Программное обеспечение ИТ управления фирмой

Техническое обеспечение ИТ управления фирмой

И сходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы управленческого звена на любых предприятиях, нужно отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения фирмы электронным оборудованием, таким, как персональные компьютеры, средства связи, копировальные устройства и т.д. В этом ряду особое место занимают компьютеры и другое электронное оборудование, связанное с их использованием как инструмента для делопроизводства и рационализации управленческого труда. Повсеместное применение персональных компьютеров в качестве информационных устройств позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных маркетинговых задач и производственных проектов, уменьшить непроизводственные затраты при их реализации, исключить возможность появления ошибок в подготовке бухгалтерской, технологической и других видов документации, что дает фирме прямой экономический эффект. Для, наиболее эффективного, управления работой фирмы необходимо, иметь достаточную информацию о положении дел на предприятии возможность оперативного реагирования на изменение ситуации. Для этого руководитель фирмы и другие ответственные лица должны постоянно иметь оперативную и достоверную информацию. Возникает необходимость организовать управление деятельностью фирмы таким образом, чтобы обеспечить быструю и надежную связь между различными служащими в, целях четкого и слаженного взаимодействия. Требования, предъявляемые, в настоящее время к системам управления, могут быть удовлетворены только на базе современных средств автоматизации управления и организации информационной технологии. Благодаря высокопроизводительным и экономичным микропроцессорам, информационно-вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков, администраторов, инженеров и других категорий работников фирмы.

Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему. Наиболее эффективной системой информации считается система основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки данных, объединенных в единую информационную технологию.

Информационная технология управления фирмой предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием современной методологии и различных процедур по обработке информации на базе организации локальной вычислительной сети. Организация локальной вычислительной сети и выбор комплекса технических средств (КТС) для создания информационной технологии управления фирмой основывается на требованиях надежности, разветвленности (удаленности), быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров информационной базы данных, особенностей применяемого программного обеспечения при определенной минимизации капитальных затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию. Преимущества, получаемые при сетевом объединении персональных компьютеров во внутрифирменную локальную вычислительную сеть, следующие:

• Разделение ресурсов позволяет экономно использовать ресурсы сети (например, управлять периферийными устройствами со всех подсоединенных рабочих станции).

•Разделение данных предоставляет возможность доступа и управления базами данных и электронными документами с периферийных рабочих мест, нуждающихся в информации.

• Разделение ресурсов процессора позволяет использование вычислительных мощностей для обработки данных другими системами; входящими в сеть. Предоставляемая возможность заключается в том, что к имеющимся ресурсам доступ производится только через специальный процессор, доступный каждой рабочей станции.

• Разделение программных средств предоставляет возможность одновременного использования централизованных программных средств;

• Доступ в Интернет позволяет производить интерактивный обмен информацией с глобальными компьютерными сетями и пользоваться услугами электронной почты.

Наличие в структурных подразделениях фирмы ЛВС создает для пользователей

принципиально новые возможности интегрированного характера. Организуются автоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы сети, а не только отдельного компьютера. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения определенных задач, средств компьютерной графики, подготовки отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов. Наиболее рациональной архитектурой вокальной вычислительной сети фирмы является платформа «клиент-сервер».Такая архитектура организуется путем объединения рабочих станций и ЛВС структурных подразделений предприятия.

Объединение производится с применением коммуникационного оборудования и программного обеспечения, позволяющего удаленному пользователю эффективно и безопасно совершать необходимые действия по информационному обмену и модификации удаленных баз данных. При работе пользователей с базами данных фирмы рабочие станции локальной вычислительной сети содержат клиентскую часть задачи, функционирование которой обеспечивает интерфейс пользователя, формирование и отправление запросов к базе данных. Такая архитектура позволяет создавать эргономичные, гибко настраиваемые автоматизированные рабочие места с использованием централизованных баз данных и относительно недорогих компьютеров. Выбор архитектуры «клиент-сервер» определяет свои требования к аппаратной части системы.

