Оценка и выбор поставщика

Определение плановой потребности в материально-технических ресурсах. Методы планирования

Логистика снабжения. Цели, задачи, содержание плана мат-тех обеспечения производства

Ни одно предприятие, будь то производственное, торговое или относящееся к сфере услуг, не является самодостаточным. Все организации в разной степени зависят от сырья, материалов и услуг, которыми их обеспечивают другие организации (например, помещение, тепло, свет, средства связи, офисное оборудование и т. д.). Осуществление закупок и снабжения - одна из основных функций в каждой организации.

В широком смысле снабжение образует основное звено между организациями, входящими в цепь поставок, и служит механизмом координации материального потока между потребителями и поставщиками. В каждой точке логистического канала снабжение отправляет назад по каналу сообщения о том, чего хотят потребители, и вперед - сообщение о том, что поставщики могут предложить. После этого начинаются переговоры, уточняющие условия каждой поставки.

В рыночной экономике материально-техническое обеспечение во многом определяет эффективную работу предприятия, т.к. материальные издержки в затратах доходят от 60 до 70% всех затрат на производство и реализацию продукции.

Снабжение важно также потому, что на него приходится значительная лоля общих расходов. Типичный производитель тратит 60% на материалы, полому снабжение непосредственно отвечает за большую часть расходов компании, и даже относительно небольшие улучшения в этой области могут принести существенные выгоды.

Следует отметить также, что снабжение по своим логистическим характеристикам существенно отличается от материально-технического обеспечения. На типичном производственном предприятии за поступление материалов и компонентов от внешних источников в нужное место и ь нужное время отвечает снабжение, а обслуживание всех потребностей в перемещении материалов и полуфабрикатов внутри предприятия во время производственного процесса классифицируется как материально-техническое обеспечение.

Материально-техническое снабжение – это процесс обеспечения п/п всеми видами материально-технических ресурсов в требуемые сроки и в объемах, необходимых для нормального осуществления производственно-хозяйственной деятельности.

Логистика снабжения является первой логистической подсистемой, основная цель которой - управление материальными потоками и услугами в процессе обеспечения организации материальными ресурсами и услугами.

В обобщенном виде цель снабжения - гарантировать, чтобы организация имела надежную поставку материалов соответствующего качества, необходимого объема, в нужное время, от квалифицированного поставщика, с высоким уровнем сервиса и по приемлемой цене.

Исходя из этого, можно сформулировать основные задачи логистики снабжения:

· налаживание надежного и непрерывного материального потока для обеспечения бесперебойного функционирования организации. Дефицит сырья, топлива, энергии и т. п. может привести к остановке производства, снижению объемов производства, следовательно, и объемов реализации, невыполнению своих обязательств перед заказчиком в срок;

· поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складе;

· развитие отношений с подразделениями, использующими эти материалы. Деятельность снабжения не может быть эффективной без сотрудничества с другими подразделениями организации. Например, информация о требованиях к сырью в отдел закупок поступает от главного инженера и производственного отдела. На основании данных отдела закупок бугалтерией производится расчет с поставщиками;

· поиск компетентных поставщиков, тесное взаимодействие с ними и формирование выгодных отношений. Например, если предприятие закупает программное обеспечение у поставщика, который впоследствии не сможет обеспечить его долговременного обслуживания (т. е. модификацию и обновление), то первоначально выгодная цена обернется высокой стоимостью содержания всей системы;

· поддержка и повышение качества закупаемых материалов подразумевают, что производство продукции или оказание услуг должны осуществляться с определенным уровнем качества, иначе конечный продукт или > слуга не будут отвечать принятым требованиям и не смогут обеспечить конкурентоспособности товаров и услуг;

· договоренность о наименьшей общей стоимости с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса;

· повышение конкурентоспособности. Контроль над всеми расходами сети снабжения позволяет выявить операции (деятельность), не приносящие прибыли или требующие дополнительного времени (как, например, дополнительное хранение на складе, транспортировка и проверка), повысить конкурентоспособность организации в целом. Кроме того, отдел закупок несет ответственность за обеспечение равномерного потока сырья, необходимого для производства продукции и предложения услуг, чтобы ответить по своим обязательствам перед поставщиками по условиям поставки продукции.

