Роль и место информации в управлении

Понятие информации

Информационные и коммуникативные процессы в управлении

Любые изменения, происходящие в природе, в обществе, в производстве, являются источниками каких-либо сведений, знаний, отражающих количественные или качественные характеристики того или иного явления, процесса, события. Все эти сведения в любой форме и любого содержания представляют собой информацию.
Существуют различные точки зрения на информацию. Ряд ученых утверждают, что информация присуща живым существам и кибернетическим устройствам (кибернетический подход), другие отстаивают такую точку зрения, что информация является всеобщим атрибутом всех видов материи (атрибутивный подход).
А.Д. Урсул считает, что если понятие информации и связанные с ним методы исследования применяются в науках о живой природе, то можно сделать вывод – информация присуща и системам неживой природы.
Эту же точку зрения разделяет и академик В.М. Глушков: «Информация в самом общем ее понимании представляет собой меру неоднородности распределения материи и энергии в пространстве и во времени, меру изменений, которыми сопровождаются все протекающие в мире процессы. Информацию несут в себе не только испещренные буквами листы книги или человеческая речь, но и солнечный свет, складки горного хребта, шум водопада, шелест листвы и т. д.».
Понятие информации в социально-экономических дисциплинах связывают с отражением в сознании человека окружающего его мира. Информация, по Винеру, характеризует одну из важнейших сторон деятельности человека – познавательную.
Как видно, определений информации в литературе существует достаточно много, порой они противоречат друг другу. Причина этого в том, что информация является в настоящее время предметом изучения различных дисциплин: кибернетики, математической статистики, информатики, информологии, философии и т.д.
В практическом понимании информация – это сведения об окружающем мире, которые имеют форму символов, как доступных и понятных человеку, так и требующих анализа, осмысления, расшифровки.

Управление связано с выработкой и осуществлением целенаправленных управленческих воздействий на объект (систему), а это, в свою очередь, включает сбор, передачу и обработку необходимой информации, принятие и реализацию соответствующих решений.
Управляющая и управляемая системы не могут существовать без информации, имеющей своего рода сигнальный характер, несущей импульсы, команды упорядочения. Воспринимая их, система соответственно реагирует, перестраивает свое поведение. Благодаря информационным потокам обеспечивается и обратная связь, отражение изменений в системе под управляющим воздействием. Но информация обеспечивает и опережающее отражение, что позволяет управляющей системе идти «впереди» событий.
В управленческой деятельности информация – это совокупность сведений о состоянии управляющей и управляемой систем, а также внешней среды.
В настоящее время сложились различные организационные концепции процесса управления и роли информации в нем. В частности, широко распространено выделение информации в самостоятельную стадию управленческого процесса, ибо ей присущи свои специфические тенденции развития, существуют принципы работы с информацией, позволяющие наладить ее движение, сбор, обработку, анализ. Без информации нельзя представить и прогнозирование, и планирование, поскольку именно не ее основе рождаются прогнозы, планы. Без информации трудно подготовить решения. Информация собирается и на стадии контроля, позволяя судить о реальных изменениях в объекте управления.
Связь управления и информации носит сложный характер: с одной стороны, информация относится к управлению как «необходимое питательное средство», составляет общую предпосылку управленческого процесса, в ходе которого осуществляется связь субъекта и объекта управления с целью принятия оптимального управленческого решения и совершения других действий. С другой стороны, информация выступает в качестве «продукта» определенного управленческого процесса, а ее получение и обработка составляют органический элемент этого процесса.
Информация, при всей ее огромной значимости, есть явление подчиненное, зависимое по отношению к управлению. Руководителю в системе управления приходится иметь дело с научной, технической, экономической, социологической информацией, которая является формой связи между тем, кто управляет, и тем, кем управляет. Следовательно, информация – это предмет управленческого труда, решает три класса задач:
- является специфической формой взаимосвязи, взаимодействия элементов системы, а также взаимосвязи системы с окружающей средой;
- обслуживает все уровни, функции управления – от подготовки и принятия решения до подведения результатов его выполнения;
- является непосредственной причиной, определяющей выбор того или иного варианта управленческого поведения, перевода системы в новое состояние, обеспечивающее ее движение к заданной цели.
Большое разнообразие информации, используемое в практике управления, требует ее классификации. Используются самые разнообразные признаки и классификации информации (рис. 10.1).

