Ввод и редактирование записей

Для удаления связи щелкните левой кнопкой мыши по линии связи

для выделения ее и нажмите Delete.

В окне БД выделить вкладку Таблицы и, далее, название таблицы и щелкнуть мышью по кнопке Открыть. Для создания новой записи следует щелкнуть мышью по пустой строке и приступить к вводу

записей в БД. Треугольником маркируется текущая запись. Как толь-

ко в этой записи будут произведены изменения, которые еще не были сохранены, Access отображает вместо треугольника пиктограмму с изображением карандаша. Для сохранения изменений достаточно выбрать пиктограмму с изображением карандаша.

Переход в режим таблицы из режима конструктора выполняется нажатием кнопки Вид на панели инструментов и выбором Режим таблицы.

Запись, с которой вы работаете, необходимо выделить. Для этого щелкните левой кнопкой мыши по окрашенной кнопке слева в строке выбранной вами записи.

Если необходимо скопировать запись, выделите ее и нажмите

Правка — Копировать. Выделите запись, вместо которой нужно вставить запись и нажмите Правка — Вставить. Если нежелательно затирать таким образом запись, то создайте числовое поле неключевое, в котором пронумеруйте записи в том порядке который желателен для Вас и выберите в главном меню: Сервис — служебные программы — сжать. При этом записи выстраиваются в нужном Вам порядке.

Для добавления записей с помощью формы следует щелкнуть на кнопке Новая запись и ввести новые данные в пустые поля формы

или отредактировать соответствующие записи.

Формы

Формы представляет собой бланк, позволяющий ограничить объем информации доступный пользователю. Формы используются для различных целей, например форма для ввода данных в таблицу, или форма для открытия других форм или отчетов.

Различают однотабличные и многотабличные формы, в зависимости от того данные скольких таблиц отражены в форме. Перед началом конструирования форм целесообразно определить из каких таблиц или запросов БД будет загружена информация для создания форм.

Подчиненные формы удобно создавать для связи 1:М, а связанные –

для связи 1:1. Целесообразно вначале создавать формы в режиме автоформы или мастера, а потом редактировать форму в режиме конструктора.

Мастера по разработке форм ускоряют процесс создания форм, поскольку выполняют большую часть работы по оформлению формы за пользователя, а в режиме конструктора используется ручная доработка формы.

При этом в форму могут быть внедрены элементы управления, которые выбираются из панели элементов управления. Если отсутствует соответствующая пиктограмма, то необходимо применить пункты главного меню: Вид – Панели управления.

Если щелкнуть, например, по элементу управления Кнопка и внедрить

его в форму, то можно либо с помощью мастера, либо нажатием правой кнопки мыши связать кнопку с открытием формы, запроса, модуля и т.д.

Если внедрить в форму Поле, в получившемся свободном поле можно

применить выражение, например, для получения скидки на цену в 10%

в этом поле можно написать: =0,9*[Цена ] или =0,9*[Товары]![Цена]. Желательно перед этим полем применить элемент Надпись и написать, например, «Цена со скидкой».

Для редактирования формы необходимо щелкнуть по границе выбранного внутри формы прямоугольника, при этом по границе прямоугольника появятся маркеры. Если щелкнуть по среднему маркеру, и удерживать левую клавишу мыши, можно перетащить прямоугольник в другое место. Для изменения размеров составляющих форму прямоугольников необходимо щелкнуть по угловому маркеру и, удерживая левую клавишу мыши, раздвинуть прямоугольную область.

Показателем того, что фрагмент готов к изменению размеров является появление стрелок ß||à

Путем выбора соответствующих пиктограмм главного меню можно изменить цвет, шрифт (жирный, курсив, подчеркивание, а также его размер и начертание), с помощью обычных кнопок Delete, Backspace и т.д. можно отредактировать надписи.

Обработка данных

В режиме таблицы или формы возможны: просмотр, добавление, удаление записей, обновление записей. При просмотре записей в режиме таблицы или формы можно осуществить следующую обработку данных: поиск записей, их сортировку, фильтрацию в соответствии с заданными условиями отбора.

Для поиска записей необходимо использовать соответсвующую пиктограмму или выполнить команду Правка - Найти. При этом поиск можно осуществлять во всех полях или в одном поле.

Если вы выбрали пункт В текущем поле, то курсор необходимо установить в это поле. В пункте Поиск выбрать из падающего меню все ( при этом просматриваются все записи поля).

Если вы выбираете вверх или вниз, то поискосуществляется выше или ниже записи, на которую установлен курсор. В пункте Образец нужно написать запись, которую нужно найти. При этом ее можно записывать не полностью, тогда в списке Совпадение нужно выбрать соответствующий пункт из следующих возможностей:

а) с любой частью поля;

б) поля целиком;

в) с начала поля.

Если для решения задачи поиска большие и маленькие буквы нужно различать, то необходимо установить флажок с учетом регистра, если различия не важны, то щелкнуть по этому флажку так, чтобы галочки не было.

Для поиска по номеру записи необходимо в закладке Образец

написать номер записи и выбрать пункт Найти.

Сортировка данных

Выделите в таблице или форме поле сортировки. Для выполнения сортировки по возрастанию или по убыванию выберите соответ-

ствующую пиктограмму панели инструментов или выделите поля, по которым выполняется сортировка и выполните команду Записи — Сортировка. Возможно выполнение сортировки сразу по нескольким полям, которые не обязательно находятся рядом друг с другом. Для этого применяется расширенный фильтр или запросы.

Фильтры

Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей из таблицы, формы, запроса.

Применение фильтров возможно только в режимах открытой таблицы, формы или запроса.

Дата добавления: 2014-01-07