Организация автоматизированного банка данных фирмы и объемы информационных потоков в условиях внедрения информационной технологии управления фирмой и создания документов требуют применения производительных серверов и специализированных баз данных. Работа в ЛВС по созданию и коллективному использованию документа позволяет сократить число документов на бумажных носителях. Подобная архитектура позволяет организовать безбумажную технологию в режиме электронного офиса.

В общем виде информационная технология управления фирмой, построенная на базе архитектуры, «клиент-сервер», должна содержать в своем составе автоматизированные рабочие места администраторов офисных систем и службы информационной безопасности, администрации органов управления фирмой и специалистов, выполняющих конкретные функции в фирме. Организация, функционирования информационной технологии управления фирмой строится на едином принципе коллективной работы электронными документами юридически полноценными эквивалентами бумажного документа, принятого в традиционном документообороте. Такой подход усложняет работу распределенных систем, но обеспечивает юридическую целостность информации в системе и надежность при коллективной обработке. Рабочие места фирмы должны достоверно воспроизводить все нормативные условия создания и обработки документов от регистрации и организации маршрута обработки до фиксирования принятия оптимального управленческого решения. Обычно такие системы функционируют на основе жестко организованных процедур на конкретных АРМ, связанных в маршрутные потоки передачи информации с одного автоматизированного рабочего места на другое посредством транспорта файлов, — документов. В современных условиях появления и, становления корпораций возникает вопрос о создании в фирме корпоративной вычислительной сети. В общем случае корпоративная сеть фирмы достоит из нескольких подсетей различных структурных подразделений, которые объединены каналами связи. Эти каналы могут быть частью глобальных и городских сетей. Отделения фирмы могут, быть крупными, средними и малыми. Крупное отделение может стать центром обработки и хранения информации. Выделяется центральный офис, из которого производится управление всеми подразделениями» фирмы. К малым отделениям можно отнести различные обслуживающие подразделения (склады, цеха и т.д.)

Малые отделения могут считаться как удаленные от офиса. Стратегическое назначение удаленного отделения разместить службы сбыта и технической поддержки ближе к потребителям. Связь с клиентами, которая в значительной степени влияет на доходы фирмы, будет более продуктивной, если все сотрудники получат возможность по уровням доступа выходить на корпоративные данные в любой момент времени. При построении корпоративной вычислительной сети прежде всего определяется предполагаемая - функциональная структура фирмы количественный состав и статус офисов и отделений: Обосновывается необходимость в развертывании своих частных сетей связи или производится выбор провайдера коммуникационных услуг, который способен поддерживать требования, предъявляемые фирмой к каналам связи. Разработка функциональной структуры производится с учетом финансовых возможностей фирмы, перспективных планов ее развития, предполагаемого числа активных пользователей сети, количества и качества внедряемых приложений, необходимости предоставления качества обслуживания. В основе разработки лежит функциональная структура самого предприятия. Уникальность новых программных продуктов и технологии усложняет процессы проектирования и развертывания корпоративных сетей. Возрастающая тенденция к централизации информационных ресурсов, новые классы прикладного программного обеспечения и принципы их применения, изменение количественных качественных характеристик информационных потоков, увеличение числа одновременно работающих пользователей и более мощные вычислительные платформы все эти факторы необходимо учитывать при разработке корпоративной сети.

Выбор программного обеспечения информационной технологии фирмы определяется требованиями, предъявляемыми к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются: надежность, эффективность использования ресурсов вычислительной техники, структурность, модульность, эффективность по затратам, дружественность по отношению к пользователям и т.д.