Отдел материально-технического снабжения является связующим звеном между п/п и его поставщиками и выполняет такие функции, как: организация, планирование, управление, учет и регулирование.

Объект логистики снабжения - поток материальных ресурсов и услуг, циркулирующий в функциональном цикле снабжения.

Все материальные ресурсы подразделяются на две группы:

- собственно материальные ресурсы;

- топливно-энергетические ресурсы.

Потребляемые материальные ресурсы на предприятиях можно разделить на основные и вспомогательные. К основным (которые являются предметами производства) относятся:

· сырьевые материалы, не прошедшие первичной обработки;

· исходные материалы, прошедшие небольшую степень обработки, и предварительно смонтированные детали, составляющие значительную часть конечного продукта (т. е. полуфабрикаты).

Вспомогательные материалы (ресурсы, которые необходимы для поддержания и обслуживания основного производства) занимают обычно небольшую часть в составе конечного продукта. К ним можно отнести всевозможные металлические изделия, проволоку, монтажные болты и др.

Существует и группа производственных материалов, которые обеспечивают ввод в эксплуатацию машин и оборудования (горючесмазочные материалы, охлаждающая жидкость, электроэнергия и др.).

К топливно-энергетическим ресурсам относятся: электроэнергия, теплоэнергия, газ, пар, сжатый воздух и прочее.

Организация снабжения предусматривает создание инфраструктуры процесса организации снабжения и организационной структуры управления снабжением.

Инфраструктура снабжения включает подразделения складского, транспортного, заготовительного хозяйств. На отдельных предприятиях могут быть также подразделения по переработке отходов производства и тарного хозяйства.

В основу определения организационной структуры управления снабжением должны быть положены принципы, которые обеспечивают все функции управления совокупностью подразделений. Это прежде всего: малозвенность в управлении, гибкость, эффективная система связи, принцип единоначалия и четкое разграничение функций.

Существуют две основные формы организации управления снабжением: централизованная и децентрализованная. Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и клерки. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.

Если организация подходит к процессу закупок с позиции децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела.

Преимущества такого подхода: 1) пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой; 2) возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.

Недостатки децентрализованных закупок: 1) решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом; 2) недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения; 3) ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т. п

.

Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел снабжения, сосредоточивающий все функции снабжения организации, что позволяет получить определенные выгоды:

· объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ;

· координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;

· устранение дублирования операций и ненужных приемов;

· наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;

· получение специальной квалификации и совершенствование операций по снабжению;

· возможность сосредоточить других сотрудников на выполнении их собственных функций, чтобы они не отвлекались на закупки;

· концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля.

На предприятии используются две формы снабжения:

- складская;

- транзитная.

При складской форме снабжения п/п покупает исходный материал у какого-либо посредника, находящегося недалеко от места нахождения самого п/п, или оно закупает материалы большими партиями у поставщика и хранит их в виде производственных запасов на складе. Эта форма применяется при относительно малых потребностях. В этом случае дешевле переплатить посреднику, закупив большую партию, и хранить на складе, чем нести затраты на частные закупки непосредственно у поставщика в небольших партиях.

Транзитная форма предусматривает поставку материалов от поставщика в производство. Она используется при больших объемах потребления материальных ресурсов. В этом случае транспортно-заготовительные расходы должны быть незначительными по отношению к стоимости потребляемых материалов.

Выбор поставщика и закупка материалов для обеспечения необходимыми ресурсами может осуществляться через:

- товарно-сырьевые биржи;

- оптовые закупки;

- регулярные закупки мелкими партиями;

- закупки по мере необходимости.

На п/п разрабатывают перспективный, годовой, квартальный и месячный планы материально-технического снабжения.

При разработ­ке планов МТС решаются следующие основные задачи:

- определение потребности в материальных и энергети­ческих ресурсах;

- расчет норм производственных запасов материалов;

- расчет объема комплектных поставок;

- определение денежных затрат на заготовку материальных и энергетических ресурсов;

- определение источ­ников получения материалов и объемов завозимых материалов.

