Організація робочих місць облікового апарату підприємства

Кожен працівник облікової, контрольної та аналітичної служби готує собі робоче місце у відповідності із загальними вимогами, що до цих місць встановлюють, але з врахуванням своїх естетичних смаків, темпераменту, стилю праці.

Керівник служби не повинен заперечувати те або інше оформлення робочого місця свого підлеглого, лише б це оформлення не було занадто викличним і не дратувало інших працівників, які знаходяться та працюють в даному приміщенні.

Кожен працівник мусить дбати за підтримку порядку не тільки на власному робочому місці, але і у приміщенні, де він працює. Всі працівники мають спільно обговорювати як краще оформити своє приміщення і вирішувати, що обов’язково в ньому повинно бути.

Головний бухгалтер (контролер, аналітик) може призначити в кожному приміщенні (кімнаті) відповідального за порядок і чистоту.

В даному випадку, решта працівників, які працюють в цьому приміщенні, зобов’язані підпорядковуватись йому.

На ефективність роботи облікової, контрольної та аналітичної служб, крім уже названих нами, розташування бухгалтерії і організації робочих місць, впливають ще такі елементи:

1) мікроклімат робочого місця (температура, відносна вологість та вентиляція);

2) освітленість робочого місця;

3) рівень шуму;

4) колірна гама в оформленні приміщення;

5) режим праці та відпочинку;

6) стиль праці;

7) виробничий клімат (соціальний, моральний і психологічний).

Мікроклімат робочого місця залежить перш за все від температури у службовому приміщенні. У теплий період року температура має знаходитись на рівні 20—22 градуси за Цельсієм.

Відносна вологість повітря повинна знаходитись у межах 30—60 % у теплі дні і до 75% — у холодні. Швидкість руху повітря — відповідно від 0,5 до 1,0 м/с та від 0,2 до 0,5 м/с.

Освітленість робочого місця має бути достатньою для того, щоб працівник не напружував зору під час виконання своїх обов’язків. Добра освітленість робочого місця сприяє підвищенню продуктивності праці працівника на 10—15%, а погана — призводить до швидкого її спаду.

Робоче місце доцільно розташовувати так, щоб природне освітлення падало спереду або зліва. Якщо освітлення штучне, тоді потрібно поєднати загальне освітлення приміщення із освітленням даного робочого місця (за умови, що робоче місце додатково освітлюється).

Рівень шуму. В будь-якому приміщенні є певний рівень шуму, зумовлений джерелами шуму, що знаходяться ззовні і всередині самого приміщення.

Позбутися повністю шуму неможливо, але його рівень має бути таким, щоб істотно не впливати на працездатність працівників облікової, контрольної та аналітичної служб.

Якщо рівень шуму такий, що не дозволяє працівникам продуктивно працювати, тоді керівник служби має продумати можливі варіанти усунення зайвих джерел шуму і зробити все можливе, щоб рівень шуму був у допустимих для його сприймання межах.

Колірна гама в оформленні приміщення. Колірна гама у приміщенні має бути такою, щоб не збільшувати зорову та загальну втомлюваність людського організму.

Стелю і верхні частини стін потрібно фарбувати у приміщенні облікової, контрольної та аналітичної служб в білий колір, панелі стін і перегородки — у білий, світло-синій, світло-зелений й інші світлі тони. На колір кімнати впливає до певної міри і рівень її освітлення.

Так, наприклад, за освітлення лампами розжарювання світлі кольори мають вигляд чистих та насичених, а темні — брудних і сірих. Найкраще (оптимальне) сприйняття кольорів можна досягти за освітлення люмінесцентними лампами.

Фарбувати підлогу в службових приміщеннях доцільно у нейтральні тони: червонуватий, жовтогарячий або сірий. Якщо на підлозі паркет, тоді залишають йому природній колір або дещо підфарбовують. Кімнати, вікна яких виходять на північ, бажано фарбувати у теплі кольори, а коли на південь — у холодні кольори.

