеты по кредитам и займам, полученным как от нерезиден­тов, так и от российских уполномоченных банков в иностранной валюте, осуществляются резидентами с текущих валютных счетов и не могут производится с транзитных валютных счетов.

Согласно ст. 807 ГК РФ по договору займа заимодавец пере­дает в собственность заемщику деньги или иные вещи, опреде­ленные родовыми признаками, а заемщик обязуется возвратить заимодавцу сумму займа или равное количество полученных им вещей того же рода и количества. Заимодавец имеет право на получение с заемщика процентов на сумму займа в размере и поряд­ке, опрделенных договором. В связи с тем, что расчеты в Россий­ской Федерации производятся только в рублях, получение займов в иностранной валюте от организаций-резидентов, не являющих­ся банковскими учреждениями, запрещено.

В процессе контроля используются следующие приемы: про­верка документов, прослеживание операций, пересчет, аналити­ческие процедуры.

Проверке подвергаются договоры с банком, документы по от­крытию кредитных линий, договоры и соглашения о кредитах и займах. Задолженность по кредитам и займам, отраженная в регистрах бухгалтерского учета, должна соответствовать задол­женности, размер которой согласован с кредиторами. Для этого используются выписки банка, расчеты платежей, данные анали­тических ведомостей, таблиц. Задолженность по кредитам и зай­мам должна быть правильно квалифицирована по видам и спо­собам расчетов на основании анализа договоров.

Для проверки своевременности возврата кредитов банков по данным кредитных договоров и выписок с расчетного счета со­ставляется аналитическая таблица, в которой отражаются даты и суммы получения и погашения кредитов, а также возникшие отклонения.

На каждую отчетную дату суммы задолженности по кредитам по балансу должны подтверждаться данными аналитического учета. Задолженность по кредитам должна отражаться с учетом начисленных, но не выплаченных процентов на конкретную от­четную дату. Проверяется также наличие фактов нарушения сро­ков возврата кредитов и причины этого.

Для проверки целевого использования кредитных средств необходимо сравнить объект кредитования, зафиксированный в кредитном договоре, и фактические направления средств, под­тверждаемые договором поставки, счетами-фактурами, наклад­ными, платежными поручениями и т. д. Номенклатура товарно-материальных ценностей, сроки поставки и оплаты, цены, объем выполненных работ должны совпадать.

Правильность начисленных процентов за пользование креди­тами банков подтверждается по результатам их арифметического контроля. При выявлении источников списания процентов за пользование кредитами банков учитываются направления ис­пользования кредитов на закупку товарно-материальных ценно­стей, основных средств, нематериальных активов и т. п.

Устанавливается правильность начисленных процентов для целей налогообложения (ставка рефинансирования Центрально­го банка РФ увеличивается не более чем в 11 раза). В ходе провер­ки займов устанавливается: правильно ли оформлены договоры займа, своевременно ли погашалась основная сумма долга и про­центы по займам, правильно ли отражались в учете операции по полученным займам, включая начисление и перечисление про­центов, достоверность аналитического и синтетического учета расчетов по займам. При изучении договора займа особое внима­ние уделяется наличию в них указаний на срок возврата займа, его форму, наличие залога, размеры процентов и порядок их уплаты. Если заимодавцем является физическим лицом, то договор займа должен быть нотариально заверен.

Для проверки своевременности возврата займов по данным до­говоров и выписок с расчетного счета и отчетам кассира составляет­ся аналитическая таблица, в которой отражаются даты и суммы по­лучения и погашения займов, а также возникшие отклонения.

Типичными ошибками, выявляемыми при проверке расчетов по кредитам и займам, могут быть: отсутствие договора займа или составление его с нарушением Гражданского кодекса РФ, отсут­ствие договора с банком о пролонгации кредита, ненадлежащее ведение учета, неправильный учет расходов по уплате процентов по кредитам и займам, нецелевое использование средств креди­тов банков.

Дата добавления: 2014-01-07