Поскольку все подразделения фирмы тесно взаимодействуют друг с другом на основе локальной вычислительной сети, поэтому и системное сетевое программное обеспечение должно обеспечивать единое централизованное управление каталогами всех серверов. Для организации в фирме системы электронной почты, подключения ЛВС к Интернет, создания системы электронного документооборота необходимо наличие серверов приложений, работающих под управлением сетевой операционной системы нового поколения. Сетевая операционная система для высокой производительности работы должна включать в себя следующие инструментальные средства, инсталляцию сетевой ОС и конфигурирование клиента в модели «клиент-сервер»; службу каталогов; файловые функции; службы печати; средства управления правами пользователей; развитые средства защиты сети; интегрированные функции передачи сообщений; многопротокольную маршрутизацию; возможность работы в режиме «клиент-сервер».

Для организации взаимодействия рабочих станций в сети недостаточно, просто физически соединить их проводами. Необходимо установить логическую связь или соединение между станциями. Это обеспечивает надежную передачу данных, а также гарантирует, что информация будет доставлена адресату и не будет потеряна при приеме или передаче. Такие задачи решают протоколы логического уровня, чаще их называют протоколами обмена данными (например, IPX / SPX, TCP). Протоколы обмена данными определяют правила, по которым выполняется передача данных в сети. Они устанавливают порядок обработки ошибок, возникающих при передаче, порядок окончания сеанса связи и т.д. Большинство сетевых операционных систем могут поддерживать различные протоколы как по отдельности, так и одновременно. Для автоматизации финансово-хозяйственной деятельности, требующей комплексного подхода, используются прикладные программы, которые обеспечивают создание.информационной, структуры, поддерживающей все бизнес-процессы.

В настоящее время рынок программных.продуктов предлагает большое количество, разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учета, финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например: «БЕСТ», «PC—БАЛАНС», «ПАРУС», «АСПЕКТ», «1C» и др. Основные достоинства этих программ:

•ведение синтетического и аналитического учета применительно к потребности предприятия;

•возможности ведения количественного и многовалютного учета;

• получение всей необходимой отчетности, и необходимых документов по синтетическому и аналитическому учету;

• полная настраиваемость возможность изменять и дополнять план счетов, систему проводок, настройки аналитического учета, формы первичных документов, формы отчетности;

• возможность автоматической печати выходных и первичных документов и т.д.

За счет полной настраиваемости эти программные продукты успешно используются на малых предприятиях, в торговле в бюджетных организациях, в совместных фирмах и т.д. Имеются возможности ведения учета для одной организации на нескольких компьютерах и на одном компьютере для нескольких организаций.

Для крупных фирм в качестве программного обеспечения комплексной информационной технологии управления; организацией используются программные комплексы, реализованные в архитектуре «клиент-сервер» (например, пользовательские программное комплексы «Галактика», R3 и др.) Основными принципами, реализованными в таких программных комплексах, являются:

•Интеллектуальность решение задачи управления предприятием в отличии от традиционного подхода регистрации и накопления информации.

•Интегрированность «сквозное» прохождение документов через различные службы фирмы.

• Модульность возможность поэтапного внедрения системы, гибкое маневрирование.

•Доступность наличие полного комплекта, документации, подсказок, удобство ввода данных.

•Открытость возможность взаимодействия с другими программами, работающими в фирме.

•Адаптивность наличие мощного механизма настроек, обеспечивающего различные схемы эксплуатации программного комплекса.

Комплексная автоматизация на базе таких систем обеспечивает:

• защиту от простых и сложных схем «утечки» финансов и то варов путем протоколирования всех операции;

• специальные схемы планирования и минимизации налогообложения;

• оперативный контроль за исполнением персонала любого уровня своих функциональных обязанностей и как следствие более эффективное использование персонала;

• возможность быстро принимать решения об изменениях ассортимента или ценовой политики, дозакупках или прекращении закупок;

• средства оперативного реагирования на изменения законодательства без привлечения разработчиков;

• возможность стандартизации технологии управления, построение консолидированной отчетности;

• основу ведения электронных архивов без дополнительных затрат;

• высвобождение дополнительных внутренних ресурсов без обращения к внешним источникам.