Режим праці та відпочинку передбачає час початку і закінчення робочого дня спеціалістів, перерви на обід та п’яти — десятихвилинні перерви через кожну годину роботи, вихідні та святкові дні, зміни форми та виду роботи, графіки чергувань у найбільш напружені періоди роботи (у випадку крайньої потреби), графіки відпусток, графіки провітрювання приміщення. Найвища продуктивність праці спеціалістів спостерігається у першій половині робочого дня (з 8 до 12 години), тому в цей період потрібно виконувати більш складні та відповідальні роботи.

Стиль праці кожного працівника облікової, контрольної та аналітичної служби залежить від, його кваліфікації, звичок, темпераменту, відповідальності за доручену справу і т.д.

Однак, працівник має забезпечувати в роботі певний рівень професійності, діловитості; вести облік виконаних ним робіт і здійснювати контроль за виконанням планових завдань; сприяти задовільному виробничому клімату в колективі; бути дисциплінованим; проявляти ініціативність щодо розвитку і поліпшення прогресивних форм та методів організації й ведення бухгалтерського обліку, економічного контролю і аналізу.

Виробничий клімат в колективі базується на трьох поняттях: «соціальний клімат», «моральний клімат», «психологічний клімат». Соціальний клімат означає, що працівники знають і добре розуміють мету й завдання своєї служби та підприємства загалом; вміють творчо і у визначені терміни виконувати свої функціональні обов’язки. Моральний клімат передбачає, що в колективі панує дух приязні, взаємоповаги і взаємодопомоги. Психологічний клімат означає, що між працівниками немає серйозних конфліктів і всі питання вирішуються спокійно та виважено, без зайвої суєти та прихованих образ.

10.4 Методика визначення чисельності облікового підрозділу підприємства

Кількість штатних працівників облікового, контрольного і аналітичного апарату залежить від мети та завдань, які виконує цей апарат в підприємстві, а також від фінансового стану самого підприємства.

Ми вже відзначали (параграф 6.2), що у приватно-орендному сільськогосподарському підприємстві може працювати 5—7 бухгалтерів (контролерів, аналітиків), у промисловому підприємстві — 20—40 осіб (у промислових гігантах — 100—200 бухгал­терів, контролерів, аналітиків).

Чисельність працівників апарату управління, в тому числі і працівників облікової, контрольної та аналітичної служб, передбачена у штатному розписі підприємства.

В залежності від варіанту взаємостосунків між обліковим апаратом та структурними підрозділами підприємства з питань обліку визначається система організації цього апарату.

Існує три варіанти таких взаємостосунків: централізація облікової роботи, децентралізація або неповна централізація.

Централізація облікової роботи в підприємстві передбачає, що у структурних підрозділах складаються первинні документи, які згідно із графіком документообігу передаються в центральну бухгалтерію без будь-якої їх обробки та узагальнення інформації на місцях.

За децентралізації облікової роботи в підприємстві у кожному структурному підрозділі підприємства є обліковий апарат на чолі із старшим бухгалтером або бухгалтер, які виконують значний обсяг облікових та звітних робіт і передають у центральну бухгалтерію підприємства разом із первинними документами узагальнені та вичерпні облікові і звітні дані про діяльність структурного підрозділу за звітний період.

За неповної централізації обліку у кожному структурному підрозділі підприємства працює обліковець (рахівник) або бухгалтер, які виконують певну частину облікових та звітних робіт на місці (опрацьовують первинні документи; роблять записи у накопичувальних та зведених відомостях, книгах, журналах; нараховують заробітну плату працівникам даного структурного підрозділу; готують звіти про затрати на виробництво та вихід готової продукції, робіт і послуг (виробничі звіти)).

