Лекция 7. Общие требования к составлению и оформлению основных видов распорядительных документов

1.Общие требования к составлению и оформлению распорядительных документов, издаваемых на основе единоначалия.

Приказ —правовой акт, издаваемый руководителем организации на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях:

1. Создания, реорганизации и ликвидации учреждения

2. При утверждении структуры и штатов

3. В целях утверждения или введения в действия различных инструктивных и методических документов

4. При создании коллегиальных или совещательных органов.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования, материально—технического снабжения, информационно—документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление отпусков и поощрения.

Приказы по организационным вопросам и основной деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

В приказе как правило указывают срок его исполнения, исполнителей, наименование должности, ФИО лица, ответственного за исполнение.

Проект приказа может согласовываться с заинтересованными лицами. Придание юридической силы приказу осуществляется подписанием его руководителем организации или его заместителем во время его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь). Приказ вводится в действие со дня его подписания.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы федерального органа исполнительной власти.

Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителя, либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ.

Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.

Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы ДОУ и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем. Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу ДОУ.

Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Герб Российской Федерации.

Наименование федерального органа исполнительной власти.

Наименование вида документа - приказ.

Дата и номер приказа. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака "№" и порядкового номера приказа.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

Например:

Об утверждении временной Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федеральной налоговой службы

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на указах (распоряжениях) Президента Российской Федерации.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приказы (распоряжения) подписывает руководитель федерального органа исполнительной власти, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Совместные приказы федеральных органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210Х297 мм).

При оформлении совместного приказа:

наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - приказ; располагается центрованно;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Распоряжение —правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиальных органов управления в целях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжение имеет, как правило, ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц. Распоряжение подписывается руководителем учреждения и вступает в силу с момента подписания.

Указание —правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

Указания могут рассылаться в подведомственные организации с целью доведения до них норм, положений или иных сведений.

Подписывается руководителем учреждения и вступает в силу с момента подписания.

Дата добавления: 2014-01-07