Логістична підтримка якості і сертифікації

Процедуры, рабочие инструкции и другая документация

Рекомендации по написанию документации

· Пишите кратко и просто. Не делайте слишком много документов.

· По возможности составляйте блок-схемы процессов (см. стр. 24-26), Широко используйте таблицы и схемы.

· Используйте стандартизованный формат.

· Помните о пользователях:

- смысл должен быть совершенно понятным; пусть кто-то почитает процедуру и объяснит, как он ее понял;

- проверьте грамматику;

- исправьте орфографию и пунктуацию ошибки;

- избегайте жаргона;

- представляйте мысли отдельными предложениями или абзацами;

- описывайте выполнение определенной задачи, а не действия отдельного сотрудника. Документы создаются для того, чтобы помочь персоналу более результативно и последовательно выполнять свои задачи;

- если можно, попросите пользователя помочь в создании документации.

· Для каждой задачи определите:

- ответственного за выполнение;

- стандарты, которым надо следовать и критерии соответствия им;

- требуемые ресурсы;

- что надо записывать;

- что делать, если что-то не сработало.

Предварительно протестируйте процедуры. Попросите кого-нибудь выполнить процедуру и дать отзыв о ней.

На некотором этапе вам может потребоваться улучшить свою работу и рабочие процессы. Это может произойти, если организация:

· не удовлетворяет пожелания и требования своих потребителей;

· не выполнила требования аудита регистрации или надзорного аудита;

· просто хочет быть лучше.

Для просування логістичних послуг провайдерів були застосовані на ринках експерти європейських компаній з досвіду роботи, що входять до мережі LFA (Logistics Field Audit).

LFA сертифікація - це комплекс заходів, спрямованих на встановлення і наступне постійне підтвердження відповідності логістичних послуг наданих провайдерами положенням стандартів, розроблених компанією Logistics Field Audit, Inc (США) і адаптований для вітчизняного ринку (наприклад, для російського ринку - компанією Logistics management) [173].

Система стандартів LFA Certified Provider розроблена для логістичних провайдерів рівня 3PL (Third-Party Logistics) з метою:

Ø зниження ризиків усього ланцюга постачань;

Ø підвищення конкурентоспроможності послуг;

Ø раціонального використання ресурсів;

Ø досягнення технологічної й інформаційної сумісності.

На сьогодні існують наступні рівні логістики – PL (party| logistics):

Логістика першого рівня 1PL (|first| party| logistics)| |- це внутрішня логістика, де всі послуги з транспортування, складського зберігання, митних операцій і супутніх сервісів зосереджені усередині|всередині| компанії-замовника (інсорсінг).

| Логістика другого рівня 2PL - це зовнішня логістика. В цьому випадку одна або декілька компаній-провайдерів виконують для замовника базові логістичні послуги — транспортування і складське зберігання (аутсорсінг).

Логістика третього рівня | 3PL| (1980-1990 р.р.) - зовнішня логістика. Логістичні послуги даного рівня зосереджені на комплексному управлінні процесами транспортування і зберігання вантажів|тягарів|. Це означає, що компанія-провайдер не тільки|не лише| транспортує вантаж|тягар|, але і виконує всі послуги експедиції (зокрема митні|очистки|). Вона не тільки|не лише| здійснює складське зберігання, але і, наприклад, бере на себе обов'язки маркування вантажів|тягарів|. Зазвичай|звично| 3PL-провайдер| також управляє субпідрядниками, наймаючи їх для виконання послуг другого рівня (комплексний аутсорсінг різних консалтингових компаній).

Логістика четвертого рівня | 4PL| (1990-2000 р.р.) – це системний логістичний інтегратор, який виконує функції 3PL-провайдера| логістичних послуг, а також бере на себе виконання функцій проектування, інтегрованому планування|планерування| логістичних операцій, наймання і координацію роботи субпідрядників інших рівнів, фінансові транзакції, ведення документації і т.д. Цей рівень розвитку логістичного бізнесу є|з'являється| метою|ціллю| всіх крупних логістичних компаній світу (комплексний аутсорсінг однією консалтинговою компанією)|світу|.

Сьогодні починають|розпочинають| говорити про 5PL| рівень, але|та| її межі|кордони| поки не визначені. Відмінність|відзнака| цієї послуги полягає в використанні мережі Інтернет як єдиної віртуальної платформи для вирішення логістичних завдань.|задач|

Система LFA стандартів включає:

Ø стандарти управління логістичним підприємством (структура фінанси і кадри);

Ø стандарти технічних засобів (транспортні засоби, ремонтні бази, складські приміщення, складське устаткування і складська техніка);

Ø технологічні стандарти;

Ø стандарти ІТ забезпечення;

Ø стандарти документообігу, у тому числі типові договори з клієнтами і субпідрядниками;

Ø стандарти забезпечення безпеки вантажів, страхування вантажів і відповідальності;

Ø маркетингові стандарти, у тому числі позиціонування на ринку і норми співвідношення якості (вартості послуг).