Головний бухгалтер (контролер, аналітик) підприємства повинен:

1) визначити (залежно від кількості своїх підлеглих) чи облікова (контрольна, аналітична) служба буде поділена на відділи, сектори, групи чи ні;

2) встановити скільки працівників буде працювати у кожному відділі, секторі, групі і як називатиметься посада конкретного працівника;

3) обдумати, які функції має виконувати кожен працівник та як він взаємодіятиме з іншими працівниками.

У приватно-орендному сільськогосподарському підприємстві, де працює, для прикладу, 7 бухгалтерів можна передбачити такі посади:

1) головний бухгалтер підприємства; 2) заступник головного бухгалтера; 3) старший бухгалтер з обліку виробництва; 4) старший бухгалтер з обліку праці та її оплати; 5) бухгалтер з обліку необоротних активів; 6) бухгалтер з обліку запасів; 7) бухгалтер з обліку податків. Крім того, в такому підприємстві має бути 1—2 штатних внутрішніх контролери та один аналітик.

В промисловому підприємстві, для прикладу, передбачено 27 штатних посад бухгалтерів, 4 — внутрішніх контролерів та 3 — аналітиків. На підставі цих даних, головний бухгалтер підприємства приймає відповідне рішення про створення відділів фінансового та управлінського обліку, групи внутрішнього контролю та аналітичної групи.

Відділ фінансового обліку може налічувати у своєму складі 22 особи і складатись із загального сектора та 4 груп: 1) з обліку виробництва; 2) з обліку пращ і заробітної плати; 3) з обліку податків; 4) з обліку необоротних активів та запасів.

За новими кваліфікаційними вимогами (з 2002 року), головний бухгалтер підприємства повинен мати повну вишу економічну освіту (з дипломом спеціаліста або магістра) і стаж бухгалтерської роботи за професіями керівників нижчого рівня: для магістра — не менше 2 років; для спеціаліста — не менше 3 років.

Такі ж вимоги висуваються і до начальника (завідувача) відділу (управління) бухгалтерського обліку та завідувача сектором (бюро) у відділі (управлінні) бухгалтерського обліку.

До бухгалтерів-професіоналів (з дипломом спеціаліста) висуваються такі кваліфікаційні вимоги:

а) провідний бухгалтер (з дипломом спеціаліста) — повна вища освіта відповідного напрямку підготовки (магістра, спеціаліста) та підвищення кваліфікації. Стаж роботи за професією бухгалтера 1 категорії — не менше 2 років;

б) бухгалтер 1 категорії (з дипломом спеціаліста) — повна або базова вища освіта відповідного напрямку підготовки (магістр, спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації; для магістра без вимог до стажу роботи; для спеціаліста — стаж роботи за професією бухгалтера 2 категорії не менше 2 років; для бакалавра не менше 3 років.

в) бухгалтер 2 категорії (з дипломом спеціаліста) — повна або базова вища освіта відповідного напрямку підготовки (спеціаліст або бакалавр) та підвищення кваліфікації; для спеціаліста — без вимог до стажу роботи; для бакалавра — стаж роботи за професією бухгалтера не менше 2 років;

г) бухгалтер (з дипломом спеціаліста) — повна або базова вища освіта відповідного напрямку підготовки (спеціаліст або бакалавр) без вимог до стажу.

До бухгалтерів — фахівців встановлюються такі кваліфікаційні вимоги:

а) бухгалтер першої категорії — базова вища освіта відповідного напрямку підготовки (бакалавр, молодший спеціаліст) та підвищення кваліфікації. Стаж роботи за професією бухгалтера 2 категорії не менше одного року;

б) бухгалтер другої категорії — базова вища освіта відповідного напрямку підготовки (бакалавр, молодший спеціаліст) та підвищення кваліфікації. Стаж роботи за професією бухгалтера — неменше одного року.

в) бухгалтер — базова вища освіта відповідної підготовки (молодший спеціаліст) без вимог до стажу роботи або повна загальна середня освіта та професійно-технічна освіта і стаж роботи за професіями технічного службовця у галузі фінансової діяльності, роботи з базами даних, статистики, бухгалтерського обліку — неменше одного року.