Рис. 10.1 - Классификация управленческой информации

10.3 Информационные процессы в социальных
средах

Уровень развития современного общества настолько высок и явления общественной жизни настолько сложны, что для эффективного управления обществом необходимо привлечение большого количества разнообразной информации, характеризующей состояние различных сторон общественной жизни и отражающей тенденции их развития. Характерно, что объем информации все время растет, причем исключительно быстрыми темпами.
Процесс управления обществом – систематически повторяющийся процесс. Он включает в себя получение информации о состоянии социальной среды в данный период, обработку и анализ этой информации и осуществление определенных воздействий на эту среду, вытекающих из оценки проведенного анализа.
Управление функционированием и развитием общества становится эффективным тогда, когда оперативно, своевременно и полно учитываются изменения, происходящие в обществе. Поэтому чередование актов воздействия на общественную систему становится все более частым, то есть процесс управления становится все более непрерывным. Все это требует своевременного сбора, переработки и глубокого, всестороннего анализа больших объемов разнообразной информации.
Постепенно сложилось противоречие между непрерывным возрастанием объема социальной информации и традиционными средствами ее получения, обработки и использования. С одной стороны, имеется огромное количество «сырых», необработанных данных, которые могли бы быть использованы в управлении, а с другой стороны, явно недостаточное количество информации, используемой в управлении. Этот «информационный голод» на фоне изобилия первичной информации объясняется ограниченными возможностями материальных и методических средств. К тому же современное производство, техника, наука потребления потребовали от человека такой реакции на эту информацию, которая лежит за пределами его физиологических и психологических возможностей.
Настоящая революция в области переработки и анализа информации началась в последние десятилетия с развитием кибернетики и с созданием компьютеров. Компьютеры оказались универсальным средством для переработки и анализа информации. Они открывают принципиально новые возможности для оперативной обработки больших объемов информации, позволяющих судить о тенденциях развития социальной среды.
Удовлетворение потребности в информации позволяет не только эффективно управлять социальными процессами, но и формировать цели на ближайшую и отдаленную перспективу.
Следует различать несколько уровней информации:
- о сущности и конкретных проявлениях объективных закономерностей, которые действуют в сфере общественной жизни, о механизмах действия этих законов, о методах и формах, которые нужно применять в целях их благоприятно использования для решения управленческих задач;
- об общих целях, стоящих перед обществом на данном этапе его развития, и о задачах, которые призван решить орган, чтобы способствовать достижению общих целей;
- о внутреннем состоянии объекта управления и окружающей его среды, о возможных положительных и отрицательных влияниях на объект, о возможностях и способностях людей решить поставленные перед ним задачи;
- о методах и средствах управления, которые нужно использовать для обеспечения эффективного функционирования системы управления.
Процесс производства и воспроизводства социальной информации предполагает:

• Накопление и сохранение информации, созданной предыдущими поколениями.
• Усвоение настоящими поколениями накопленной информации (обучение, образование).
• Прогнозирование, планирование производства информации (научные исследования, обобщение практического опыта и т.д.).
• Сбор и отбор информации, нужной для управления, ее оценка.
• Аналитическая переработка информации (описание, классификация, аннотирование, реферирование, перевод, кодирование).
• Хранение и поиск информации; распространение, передача информации потребителю; использование информации.
• Контроль за эффективностью ее использования.

10.4 Понятие коммуникации. Коммуникативные
процессы в управлении

Коммуникация включает в себя несколько понятий:

• Средства связи любых объектов материального и духовного мира.
• Общение, передача информации от человека к человеку.
• Обмен информацией в обществе (социальная информация).

Сам термин появился в литературе в начале XX в., постепенно в изучении коммуникации оформились два основных подхода: рационалистический и иррационалистический.
Рационалистический подход представлен концепциями технологического детерминизма, наиболее влиятельной из которых является теория информационного общества, рассматривающая средства информации в качестве единственного стимула и источника социального развития (информация понимается здесь очень широко, как основа культуры и всех культурных ценностей).
Иррационалистический подход представлен понимающей социологией, утверждающей, что основным результатом коммуникации является понимание человеком другого человека, т.е. взаимное понимание. Выделяются два типа социального действия: действие, не имеющее своей целью коммуникацию, и действие, совершаемое с целью коммуникативного обмена. В настоящее время подавляющая часть эмпирических исследований коммуникации находится в рамках социологии массовой коммуникации, т.е. коммуникация изучается под углом зрения анализа и обобщения применения средств массовой коммуникации, и, прежде всего, прессы, радио, телевидения.
Коммуникация представляет собой сложную структуру, в состав которой входят:
- коммуникации между органом управления и окружающей средой;
- межуровневые коммуникации в органах управления: вертикальные – нисходящие и восходящие; горизонтальные – обмен информацией между различными подразделениями органа управления;
- коммуникации «руководитель – подчиненный»;
- неформальные коммуникации.
Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Такой обмен информацией называется коммуникативным процессом.
Основная цель коммуникативного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Сообщения могут быть письменными или устными.

Дата добавления: 2014-01-07