Характеристика организации как системы

Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обусловливающей существование менеджмента. С позиций системного подхода любая организация является целостностью, которая обладает определенными свойствами, которая в то же время состоит из элементов и подсистем со специфическими свойствами. Организация является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Внешняя среда оказывает на деятельность организаций значительное влияние. Поэтому сегодня при разработке своей стратегии, планов развития организации должны учитывать изменения во внешней среде и в управленческих действиях опережать предполагаемые изменения.

Тема 7. Организация как управляемая система

Вопросы и задания

Характеристика крупного предприятия

Условия создания. Наукоемкость продукции. Наличие большой емкости рынка. Наличие условий для сверхприбылей. Перспектива длительного выпуска продукции.

Преимущества.

· Финансовая устойчивость.

· Низкие удельные затраты.

· Высокая техническая оснащенность.

· Большая номенклатура продукции.

· Единство научных и производственных процессов.

· Большие производственные мощности.

· Конкурентоспособность продукции.

· Высокая социальная обеспеченность кадров.

Недостатки.

· Организационная инертность структур.

· Консерватизм к нововведениям.

· Сложные коммуникационные связи.

· Большая численность управленческого персонала.

· Слабая приспособленность и реакция на принципиально новую продукцию

Для самопроверки постарайтесь ответить на следующие вопросы, при необходимости обратитесь еще раз к тексту лекции.

1. Дайте определение следующим понятиям: организация, формальная организация, неформальная организация.

2. Перечислите признаки организации.

3. Перечислите законы организации.

4. В организации при обследовании было установлено, что ее штаты сильно раздуты. Работники слоняются без дела. Какой закон нарушен в данной организации.

1. Какие классификации организаций вы знаете? Для чего нужна классификация организаций.

2. Перечислите: какие документы необходимы для создания организации.

3. Выполните задание. Пользуясь, литературой или другими источниками соберите пакет документов, необходимых для открытия нового предприятия.

4. Перечислите достоинства и недостатки малого и крупного предприятий.

5. Какие виды интеграции предприятий в рыночной экономике вам известны. Перечислите. Дайте характеристику одного из них.

6. В соответствии с приведенным примером создания предприятия (организации) опишите создание вами вашего предприятия.

План лекции:

1. Характеристика организации как системы.

2. Элементы организации.

3. Анализ внешней среды организации.

4. Анализ среды непосредственного окружения.

5. Анализ внутренней среды организации.

6. Вопросы и задания.

Организация является целостностью с особыми свойствами, которая состоит в то же время из элементов и подсистем со специфическими свойствами.

- Организация имеет свои границы

- Является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой.

- Является целенаправленной и многоцелевой системой.

- Имеет свой жизненный цикл.

- Имеет обратную связь.

Организация является открытой системой, которая динамически взаимодействует с окружающим миром. Организации получают свое сырье и человеческие ресурсы из окружающего мира. Они зависят от клиентов и заказчиков из внешнего мира, потребляющих их продукцию.

Степень разграничения открытой или закрытой систем меняется, открытая система может стать более закрытой, если контакты с окружением уменьшаются со временем – возможна и обратная ситуация.

Открытые системы тяготеют к нарастанию усложненности и дифференциации, т. е. открытая система будет по мере своего роста стремиться к большей специализации своих элементов и усложнению структуры, нередко расширяя свои границы или создавая новую суперсистему с более широкими границами.

Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительное его усложнение. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются сырье и материалы, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы. Все системы имеют вход, трансформационный процесс и выход. Системы получают сырье, энергию, информацию, ресурсы, и преобразуют их в товары, услуги, прибыль, отходы и т. п.

Открытые системы имеют и некоторые специфические черты, к которым относится признание взаимосвязи и взаимозависимости между системой и внешним миром. Изменения в окружении влияют на систему и наоборот.

Внешняя среда организации представлена следующими функциональными областями: политической (конституционные основы, формы собственности, особенности законодательства, политическая стабильность); экономической (уровень жизни, капитал, поставщики, потребители, конъюнктуры, цены); технологической (развитие науки, развитие технологий); ресурсной (рабочая сила, природные ресурсы, инфраструктура, территориальное положение); социальной (социальные нормы, социальные воззрения, этические нормы).

Организация должна отражать внешнюю среду. Действительная организация не может быть статичной. Она должна быстро узнавать обо всех изменениях среды, представлять их значение, выбирать наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению ее целей, эффективно реагировать на воздействие среды.

Первая проблема, с которой сталкивается руководитель, желающий исходить из принципа открытых систем – определение внешней среды. Учесть все факторы внешней среды практически невозможно, поэтому руководство должно ограничить учет внешнего окружения только теми аспектами, от которых зависит успех организации. Внешнюю среду подразделяют на среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов.

Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них. Здесь речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов, события в других странах.

Взаимосвязанность факторов – это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие.

Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать.