Процес LFA-сертифікації починається ще до сертифікаційного логістичного аудита, ціль якого оцінити рівень наданих провайдером послуг. Досертифікаційний аудит проводиться на підставі договору, що попередньо укладається, і припускає роботу експертної групи аудиторів, яка складається з трьох (чотирьох) фахівців: експерт, один чи два логісти-аудитори, асистент.

Час проведення складає звичайно 6-12 робочих днів: 3-4 дня — на підприємстві (у провайдера), 2-6 днів — в офісі LFA, ще по одному дню (по півдня) приділяється на попередню і заключну презентації (рис.9.11).

На попередній презентації представляються:

Ø мета проведених робіт;

Ø склад групи аудиторів;

Ø співробітники провайдера, яким треба буде пройти інтерв'ю й анкетування;

Ø визначаються необхідні для аналізу дані, а також погоджуються дати виконання робіт.

Рис. 9.11. Процес LFA-сертифікації

Анкетування, інтерв'ю і збір даних звичайно займає два дні (в офісі провайдера). Після цього зібрана інформацію обробляється і формулюються додаткові питання (один день в офісі LFA). Ще один день йде на одержання додаткової інформації і вибірковий хронометраж логістичних операцій, вироблених провайдером (на складі, залізничній станції, у гаражі, на паркуванні, на навантажувальній рампі і т.п.). При наявності у провайдера регіональних філій чи віддалених підрозділів, обстежуються кожний з них (додатково не менш одного дня на кожний). Потім здійснюється підготовка сертифікаційного висновку, що містить експертні оцінки і рекомендації. На закінчення проводиться підсумкова презентація. У результаті проведення до сертифікаційного аудиту провайдер одержує систему оцінок (балів) і, при необхідності, рекомендації з модернізації бізнесу по кожному із семи основних пунктів.

Підсумковий висновок формулюється в одному з наступних варіантів:

Ø провайдер одержує сертифікат LFA з найкращими оцінками за всіма категоріями;

Ø провайдер одержує сертифікат LFA з мінімальними достатніми оцінками, але також і список рекомендацій з впровадженням поліпшень;

Ø провайдер не одержує сертифікат LFA, оскільки необхідні принципові зміни бізнес-процесів, що описані в підсумковому висновку.

В угоді про сертифікацію, що підписується сторонами, визначається порядок використання знака відповідності (позначення, що служить для інформування користувачів послуг про їхню відповідність вимогам системи сертифікації), а також порядок періодичного (щомісячного) підтвердження відповідності.

У процесі проведення LFA Quick Scan використовується модель оцінки невизначеностей у ланцюзі постачань (рис.9.12).

Рис. 9.12. Модель оцінки невизначеностей у ланцюзі постачань

Аналіз чотирьох джерел невизначеності дозволяє точно визначити напрямок оптимізації логістичної функції:

Невизначеності в системі постачання. Проблеми в цій сфері звичайно виникають через неритмічну роботу постачальників чи через нездатність компанії ефективно планувати замовлення сировини. Аналіз містить у собі перевірку всіх етапів постачання - від оформлення заявки на сировину від постачальника до розміщення сировини на складі.

Невизначеності в системі забезпечення продажів. У системі забезпечення продажів проводиться аналіз того, наскільки якісно виконуються вимоги клієнтів, швидкість виконання замовлення, наявність необхідного запасу продукції для виконання заявки клієнта, своєчасність доставки та ін.

Невизначеності внутрішніх процедур. Найбільш об'ємний і значимий процес підприємства - це виробництво. Група фахівців LFA Quick Scan проводить аналіз внутрішніх процедур підприємства як системи, що регламентує матеріальні потоки щодо виробництва: як вхідні, так і вихідні. Виробничі цикли є визначальними при розробці ефективних внутрішніх процедур і системи планування.

Невизначеності в системі управління логістикою. Виробляється діагностика здатності компанії управляти своєю логістикою, модифікувати свій виробничий план відповідно до запитів клієнтів і ефективно працювати з постачальниками сировини. Аналізується час, що затрачується на виконання заявки клієнта і доставки сировини на виробництво.

Дата добавления: 2014-01-07