Існують певні кваліфікаційні вимоги і до технічних службовців:

1) старший касир — базова вища освіта відповідного напрямку підготовки (молодший спеціаліст) без вимог до стажу роботи або повна загальна вища освіта та професійно-технічна освіта, підвищення кваліфікації і стаж роботи за професією касира — не менше одного року;

2) касир — повна загальна середня освіта. Професійно-технічна освіта або професійно-технічне навчання на виробництві. Без вимог до стажу;

3) обліковець — ті ж самі вимоги, що і до касира.

Обліковий апарат, в залежності від способу розподілу праці, організовується за такими принципами:

1) виробничим (структурним);

2) функціональним (циклічним).

Виробничий (структурний) принцип організації роботи облікового апарату передбачає, що кожному працівникові доручається виконання облікових робіт за одним або кількома видами однотипних об’єктів від моменту отримання первинних документів в бухгалтерію до передачі їх в архів, тобто він займається обліком, пов’язаним з одним або декількома виробничими (структурними) підрозділами, рахунками (класами рахунків).

Для прикладу, бухгалтер з обліку виробництва, бухгалтер з обліку праці та її оплати, бухгалтер з обліку запасів, бухгалтер з обліку необоротних активів, бухгалтер з обліку податків тощо.

Функціональний (циклічний) принцип організації роботи облікового апарату означає, що кожному виконавцю доручається виконання робіт, пов’язаних із певним циклом облікового процесу, стадією обліку.

Для прикладу, бухгалтер з приймання документів від структурних підрозділів, бухгалтер з обробки документів, бухгалтер з синтетичного обліку, бухгалтер з аналітичного обліку і т.д.

Більшість облікових апаратів вітчизняних підприємств пра­цює за виробничим (структурним) принципом.

На відміну від бухгалтерів, контролери і аналітики організовують свою роботу за системним принципом, тобто, спрямовують всі свої зусилля на системні, комплексні дослідження ефективності діяльності підприємства загалом та його сегментів (структурних підрозділів), законності і доцільності здійснення господарських операцій, на підготовку висновків та пропозицій щодо поліпшення функціонування господарського механізму тощо.

На великих підприємствах контролери і аналітики можуть спеціалізуватись за напрямками або видами контрольної (аналітичної) роботи.

10.5 Функціональні карти та посадові інструкції облікового підрозділу

Незалежно від того за яким принципом організована облікова (контрольна, аналітична) служба, керівник тієї або іншої служби зобов’язаний скласти перелік окремих груп (структурних підрозділів) служби та зазначити їхні основні обов’язки. Такий перелік називається функціональною мережею (складається, в основному, даний перелік у великих підприємствах).

Для кожного структурного підрозділу (окремої групи) облікової, контрольної чи аналітичної служби (у великих підприємствах) та для працівників обліку, контролю і аналізу (у середніх та малих підприємствах) складається функціональна карта, де зазначається посада і обов’язки працівника.

Функціональні мережі та функціональні карти є важливими документами, за якими можна судити про рівень організації бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу в підприємстві.

За цими документами можна як розподіляти, так і перерозподіляти обов’язки між працівниками облікової, контрольної та аналітичної служб (у випадку зміни їх структури, об’єднання, скорочення).

Функціональні карти можуть бути замінені посадовими характеристиками. У посадовій характеристиці вказують обов’язки працівника і перелік робіт, які він зобов’язаний виконувати за цими обов’язками.

10.6 Методика розробки положення про відділ

Для проектування діяльності бухгалтеру необхідно встановити основні об’єкти, що підлягають вивченню. Таким об’єктам є: місце облікового апарату в загальній структурі підприємства; підрозділи, що існують в апараті обліку і склад функцій, які виконуються кожним підрозділом; побутова процесів обліку; методи керівництва; склад співробітників (кількість, професія).

