Справка - это документ, содержащий описание и (или) подтверждение фактов, событий

Как уже было сказано, в кадровой документации раз­личают личные и информационно-справочные документы. К числу последних относятся справка,а также служебная, докладнаяи объяснительная записки.

РАСПИСКА

Расписка - официальный документ, удостоверяю­щий получение чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т.д.), заверенный подписью получателя.

Назовем реквизиты этого документа:

1) наименование вида документа;

2) текст, включающий Ф.И.О. дающего расписку, его паспортные данные, наименование учреждения, организации или лица, от которого получено что-либо, точное наименова­ние полученного с указанием количества или суммы (про­писью);

3) подпись получателя;

4) дата оформления расписки.

Если расписка имеет особо важное значение, то под­пись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

Образец:

Я, студентка 1 курса фармацевтического факуль­тета РязГМУ Сергеева Светлана Сергеевна (паспортные дан­ные), получила со склада типографии РязГМУ раздаточные учебные материалы по английскому языку в количестве три­дцати экземпляров.

Подпись

15.09.2005 г.

Что же принято понимать под справкой?

Существует два вида справок:

1) справки по запросам отдельных лиц, подтверждающие факт работы, учебы или проживания, а также размер за­работной платы и т.п.;

2) справки по производственным вопросам, которые со­ставляются по запросам руководства.

Справки по запросам отдельных лиц оформляются обычно на специальных бланках справок формата А5, на ко­торых указаны данные предприятия. На бланках напечатан трафаретный текст с пробелами, в которые вносятся запра­шиваемые данные. Справка должна иметь следующие рек­визиты:

1) наименование вида документа;

2) дата;

3) регистрационный номер;

4) текст;

5) подпись;

6) печать.

Датой справки считается дата ее подписания должно­стным лицом. В правом верхнем углу указывается место вы­дачи справки в именительном падеже, например: Российский университет дружбы народов, школа № 739. Основной текст обычно строится по следующей модели:

Дана (кому?) Сергееву С.С. в том, что он является студентом 1 курса фармацевтического факультета Рязанского государственного медицинского университета.

Ниже основного текста может быть указана цель полу­чения справки, например:

Выдана для представления по месту жительства (предоставлена по месту требования).

Справка обычно содержит сведения о сроке действия,
например: Справка действительна в течение 15 дней со дня выда­чи.

5. Если справка относится к трафаретным докумен­там, оформляемым на бланках, то записки, используемые в организациях для внутреннего пользования, носят типовой характер, т.е. они составляются по определенным стереотип­ным образцам.

Проанализируем структурно-содержательные особен­ности служебной, объяснительной и докладной записок.

Служебная записка - это документ, адресованный руководству предприятия, учреждения или структурного подразделения, используемый для решения производст­венных вопросов.

Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лица­ми и структурными подразделениями. Текст служебной за­писки содержит информацию о положении дел и предложе­ние или просьбу производственного характера. Реквизиты документа таковы:

1) наименование адресата;

2) наименование вида документа;

3) текст документа;

4) подпись;

5) дата.

Приведем образец служебной записки.

Проректору по учебной работе РязГМУ Бяловскому Ю.Ю.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Кафедра латинского и русского языка просит Вас оказать содействие в копировании двух контрольных работ (промежуточной и итоговой) по дисциплине «Русский язык и культура речи», которые должны быть прове­дены в соответствии с учебным планом, для студентов фармацевтического и медико-профилактического факультетов. Количество копий каждой контрольной работы составляет 100 экземпляров.

Зав. кафедрой латинского и русского языка

Л.Ф. Ельцова

2 октября 2008 г.

Назначение, содержание и структура объяснительной записки имеют свои существенные особенности, на которые следует обратить внимание. Так, принято следующее опре­деление.

Объяснительная записка - это документ, указы­вающий на причины, которые привели к каким-либо на­рушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.

Из определения ясно, что содержание текста объясни­тельной записки зависит от целевой установки, текст дол­жен быть довольно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки, которая подается в напечатанном виде.

По наличию реквизитов один из вариантов объясни­
тельной записки напоминает заявление и включает следую­щие реквизиты:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта;

3) наименование вида документа;

4) текст;

5) подпись;

6) дата.

Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей, которые необходимо рассмотреть.

По принятому определению, докладная записка - это документ, информирующий руководство о фактах с вы­водами и предложениями.

Докладные записки призваны ставить в известность руководство о выполнении их поручений. Они не только представляют собой своеобразный краткий отчет о проде­ланной работе, но и, как правило, содержат информацию инициативного характера для решения какого-либо вопроса. Поэтому текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, события, ставшие причиной составления документа. А во второй части обычно содержатся выводы и предложения по изложенным фактам.

Докладные записки, в отличие от служебной и объяс­нительной, могут быть использованы как для внутренней, так и для внешней переписки. Но в первом случае они пишутся на бумаге обычного формата А4 и подписываются состави­телем, а во втором - оформляются на бланке организации с указанием регистрационного номера и подписываются руко­водителем организации.

Докладная записка включает те же реквизиты, что и объяснительная. Ее отличие состоит именно в направленно­сти содержания.

Если говорить о языковых особенностях и служеб­ной, и объяснительной, и докладной записок, то они связа­ны с использованием клишированных синтаксических кон­струкций: В связи с.... Вследствие.... Сообщаю Вам....До­вожу до Вашего сведения... и др.

Несмотря на то, что в указанных документах использу­ются только одна-две стандартные речевые формулы, их язык вполне соответствует веем параметрам официально-делового стиля, а именно: точность в использовании лекси­ки, информативная достаточность при строгом расположе­нии частей - вот основные стилистические особенности этих жанров.

В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизи­тов или неправильное их оформление может привести к то­му, что документы не будут иметь юридической силы.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие жанры административно-канцелярского подстиля вы знаете? Какие из них относятся к личной документа­ции?

2. Чем отличается автобиография от резюме?

3. Что общего между заявлением и объяснительной запис­кой и в чем их различие?

4. Что общего между распиской и доверенностью? Каковы различия между данными документами?

5. Каковы структурно-содержательные особенности слу­жебной, объяснительной и докладной записок?

Дата добавления: 2014-01-07