Разработка содержательной части документа

Составление и оформление управленческой документации

Тема 7. Оформление документации

Документирование управленческой деятельности – основа делопроизводства и один из наиболее сложных вопросов, решаемых в процессе работы с документами. Правильно составленный и оформленный документ упрощает и ускоряет процедуры его обработки и позволяет в дальнейшем лучше понять его значение как исторического источника и точнее установить срок хранения.

Управленческая документация включает широкий круг разнородных документов, необходимых для выполнения функций управления в организации.

Функциональная принадлежность документов – это первое, что следует учитывать при подготовке служебной документации. В современной практике используются унифицированные системы документации по таким направлениям деятельности, как бухгалтерский учет, отчетность и статистический учет, внешнеторговые и банковские операции, организационно-распорядительная деятельность, пенсионное обеспечение и др. Среди всех применяемых систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.

Организационно-распорядительная документация (Орд) фиксирует принятые решения по административным вопросам и создается во всех федеральных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, на предприятиях и в организациях независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности Именно с ОРД работают в основном специалисты служб документационного обеспечения управления. Видовой состав данной системы документации включает положения, правила, инструкции, приказы, распоряжения, постановления, протоколы, акты, письма, служебные записки, справки, заявления и другие виды документов организационного, распорядительного и справочно-информационного характера. Подготовка любого из этих документов включает два взаимосвязанных процесса: разработка содержательной части (текста или таблицы), т. е. составление документа и придание юридической силы тексту документа (оформление документа).

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст официального документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой звукозаписи, заключающая в себя всю или основную часть речевой информации документа. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т. д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

- краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

- объективность и достоверность информации;

- составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

- структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, доказательство, заключение;

- широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций. Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т. к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

- нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

- точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.);

- краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т. д.);

- употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний ("сообщаем, что в период…", "направляем на рассмотрение и утверждение…", "проверкой установлено, что…");

- ограниченная сочетаемость слов;

- безличный характер изложения текста;

- употребление специальных терминов ("решили", "постановили", "приказываю");

- использование сокращенных слов (экз., с., см., и т. д.);

- использование универсальных слов с неопределенным значением;

- исключение из текста архаизмов ("сего года", "при сем направляем").

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты.

Разработка содержательной части документа – творческая задача, требующая профессиональных знаний по вопросу, излагаемому в документе, поэтому на этапе составления текста с документом работает ответственный исполнитель – специалист структурного подразделения, которому поручена подготовка документа. Вместе с тем важную роль в этом процессе играет и служба документационного обеспечения управления, перед которой стоят следующие задачи:

- обеспечение работников структурных подразделений нормативно-методическими материалами, позволяющими максимально сократить время на работу с текстом документа (инструкция по ведению делопроизводства в данной организации; Табель форм документов, используемых в организации; альбом унифицированных форм документов; сборники типовых и трафаретных текстов документов и т. п.);

- формирование и ведение базы данных по изданным руководителем организации распорядительным документам, касающимся вопросов деятельности и правомочий структурных подразделений, а также порядка работы с документами с учетом специфики данной организации;

- оказание консультативной помощи ответственным исполнителям по таким вопросам, как этические аспекты текста составляемого документа и язык и стиль служебных документов.

Характеризуя этап работы исполнителя над текстом документа, следует особо отметить распространенную на практике ошибку, связанную с процедурой согласования текста проекта документа. Недопустимо возлагать задачу согласования документа на работников службы документационного обеспечения управления. Только специалист, составивший проект документа (автор текста), может определить круг должностных лиц, заинтересованных в его согласовании, дать объяснения по замечаниям, высказанным другими специалистами, и доработать текст до взаимоприемлемого варианта.

Дата добавления: 2014-01-07