Заявление - это служебный документ личного ха­рактера, который регламентирует отношения отдельного гражданина с должностным лицом или организацией

Резюме - это документ, содержащий краткие авто­биографические сведения с указанием занимаемых в те­чение жизни должностей, мест работы, образования и пожелания относительно нового места работы.

План

КУЛЬТУРА ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ РЕЧИ. ОСОБЕННОСТИ ПИСЬМЕННОЙ РЕЧИ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ

Лекция 7

Проектирование организационных структур предприятий сервиса и туризма

В практике сервисного обслуживания разные типы организацион­ных структур, рассмотренные выше, могут пересекаться, дополнять друг друга. Одни из составных единиц организации сервисного пред­приятия остаются стабильными, другие могут создаваться или упраз­дняться по мере необходимости.

Организационные структуры должны удовлетворять следующим требованиям:

· оптимальность — установлеиие рациональных связей между звеньями и ступенями управления на всех уровнях при наименьшем числе ступеней управления, что возможно за счет автоматизации некото­рых звеньев обслуживания, введения службы контроллинга и т. п.;

· оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы за период от принятия решения до его исполнения в управляемой си­стеме не успели произойти необратимые отрицательные измене­ния, при которых реализация принятых решений уже не нужна;

· надежность. Структура аппарата управления должна гарантиро­вать достоверность передачи информации, не допускать искаже­ния управляющих команд и других передаваемых данных, обес­печивать бесперебойность связи в системе управления;

· экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управлен­ческий аппарат;

· гибкость, то есть способность изменяться в соответствии с изме­нениями внешней среды (в настоящее время реализовать это тре­бование позволяет освоение информационных технологий, вне­дрение частичного найма работников и т. п.);

· устойчивость структуры управления, то есть неизменность ее ос­новных свойств при различных внешних воздействиях и целост­ности функционирования системы управления и ее элементов.

1. Вступление. Классификация жанров административно-канцелярского под стиля.

2. Сравнительная характеристика автобиографии и резюме.

3. Сравнительная характеристика заявления, расписки и до­веренности.

4. Особенности написания справки.

5. Сравнительная характеристика объяснительной, служеб­ной и докладной записок.

1. Знание специфики управленческого (административ­но-канцелярского) подстиля официально-делового стиля ре­чи обязательно для каждого из нас, так как в повседневной практике мы часто сталкиваемся с необходимостью состав­лять те или иные деловые документы: писать заявления и до­веренности, представлять автобиографию и резюме, посы­лать служебные письма. К каждому жанру предъявляются определенные требования, соблюдение которых помогает нам более успешно достигать своих целей. Рассмотрим функциональные и структурно-языковые особенности от­дельных жанров административно-канцелярского подстиля. В зависимости от назначения их условно можно сгруппировать следующим образом.

- Организационно-распорядительные документы. К ним относятся уставы, положения, правила, инструкции, которые определяют статус и порядок работы предпри­ятия или учреждения или их структурных подразделе­ний; приказы, распоряжения, решения.

- Кадровая, или личная, документация и обращения граждан. Среди них - автобиография, резюме, заявле­ние, расписка, доверенность и т.д.

- Информационно-справочные документы, такие, как: справка, объяснительная записка, служебная записка, докладная записка, акт.

- Коммерческая и рекламная корреспонденция, в число которой входят разного содержания служебные и дело­вые письма.

В повседневной практике мы чаще всего встречаемся с кадровыми (личными), информационно-справочными документами и служебной перепиской.

2. Начнем анализ с определения наиболее востребован­ных жанров в учебной и профессиональной сфере общения - автобиографии и резюме, которые входят в число личной документации. Рассмотрим их характерные особенности.

Так, автобиография - это документ, в котором в сво­бодной форме описывается жизненный путь составителя текста.

Основная функция этого документа - предоставление полной информации о физическом лице при приеме на учебу или работу.