Планы материального обеспечения должны быть сбалансированы с выделенными ресурсами, обеспечивать комплектность поставок в сро­ки, обусловленные технологическим процессом производства, и предус­матривать концентрацию ресурсов.

В перспективном плане определяется потребность в важнейших материальных ресурсах, и он разрабатывется на основе стратегического плана.

В годовом плане определяется потребность в материальных ресурсах всех подразделений и служб п/п. Большое внимание уделяется маркетинговым исследованиям, с учетом этих данных корректируется годовой план.

В квартальном плане разрабатывется план по развернутой номенклатуре материальных ресурсов и конкретно определяется объем закупок или завоза материалов.

Месячный план представляет собой лимитную карту отпуска материалов подразделениям предприятия.

Исходными данными для разработки плана МТО является:

1. План маркетинга.

2. План производства и реализации продукции.

3. Мероприятия плана технического развития и организации производства.

4. Прогрессивные нормы расходов материальных ресурсов.

5. Транзитные нормы.

6. Нормы использования инструментов и оснастки.

7. Нормы естественной убыли материальных ресурсов.

8. Прейскурантные цены, тарифы, стандарты.

9. Анализ материально-технического обеспечения за прошлый период.

План МТО разрабатывается отделом МТО в тесном сотрудничестве с плановым, производственным отделами, отделом главного механика, главного энергетика и другими.

Процесс формирования потребности в материальных ресурсах состоит из двух этапов:

- формирование исходной информации, т.е. анализ потребления материалов в прошлые периоды по номенклатуре, объему. На этом этапе выявляются остатки материальных ресурсов на складах п/п, анализируется портфель заказов материалов, корректируются нормы расхода и величина заказа.

- определение сводной потребности в материальных ресурсах. Методологической основой при определении сводной потребности должен быть системный подход, который предусматривает расчеты потребностей во всех звеньях логистической цепи, начиная от рынка закупок и заканчивая потреблением продукции и услуг. Здесь большое внимание уделяется выбору методов определения потребностей. Существуют два подхода к определению потребностей:

- потребность в материальных ресурсах определяется после получения заказов на выпуск продукции;

- потребность в материальных ресурсах определяется до получения заказов на выпуск продукции на основе анализа расхода материалов в прошлом периоде.

Выбор метода определения потребностей в материальных ресурсах зависит от конкретных видов материалов и наличия необходимых данных. Выделяют следующие методы определения потребностей:

1. Детерминированные методы, к которым относятся:

- прямой метод определения потребности. При этом методе потребность определяется на основе объема выпуска продукции:

П=SН_ij * N_j, где

П – потребность в материальных ресурсах,

Н - норма расхода i-го вида материала на производство единицы j-го вида продукции,

N – объем выпуска продукции,

i – вид ресурса,

j – вид продукции.

- метод по аналогии. При этом методе потребность определяется путем умножения нормы расхода на аналогичные изделия на объем производимой продукции с учетом коэффициентов, учитывающих особенности изделия.

П=Н_{аналог.} * N * K

- расчет потребностей в материальных ресурсах на основе удельных норм расхода. Расчет аналогичен прямому методу. Норма расхода в этом случае определяется на 1 рубль товарной продукции либо данного изделия.

2. Стохастические методы. Они применяются при отсутствии данных и невозможности расчета детерминированными методами. Среди них выделяют:

- индексный метод, который основан на использовании данных о фактическом расходе материалов за прошлый период времени и на основании изменения производственной программы и среднего снижения норм расхода.

П=П_{факт.прошл.период} * Z_{произв. прогр.} * Z_{норм расх.}, где

П_факт. – фактическая потребность в мат.ресурсах в прошлом периоде,

Z_п.п. – индекс изменения производственной программы,

Z_н.р. – индекс снижения норм расхода.

- методы линейного программирования.

План МТО составляется в натуральном и стоимостном выражении по видам и направлениям. Направлениями расходования материальных и сырьевых ресурсов может быть:

- на производство (основное, вспомогательное);

- на капитальное строительство;

- на НИОКР;

- на ремонтно-эксплуатационные нужды;

- на изготовление технологической оснастки и спец.инструмента;

- на определение величины переходящих запасов и заделов.