Подвижность внешней среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Неопределенность – относительное количество информации о среде и уверенность в ее точности.

Без границы не существует системы. Граница или границы определяют то, где начинается и заканчивается система или подсистемы. Границы могут быть физическими (ограждение), иметь психологическое содержание через такие символы, как названия, форма одежды, ритуалы.

Обратная связь необходима для функционирования организации. Открытые системы постоянно получают информацию из своего окружения. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений от принятого курса.

Здесь под обратной связью понимается процесс, позволяющий часть выходной продукции получить обратно в систему в виде информации или денег для модифицирования производства той же выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Внутренние переменные – это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные, в основном, являются результатом управленческих решений.

Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели. Организация по определению – это группа людей с осознанными общими целями. Организацию можно рассматривать как средство достижения целей, которое позволяет людям выполнить коллективно то, чего они не могли выполнить индивидуально. Цели есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. Этот процесс представляет собой мощный механизм координирования, потому что он дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. У организации могут быть разнообразные цели. В подразделениях, так же как и во всей организации, необходима выработка целей.

Структура.Формальные организации состоят из нескольких уровней управления и подразделений. Другим названием для подразделений может быть термин функциональная область. Понятие функциональная область относится к работе, которую выполняет подразделение для организации в целом, например, маркетинг, производство, обучение персонала, планирование финансов.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Структуре организации посвящен материал следующей лекции. Здесь же следует обратить внимание на две концепции: специализированное разделение труда и сферу контроля.

Разделение труда присутствует в любой организации. В большинстве организаций разделение труда вовсе не означает случайного распределения работ между имеющимися людьми. Характерной особенностью является специализированное разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, т. е. теми, кто способен ее выполнить лучше всех с точки зрения организации как единого целого. Преимущества даже зачаточного разделения труда очевидны. Уже у первобытных племен были выделены люди для охоты, другие – для изготовления орудий и приготовления пищи.

На данный момент во всех организациях существует горизонтальное разделение труда по специализированным линиям. Не менее важно и то, как осуществляется вертикальное разделение труда. Вертикальное разделение труда, т. е. отделение работы по координации от непосредственного выполнения заданий необходимо для успешной групповой работы. Вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию уровней управления. Центральной характеристикой этой иерархии является формальная подчиненность лиц на каждом уровне иерархии.

Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Сфера контроля – важный аспект организационной структуры. Если одному руководителю подчиняется довольно большое число людей, мы говорим о широкой сфере контроля, которая дает в конечном итоге плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, т. е. каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре. Не существует идеальной сферы контроля. Многие переменные внутри самой организации и во внешней среде могут влиять на нее. Более того, ни сфера контроля, ни относительная «высота» структуры организации не являются функцией размера организации.

Необходимость в координации, существующая всегда, становится просто насущной, когда работа четко делится и по вертикали, и по горизонтали, как это имеет место в крупных современных организациях. Если руководство не создаст формальных способов координации люди не смогут работать вместе. Формулирование и сообщение целей организации в целом и каждого ее подразделения представляют собой один из многочисленных механизмов координирования.

Задачи.Еще одним направлением разделения труда в организации является формулирование задач. Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки. С технической точки зрения задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение организации. Задачи организации делятся на три категории. Это работа с людьми, предметами (машинами, сырьем, инструментами), информацией. Например, на обычном конвейере работа людей состоит из работы с предметами. Задача же мастера – это в основном работа с людьми. В то же время задачи казначея корпорации, в основном связаны с информацией.

Технология – четвертая важная внутренняя переменная – имеет гораздо более широкое значение, чем традиционно считается. Большинство людей рассматривают технологию, как нечто связанное с изобретениями и машинами. Льюис Дейвис дает такое определение технологии «Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов, соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях». Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в форму, получаемую на выходе.

Влияние этой переменной на управление в значительной мере определялось тремя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией; применением конвейерных сборочных линий.

Автоматизация и механизация, т. е. использование машин и механизмов вместо людей, в настоящее время широко распространены не только в сфере производства, но и в сфере услуг. Конвейерные сборочные линии сегодня применяются почти повсеместно при производстве самой сложной продукции.

Классификация технологии по Вудворд (Джоан Вудворд – британская исследовательница управления).

1. Единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство (изготовление опытных образцов, большие компьютеры «Ай Би Эм», уникальное медицинское оборудование).

2. Массовое или крупносерийное производство (потребительские товары).

3. Непрерывное производство.

Люди. Организация и руководители – это не что иное, как группы людей. Если руководство – отдельные менеджеры – не признают, что каждый работник представляет собой личность с ее неповторимыми переживаниями и запросами, способность организации достичь намеченных целей будет поставлена под угрозу. Руководство достигается ценой организации через других людей. Следовательно, люди являются центральным фактором в любой модели управления.

Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя; функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Понимание и управление человеческой переменной очень сложно.

Дата добавления: 2014-01-07