Автобиография включает следующие реквизиты:

1) наименование документа;

2) текст документа, содержащий сведения о составите­ле (фамилия, имя, отчество, полная дата, место рождения), сведения об образовании (когда, в каких учебных заведениях учился или учится, когда закончил учебу); сведения о местах работы с указанием времени и названий учреждений; сведе­ния о составе семьи (Ф.И.О., год рождения, место работы ма­тери и отца); сведения о собственной семье; домашний адрес составителя, телефон;

3) подпись;

4) дата.

Подчеркнем, что текст документа достаточно разверну­тый, свободный по форме. Такой текст характерен только для автобиографии. Он может быть написан от руки, менее стереотипен по сравнению с резюме и другими жанрами на­званной группы, излагается от первого лица в произвольной форме, причем информация о себе сообщается в хронологи­ческой последовательности.

Среди кадровой документации наиболее близким к ав­тобиографии по содержанию является резюме. Определение данного документа таково:

Резюме называют также CV (си-ви), или curriculum vi-tae (лат.), что означает «жизнеописание, сведения из чьей-либо жизни».

Автобиографичность сведений объединяет резюме и
автобиографию, но цели их написания разные. Если назна­чение автобиографии - предоставление полной информации об авторе, то резюме должно заинтересовать работодателя и побудить его предоставить составителю документа должность, на которую автор претендует.

Поэтому при написании текста резюме рекомендуется отбирать информацию по следующим принципам:

- использовать только те данные о вашей предыдущей ра­боте и учебе, которые имеют отношение к должности, на которую вы претендуете;

- проанализировать свои достижения в этих областях и представить их в наиболее выигрышном виде;

- не включать в резюме все то, что не имеет прямого от­ношения к избранной работе.

Обычно резюме представляется в напечатанном виде и включает следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

2) текст, включающий Ф.И.О. автора - составителя ре­зюме, сведения о дате и месте рождения автора, его граждан­ство; адрес, телефон автора-составителя; сведения о его се­мейном положении; цель составления резюме (получение ва­кантной должности, на которую претендует автор); сведения об образовании; сведения о местах работы с указанием должности и служебных обязанностей; дополнительные све­дения о себе, связанные с возможностью занимать искомую должность (владение компьютером, наличие водительских прав, знание иностранных языков); сведения об интересах автора, его увлечениях; ссылка на рекомендации с предыду­щих мест работы;

3) дата.

В отличие от автобиографии текст резюме представ­ляется в напечатанном виде, по форме изложения напомина­ет анкету, но предполагает большую свободу. Кроме того, сведения об образовании представляются в хронологиче­ском порядке, а сведения о местах работы - в обратном по­рядке, т.е. сначала указывается работа, которой вы занимае­тесь в настоящий момент, а потом та деятельность, которой вы занимались ранее. Подпись на этом документе обычно не

предполагается, так как, по сути, резюме - это ваша визитная карточка, но более развернутая по форме.

3. В число жанров личной документации входят также заявление, доверенность и расписка, которые так же, как и автобиография, могут быть представлены в рукописном ви­де.

Итак, проанализируем особенности заявления.

Заявление содержит узкую, личную информацию, ко­торую составитель доводит до сведения должностного лица. Назначение данного жанра - обеспечить физическим лицам реализацию их гражданских прав.

Основными реквизитами заявления считаются сле­дующие:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта (заявителя);

3) наименование вида документа;

4) текст документа, включающий в случае необходимо­сти опись прилагаемых документов;

5) подпись (заявителя);

6) дата (подачи заявления);

7) визы согласования документа.

Следует обратить внимание на содержание и располо­жение структурных компонентов документа. В начале заяв­ления, в верхнем правом углу листа, должно быть указано, кому и от кого оно направлено (например, «Декану... фа­культета (Ф.И.О.) от (Ф.И.О.), студента 1 курса...»), затем следует наименование вида документа чаще со строчной бу­квы, в конце которого ставится точка. Далее идет стереотип­ный текст, в котором достаточно лаконично излагается просьба автора и ее объяснение (мотивировка). После этого справа ставится подпись заявителя, а строчкой ниже слева дата написания заявления.