Потребность на производство определяется на основе норм расхода и объема производства по вышеприведенным формулам. Метод планирования определяется в зависимости от применяемой нормы расхода.

Потребность в материальных ресурсах на капитальное строительство определяется по нормам или удельным нормам расхода, рассчитанной на основе проектно-сметной документации.

Потребность в материальных ресурсах на НИОКР определяется на основе удельных затрат на 1 рубль опытно-конструкторских работ. Если имеется проектно-техническая документация, то расход определяется по ней.

Потребность в материалах на ремонтно-эксплуатационные нужды определяется на основе удельных норм расхода на 1 рубль находящихся в эксплуатации машин и оборудования.

Потребность в материальных ресурсах на изготовление технической оснастки и инструмента определяется исходя из норм использования оснастки, программы ее выпуска и нормы расхода материалов с учетом поступления оснастки и стандартного инструмента со стороны.

Составной частью потребности в материальных ресурсах является потребность на образование производственных запасов. В зависимости от назначения производственные запасы подразделяются на:

1. Текущие, которые необходимы для бесперебойной работы между двумя очередными поставками. Норма текущего запаса в днях определяется делением средневзвешенной величины текущего запаса в натуральном выражении на среднесуточное потребление в плановом или анализируемом периоде.

2. Подготовительный, который необходим на время подготовки прибывшего материала к производственному потреблению. Этот запас устанавливается в зависимости от требований подготовки материала, обычно он равен одному дню, а если этот запас определяется на подготовительных базах, то он равен двум дням.

3. Страховой, он необходим для бесперебойной работы п/п при отклонениях от принятых интервалов поставок. Этот запас обычно равен половине текущего запаса.

Заключительным этапом при формировании запасов является определение величины переходящего запаса:

З=(Н_{пер.зап.} * П) / Д, где

Н – норма переходящего запаса в днях по материалу;

П – потребность в этом материале;

Д – количество дней в этом материале.

На основе выявленной потребности в материальных ресурсах составляется баланс материального обеспечения, который имеет следующий вид:

Планирование потребности	Основное произв-во	Капит. Стр-во	Ниокр	Тех. оснастка	Запасы	Итого
Основные мат-лы Вспомогат.мат-лы Топливо Энергия Комплектующие Запасные части

Источники покрытия потребности	Остатки на нач. года	Рынок сырья	Опт. торг-ля прям.д.	Опт. торг-ля раз.дог.	Розн. Торг-ля	Итого
Основные мат-лы Вспомогат.мат-лы Топливо Энергия Комплектующие

Важным аспектом коммерческой деятельности предприятия является формирование хозяйственных связей по поставкам материальных ресурсов. Работа по формированию таких кооперационных отношений включает в себя комплекс организационных, экономических, правовых, финансовых моментов между поставщиками и потребителями.

При организации хозяйственных связей особое значение имеет правильный выбор поставщика. Такому выбору предшествует тщательный анализ потребностей предприятия в ресурсах и возможностей их удовлетворения на рынке. Изучается информация о потенциальных поставщиках, способных удовлетворять спрос потребителя. На окончательный выбор поставщика влияют: качество закупаемых материалов; цена этих материалов; надежность поставщика в части выполнения своих обязательств; деловая репутация поставщика.

Основные требования к выбору поставщика:

1. Минимум стоимости приобретения продукции или услуг.

2. Максимальное количество обслуживания.

3. Минимальная удаленность поставщика от потребителя.

4. Сроки выполнения текущих и экстренных заказов.

5. Наличие у поставщика резервных мощностей.

6. Психологический климат.

7. Кредитоспособность и финансовое положение поставщика.

8. Сравнительная оценка предполагаемого поставщика с конкурентами.

При прочих равных условиях предпочтение следует отдавать местным поставщикам, экономя тем самым на транспортных расходах.

Если закупки материалов планируется осуществлять с нового рынка, предприятия обычно пользуются услугами посреднических организаций, за определенную плату подыскивающих для предприятия потенциальных поставщиков.

Распространенной практикой размещения заказов на поставку крупных партий материально-технических ресурсов являются конкурсные торги (тендеры). При этом размещение заказов предприятий с участием государственного капитала в соответствии с законодательством большинства стран может осуществляться только через конкурсные торги. Конкурсные торги предполагают проведение следующих мероприятий:

- реклама;

- разработка, публикации тендерной документации;

- приемка тендерных предложений;

- оценка заявок;

- подтверждения квалификации участников;

- выбор поставщика и подписание контракта.