В період створення формування цілі і завдання господарської діяльності, які відображені в статуті. Відповідно до них визначились функції облікового персоналу і осіб, відповідальність за їх виконання. Розподіл функцій закріплюється в положеннях про структурні підрозділи, зокрема в „Положенні про бухгалтерську службу”.

Положення – це внутрішній нормативний акт, який визначає порядок створення, права і обов’язки та організацію роботи служби, в нашому випадку бухгалтерії. Документ цей відноситься до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації і має чітко визначену структуру:

· Загальні положення

· Цілі і завдання

· Функції

· Права і обов’язки головного бухгалтера

· Службові зв’язки

· Організація роботи

При плануванні роботи бухгалтера визначаються функції; облік основних засобів, облік грошових коштів; контроль за своєчасним і правильним проведенням інвентаризації, ефективна організація матеріальної відповідальності, ведення розрахунків з оплати праці.

Діяльність бухгалтера базується на посадових інструкціях. При плануванні бухгалтером зазначаються служби з якими взаємодіє вона.

Планування діяльності окремих облікових працівників пропонуємо здійснювати на підставі розроблених індивідуальних графіків. Запис поточних справ заміток, рідко приводиться в певну систему. Тому для організації повсякденної роботи пропонуємо вести головному бухгалтеру журнал обліку і реєстрації.

Таким чином апарат має безпосередньо відноситься до всіх цехів і відділів господарства.

Організація праці – це система заходів яка забезпечує раціональне використання робочої сили: розміщення робітників в процесі виробництва, організація робочих місць, їх обслуговування.

Відповідно до Положення про організацію бухгалтерського обліку і звітності в Украйні відповідальність за організацію праці облікового апарату несуть їх власники або призначений ними перші керівники. Бухгалтерський облік на підприємстві може здійснюватись: бухгалтерською службою, яка с самостійним структурним підрозділом і очолюється головним бухгалтером і спеціальною організацією або позаштатним бухгалтером.

Бухгалтерія – самостійний структурний підрозділ апарату управління, який здійснює бухгалтерський облік господарської діяльності підприємств. Вона тісно пов’язана зі всіма службами, відділами і виробничими підрозділами підприємства, отримує від них необхідну для обліку і контролю документацію і надає їм економічну інформацію.

Бухгалтерія здійснює безпосередній вплив виконання плану постачання виробництва та збуту продукції, рентабельність та інші показники діяльності підприємства.

Для правильної організації облікової роботи слід:

1) Знати досконально предмет організації, вивчивши його у всіх деталях;

2) Забезпечити необхідні технічні засоби для роботи, правильно підібрати кадри;

3) Знати умови, в яких повинна протікати робота;

4) Проаналізувати ці умови, виявити можливі перешкоди, діяти планомірно, висувати конкретні завдання і перевіряти їх методичного виконання. Для того, щоб забезпечити найкращу організацію трудового процесу, слід доцільно використовувати всі трактори, які впливають на продуктивність і якість праці облікового персоналу; кваліфікація працівників, якість первинної документації, насиченість технічними засобами, раціональний документообіг.

Раціональна організаційна побутова бухгалтерської служби – це форма поділу праці, що передбачає розподіл облікових робіт між виконавцями. Конкретне вираження ця форма знаходить у відповідній структурі бухгалтерії і системи управління підприємством в цілому.

Закон України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Украйні” передбачає наступні самостійні форми організації бухгалтерського обліку:

1. Введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі головного бухгалтера.

2. Користування послугами спеціаліста з бухгалтерського обліку, зареєстрованого як підприємець, який здійснює підприємницьку діяльність без створення юридичної особи.

3. Ведення на договірних засадах бухгалтерського обліку централізованою бухгалтерією або аудиторською фірмою.

4. Самостійне ведення бухгалтерського обліку та складання звітності безпосередньо власником або керівником підприємства. Ця форма організації бух обліку не може застосовуватись на підприємствах, звітність яких повинна оприлюднюватись.

Дата добавления: 2014-01-07