Руководство фирмы благодаря таким программным комплексам получает возможность:

• разрабатывать вариантные сценарии стратегии развития;

•организовывать планирование и оперативное управление себестоимостью продукции, работ и услуг;

•вести непрерывный финансовый мониторинг, повышая вероятность получения стабильной прибыли;

• контролировать ход выполнения договорных отношений с внешними партнерами.

Решение всего комплекса задач, на который ориентирован автоматизированный программный комплекс, обеспечивается четырьмя контурами.

1. Контур административного управления.

2. Контур оперативного управления.

3. Контур управления производством.

4. Контур бухгалтерского учета.

Модульный принцип построения программного комплекса допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости. При четко налаженной организационной схеме функциональной эксплуатации программного комплекса каждый исполнитель выполняет определенные для него инструкцией действия, получая информацию в объеме, необходимом и достаточном для осуществления своих должностных обязанностей. Администрация фирмы, используя для управления производственными процессами программный комплекс, получает возможность:

• оперативного получения достоверной информации о текущей деятельности фирмы;

• оперативного управления финансами;

•контроля за ходом выполнения договорных отношений.

При функционировании многофункционального программного комплекса, используемого для решения задач и построения информационной технологии управления фирмой, должны быть организованы реализация задач в среде Windows, возможность хранения данных в СУБД, таких, как MS SQL Server, Oracle, Sybase, Informix и других, а также обеспечено разграничение прав доступа пользователей к данным на уровне поля записи. К программному комплексу предъявляются требования, которые рассмотрим более подробно.

Масштабируемость решений при использовании программного комплекса (адаптивность). Под масштабируемостью принято понимать возможность использования программного продукта в вычислительных сетях различного размера в масштабе отдельного структурного подразделения, фирмы, корпорации. Применительно к программному комплексу это значит, что возможность обслуживания значительно различающихся групп пользователей определяется в основном следующими факторами:

• производительностью используемого сервера (в режиме «клиент сервер»);

• типом сетевой операционной системы;

• архитектурой построения локальной вычислительной сети;

• контролем взаимных обязательств;

• контролем и управлением материальными, трудовыми и техническими ресурсами;

• формированием и контролем бизнес-плана;

•планированием и учетом выполнения внутреннего бюджета и т.д.

Совместимость

Для доступа к базам данных в различных форматах из других программных продуктов предусматриваются две принципиальные: возможности;

1) экспорт импорт данных;

2) прямой доступ через драйверы ODBC.

Пользователям программного комплекса, желающим обрабатывать накапливаемую в базах данных информацию, необходимо иметь собственные программные средства для полного описания структуры базы данных, и рекомендации по технологии организации обмена данными.

Настройка программного комплекса при организации информационной технологии управления фирмой. Настройка программного комплекса состоит из последовательности действий.

• Настройка прав доступа для конкретных пользователей к программным модулям должна выполняться системным администратором после инсталляции программы. В процессе настройки системный администратор может определить для каждого пользователя имя в системе, пароль и права доступа к модулям и таблицам базы данных. При входе пользователя в систему элементы меню модулей, закрытых для данного пользователя, не выводятся на экран. При ограничении прав доступа к таблицам базы данных пользователь может быть лишен возможности модификации или удаления каких-либо данных или даже возможности их просмотра.

• Настройка классификаторов каталогов и справочников комплекса.

• Настройка параметров утилиты корпоративного межофисного обмена (настройка адресных данных каждого офиса, признака выборки почты, типа разрешения межсетевых конфликтов и т.д.).

• Настройка структуры корпорации с целью консолидации баз данных филиалов.

Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые "далее всеми входящими в комплекс модулями, определяются параметры функционирования системы.

• Настройка входящих и исходящих банковских документов для организации электронного обмена с банком.

• Настройка системных данных и параметров пользователя.

Взаимодействие программных модулей позволяет оперативно управлять фирмой на базе современной информационной технологии. Информационный комплекс по управлению фирмой обеспечивает связь всех пользователей локальной вычислительной сети фирмы в едином информационном пространстве.

Дата добавления: 2014-01-07