Функция организации и проектирование работы

Основные задачи и компоненты функции организации.

Цель функции организации — подготовка и обеспечение выполнения запланированных действий и достижения запланированных целей. В процессе реализации данной функции взаимодействуют три основных компонента: люди, экономические отношения и технические средства.

Содержание функции организации предполагает создание системы отношений, обеспечивающей распределение задач и ресурсов между отдельными подразделениями и сотрудниками, установление системы их взаимодействия, осуществление координации их действий по реализации планов, принятых решений и достижению целей организации.

Координировать — означает приспосабливать средства к цели, согласовывать операции между собой, придавать вещам и действиям необходимые пропорции. Например, обеспечивать пропорциональность материальной и социальной составляющих; учитывать обязательства и следствия каждой операции (технической, коммерческой, финансовой и т .д.), которые она влечет для всех других операций; соизмерять издержки сфинансовыми ресурсами, оборудование — снуждами производств, снабжение — спотреблением, сбыт — собъемами производства и т.п.

В самом общем плане осуществление функции организации связано с определением этапов реализации плана или решения, назначением ответственных исполнителей на каждом этапе и введением порядка вза­имодействия исполнителей (кто с кем и каким образом должен взаимодействовать на разных этапах выполнения плана или решения).

В содержание функции организации многие авторы включают, кроме перечисленных задач, и проектирование организационной структуры управления предприятием или приведение ее в соответствие с целями, намеченными на стадии планирования. Более того, следует отметить, что организационная структура сама реализует функцию организации. Так, в ней определены постоянные участки работы, выполняемые соответствующими структурными подразделениями, и по­рядок взаимодействия между ними на длительный период времени. И все же проектирование организационной структуры — частный случай общей функции — организации.

Частью организации исполнения планов работы является ее проектирование, в ходе которого решается, кому и как следует действовать. Проектирование позволяет достаточно четко выделить и описать тот или иной участок работы, обеспечить последующую реализацию функции организации. В нем нет надобности, если работа была спроектирована ранее, а ее перепроектирование не предусмотрено. С момента определения задачи работа начинает создаваться и проектироваться: описывается содержание задачи, поставленной перед работником, группой работников или предприятием в целом. Проектирование учитывает формальные и неформальные стороны процесса выполнения работы; взаимозависимость данной задачи и других задач, решаемых как внутри, так и вне организации; ожидаемые межличностные отношения исполнителей. С течением времени под воздействием внешних и внутренних факторов содержание работы может меняться, и тогда необходимо ее перепроектирование.

Проектирование работы включает следующие основные этапы: анализ работы; установление ее параметров; определение технологии выполнения работы; восприятие исполнителями содержания работы.

Анализ работы необходим, чтобы объективно осмыслить саму работу — ее содержание, индивидуальные требования к ней, а также требования окружения.

Содержание работы определяет действия, которые должны быть выполнены в рамках данной работы. В зависимости от выбранного метода анализа работы описание ее содержания может: а) формулироваться как простое заявление о том, что надо делать; б) иметь форму детального разъяснения каждой отдельной операции. Второй метод называют функциональным анализом. Он предполагает описание работ на основе классификации по каждой из следующих позиций:

• что исполнитель должен делать по отношению к другим работникам и другим работам;

• какие методы и операции предпочтительны;

• какие машины и оборудование необходимо использовать;

• какой продукт или услугу предполагается получить в результате работы.

Первые три позиции связаны с действиями, четвертая —- с результатами работы.

Индивидуальные требования к работе отражают необходимые для ее выполнения качества исполнителя: навыки, способности, образование, опыт, здоровье, воспитание и др. Для составления списка этих требований используется метод должностного аналитического вопросника. Он применяется при анализе всех видов работ, в том числе управленческой, по следующим показателям:

• информационные источники, важные для выполнения работы;

• обрабатываемая информация и принимаемые решения, необходимые для выполнения работы;

• действия и умения, требуемые для выполнения работы;

• характер межличностных отношений, желательных для работы;

• характер реакции исполнителя на условия работы.

Требования окружения к работе предполагают оценку внешних по отношению к работе факторов физического, социального и другого характера, описывающих условия, в которых она должна выполняться, а также определение прав и ответственности исполнителей.

Анализ работы традиционно основывается на изучении действий и расходуемого на них времени, факторов, влияющих на результаты выполнения работы, в целях ее упрощения и стандартизации. Современные ученые и практики считают, что в процессе анализа необходимо уделять внимание не только технологическим, но и человеческому фактору, в особенности условиям труда исполнителей.

Параметрами работы являются: масштаб работы, ее сложность и отношения, в которые исполнитель вступает с другими работниками в связи с выполнением работы.

Масштаб работы характеризует количество работы, т.е. количество задач или операций, которые исполнитель должен выполнить. Как правило, чем больше задач или операций, тем больше времени затрачива­ется на выполнение работы.

Сложность работы — качественный параметр, отражающий требуемую степень владения процессом выполнения работы и уровень самостоятельности исполнителя в принятии решений по ходу процесса.

Выделяют узко- и широкоспециализированные работы. Узкоспециализированные работы включают несколько задач или операций (т.е. малый масштаб работы), для реализации которых достаточно простых средств (низкая сложность работы). Широкоспециализированные работы имеют большой масштаб работы высокой сложности. В крупных организациях разрыв между этими видами работ бывает значительным.

Отношения по работе — это установление межличностных связей между исполнителем и другими сотрудниками как по поводу данной работы, так и в связи с другими процессами, выполняемыми в орга­низации.

Рассмотрение отношений по работе как параметра, используемого при проектировании работы, является первым шагом к формированию структуры организа­ции, которое завершает организационное обособление функций в форме рабочих отношений. Связи между функциями, а точнее между работами в организации, составляют основу структуры последней.

Принятие руководством решений о природе и характере отношений по работе тесно связано с масштабом управления службами и подразделениями, а также со сплоченностью группы и организационной культурой. Функциональная обобщенность работ позволяет объединить их в рамках одной группы работников, расположив по уровням иерархии в зависимости от личностных качеств специалистов и делегируемых им прав. Общность интересов по «горизонтали» и «вертикали» позволяет участникам трудового процесса установить удовлетворяющие их социальные отношения.

Дата добавления: 2014-01-07