При письменных переговорах инициатива может исходить как от продавца, так и от покупателя.

В выборе поставщика отражаются законы рыночной экономики. Установление отношений «поставщик – потребитель» становится только тогда долгосрочным, когда соблюдены интересы и поставщика, и потребителя. Имеются различные подходы на п/п Японии и США. Японские потребители стремятся найти надежного партнера и обеспечить долгосрочное сотрудничество, а американская промышленность, не отказываясь от долгосрочного сотрудничества, достаточно часто пересматривает своих партнеров с целью минимизации затрат.

Чтобы выбрать поставщика для долгосрочного сотрудничества, необходимо следовать следующим правилам:

1. Обращаться с поставщиками также бережно, как и с покупателями своей продукции.

2. Демонстрировать на деле общность интересов.

3. Знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его дел.

4. Проявлять готовность помочь поставщику в случае возникновения у него проблем.

5. Учитывать в деловой практике интересы поставщика.

6. Соблюдать принятые на себя обязательства по сроку, количеству, цене и прочим условиям договора.

7. Поддерживать по возможности стабильные контакты в деловой сфере, чтобы поднять технический уровень конечной продукции.

Выбор нового поставщика осуществляется либо через конкурсные торги, либо через письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Для сбора информации о потенциальном поставщике используется следующая информация:

- собственное расследование;

- местные источники, средства массовой информации;

- банки;

- конкуренты;

- торговые ассоциации и официальные организации;

- информационные организации;

- государственные органы.

Заключение договора с поставщиками осуществляется на основе стандартного бланка – заказа на поставку, который включает: название документа, порядковый номер, адрес и название покупателя, ответственность и санкции за невыполнение заказа, дата, наименование и адрес поставщика, сроки поставки и количество, описание заказа, адрес поставки, цена, банковские реквизиты.

Организация контроля качества и качество поставок.

Количество поставляемых товаров должно соответствовать требованиям, оговоренных в договоре поставок или государственным стандартам.

Методы по обеспечению качества включают:

1) Методы приемки партий поставок:

а) сплошной контроль;

б) выборочный контроль;

2) Методы приемочного контроля:

а) проверка получателем системы обеспечения качества поставщика;

б) проверка получателем методики контроля качества закупаемых товаров;

в) учет и анализ получателем поставщика по улучшению качества закупаемых товаров;

г) контроль получателем качества закупаемых товаров.

Автоматизация МТО.

Материально-техническое обеспечение можно выполнить эффективно лишь при условии использовании компьютерной техники. Количество задач, входящих в модуль управления МТС, решаемых с помощью ЭВМ, на разных п/п существенно различается. Среди всех систем, которые имеются, наиболее современной считается многопользовательский сетевой комплекс полной автоматизации «Галактика», которая позволяет перевести все информационное обеспечение и решение задач по управлению МТС в автоматизированный режим.

В комплексе «Галактика» по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок и выбор поставщиков могут быть выполнены средствами программного модуля управления маркетинга. Получение и отслеживание заявок на приобретение сырья, материала и т.д. обеспечивается модулем управления документооборотом. Заявки на поставку продукции можно вести в модуле управления заказами. Для контроля взаимозачетов с поставщиками рекомендуется вести модуль «поставщики-покупатели».

Вследствие глубокой интеграции входящих в «Галактику» модулей и наличие единой базы данных все сведения, необходимые для оформления документов, т.е. основание, накладные, доверенности и т.д., могут быть введены путем выбора из соответствующих таблиц базы данных. Подключение нужной таблицы в момент заполнения той или иной графы документа обеспечивается автоматически. При отсутствии в таблице необходимых данных, они могут быть введены без выхода из режима оформления текущего документа. Интеграция модуля управления закупками со складским учетом и планированием позволяет отслеживать установленные уровни нормативных запасов сырья, материалов и др., выявлять дефекты и продукцию, которая не пользуется спросом.

Дата добавления: 2014-01-07