Організація документообороту бухгалтерського обліку. Графіки документообороту

Складання альбому форм та робочих інструкцій до первинних документів.

Альбоми форм первинних документів та облікових реєстрів є типовими і робочими.

У типових альбомах форм первинних документів та облікових реєстрів мають бути зібрані всі зразки документів і реєстрів, які може потенційно використовувати підприємство.

Типові альбоми готують до друку провідні науковці та практики України за погодженням з Міністерством фінансів України, Державним комітетом статистики України або галузевими міністерствами і відомствами. До кожного зразка документа (реєстру) додають робочу інструкцію.

Робочий альбом форм первинних документів та облікових реєстрів необхідно підготувати головному бухгалтерові підприємства, включаючи до цього альбому тільки ті форми документів (реєстрів), які використовуються в даному підприємстві.

Альбоми форм документів (реєстрів) потрібно зберігати в довідковій службі бухгалтерії разом з іншими нормативно-правовими актами, що регламентують облік, контроль та аналіз.

Під документообігом мають на увазі організовану систему складання, перевірки і обробки первинної документації в бухгалтерському обліку з моменту складання до передачі в архів.

Документообіг на підприємстві має стадії:

1. Надходження документів із сторони, складання і оформлення їх на підприємстві.

2. Обробка первинних документів на підприємстві до їх надходження в бухгалтерію.

3. Надходження первинних документів в бухгалтерію.

4. Обробка первинних документів в бухгалтерії.

5. Забезпечення поточного зберігання документів.

6. Передача документів для зберігання в архів підприємства, а потім в держархів.

Графік документообігу— це графік руху (шляху) документів з моменту їх заповнення до передавання в архів бухгалтерії.

Займаючись побудовою графіків документообігу, головний бухгалтер підприємства має зважати на такі основні принципи:

1) документ потрібно складати в момент виконання господарської операції або навіть ще до цього;

2) документ має просуватись від місця його заповнення до бухгалтерії за 1—2 години, а надходження документів — проходити рівномірно протягом місяця (кварталу, року);

3) у графіку документообігу має бути зазначений конкретний час заповнення документа і його просування через усі інстанції. Терміни передавання документа від однієї інстанції (виконавця) до іншої (іншого виконавця) слід обов’язково погодити з усіма зацікавленими особами (виконавцями).

Графіки документообігу розробляються головним бухгалтером, затверджуються, вводяться в дію наказом керівника, щоб бути обов'язковим не тільки для облікових, а і інших працюючих. Усі графіки документообігу потрібно складати в двох примірниках. Перший із них передається у структурний підрозділ та вивішується біля робочого місця виконавця, а другий — зберігається головним бухгалтером підприємства у папці разом з іншими графіками документообігу.

Графіки документообігу складають на групу первинних документів або на окремий первинний документ.

Груповий графік руху первинних документів, що використовують у певному структурному підрозділі, передбачає такі показники як назва документа; термін його складання; виконавець; передача до наступної Інстанції: куди, кому, з якою метою та коли; термін передавання до бухгалтерії.

Графік документообігу окремого первинного документа будують, використовуючи наступні показники: зміст окремої операції документообігу; місце виконання, виконавець, термін виконання.

Дата добавления: 2014-01-07