Существует два вида оформления заявления, которые могут быть написаны так от руки, так и на бланке с трафаретным текстом.

Первый вариант:

Ректору РязГМУ проф. Раките Д.Р. Сергеевой А.С, студентки 1-го курса лечебного факультета (студбилет№...)

заявление.

Второй вариант:

Ректору РязГМУ проф. Раките Д.Р. от студентки 1-го курса лечебного факультета Сергеевой А. С. (студбилет№...).

Заявление

К языковым особенностям заявления относится ис­пользование клишированных синтаксических конструкций.

В тексте заявления просьба, как правило, представлена предложением «Прошу разрешить мне + инфинитив (посе­щать занятия) или винительный падеж (досрочную сдачу экзаменов)...». Варианты: «Прошу выделить, выдать, пре­доставить, помочь, оказать материальную помощь, отчис­лить, зачислить, перевести, отремонтировать» и т.п.

Мотивировка просьбы включает следующие конструк­ции: в связи с (тем, что).., ввиду (того, что).., на основании (того, что).., так как.., по семейным обстоятельствам и т.п.

Приведем образец заявления студента с просьбой о раз­
решении досрочной сдачи сессии:

Декану филологического факультета Репину Б.И.

Сергеева С.С, студента 1-го курса группы 2

заявление.

Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с тем, что в июне я буду проходить медицинское обследование.

Подпись

10 мая 2004 г.

(визы согласования документа)

. При необходимости заявление визируется должност­ными лицами (в нашем примере - преподавателями, которые допускают студента до досрочной сдачи экзамена по своему предмету).

Доверенность так же, как и заявление, относится к до­кументам личного характера, но имеет свои содержательные и структурно-языковые особенности. Известно следующее определение этого жанра.

Доверенность - это документ о предоставлении до­веренному лицу права на совершение каких-либо дейст­вий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

При написании доверенности используются следующие реквизиты:

1)наименование вида документа;

2) текст, включающий Ф.И.О. доверителя, его паспорт­ные данные, Ф.И.О. доверенного лица, его паспортные дан­ные или данные организации с указанием адреса;

3) подпись доверителя;

4) дата оформления доверенности;

5) отметка о заверении подписи доверителя;

6) подпись заверителя;

7) дата;

8) печать.

Исходя из указанных реквизитов можно выделить два типа доверенностей:

- служебные доверенности (например, организация до­веряет сотруднику пользование служебным автомобилем);

- личные доверенности (один гражданин доверяет
пользование личным автомобилем другому гражданину).

Служебная доверенность составляется от имени юри­дического лица, она должна быть подписана руководителем (или уполномоченными должностными лицами) и заверена печатью организации. Помимо указанных выше реквизитов служебная доверенность должна содержать регистрацион­ный номер. Если срок действия доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение одного года со дня выдачи.

Личная доверенность составляется физическим ли­цом, она должна быть удостоверена в нотариальном порядке. Такая доверенность составляется на стандартных листах формата А4 или А5. Без даты оформления документа, подпи­си доверителя и отметки о заверении доверенность считается недействительной.

Кроме того, поскольку доверенность является важным юридическим документом, то она не принимается к исполне­нию, если содержит ошибки, структурные нарушения, прав­ку текста, приписывание или зачеркивание слов.

Следует учитывать также некоторые особенности язы­кового порядка: употребление формы первого лица единст­венного числа личного местоимения с приложением.

В доверенности используют конструкцию «Я,... (дан­ные о доверителе), доверяю (поручаю)... (данные о доверен­ном лице) + инфинитив (получить)...».

Этот жанр может быть использован в повседневной учебной жизни, например, в университете студенты могут доверить получение стипендии старосте группы. В таком случае документ представляет собой следующее:

Дата добавления: 2014-01-07