Й этап: подшивка документов по группам и сдача их в архив

Вопрос. 3. Правила документооборота, его этапы и значение. Документооборотом называется путь и время прохождения документов по инстанции от момента составления или получения из других организаций до сдачи в архив.

График документооборота – это схема, таблица или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Он разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Контролирует процесс документооборота в организации главный бухгалтер, а ответственность за своевременное составление документов, правильность их оформления и достоверность содержащейся в них информации несут составившие их лица.

Основные этапы документооборота:

1 этап: составление и оформление документов в оперативной работе;

2 этап: движение документов по рабочим местам;

3 этап: приём документов в бухгалтерию;

4 этап: отражение документов в системе учётных записей;

5 этап: группировка и передача документов на хранение в архив.

До передачи в архив документы хранятся в бухгалтерии организации в специальных помещениях или в запирающихся шкафах под ответственностью главного бухгалтера или лиц, им уполномоченных. Отсутствие чётко организованного документооборота приводит к запущенности учёта и возможности злоупотреблений.

Вопрос 4. Классификация бухгалтерских документов. Всё многообразие бухгалтерских документов принято классифицировать по нескольким признакам: 1) по назначению; 2) по порядку составления; 3) по способу отражения хозяйственных операций и др.

1. По назначению выделяют четыре основные подгруппы документов.

Распорядительные документы содержат приказ или распоряжение на совершение хозяйственной операции. Это – приказы, доверенности, платёжные поручения и т.д. Распорядительные документы не подтверждают факта совершения хозяйственной операции и не являются основанием для её отражения в системном бухгалтерском учёте.

Приводится бланк платёжного поручения.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции и свидетельствуют о получении, выдаче или расходовании материальных и денежных средств. К ним относятся акты о приёме-передаче объектов основных средств, акты на списание материально-вещественных ценностей, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Приводится бланк акта о приёме-передаче объекта основных средств.

Документы бухгалтерского оформления составляются на основе распорядительных и оправдательных документов для отражения информации в системном бухгалтерском учёте. К ним относятся ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, расчёты фактической себестоимости проданной продукции, справки бухгалтерии по расчёту налога на прибыль и др.

Приводится форма бухгалтерской справки по расчёту налога на прибыль.

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. К ним относятся расходные кассовые ордера, авансовые отчёты, расчётно-платёжные ведомости на выдачу заработной платы и др. Применение комбинированных документов упрощает их обработку, приводит к уменьшению ошибок, сокращает общее количество документов и расходы на бланки.

Приводится бланк расходного кассового ордера.

2. По порядку составления выделяют две основные подгруппы документов: первичные и сводные документы.

Первичные документы составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию в момент её совершения или непосредственно по её окончании путём первичной регистрации. К таким документам относятся чеки, инвентарные карточки учёта объектов основных средств, карточки учёта нематериальных активов, акты на списание основных средств и др.

Приводится форма инвентарной карточки учёта объектов основных средств.

Сводные документы составляются на основе показателей, взятых из первичных документов, путём соответствующей их группировки и систематизации. Они могут быть оправдательными, комбинированными и документами бухгалтерского оформления. К ним относятся кассовые и авансовые отчёты, выписки из банковских счетов и др.

Приводится бланк авансового отчёта.

3. По способу отражения хозяйственных операций выделяют две основные подгруппы документов: разовые и накопительные.

Разовые документы оформляют каждую хозяйственную операцию по отдельности или одновременно несколько операций и составляются в один приём. К ним относятся чеки, платёжные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, мемориальные ордера и др.

Приводится бланк счёта-фактуры.

Накопительные документы составляются в течение определённого периода времени (неделя, декада, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях за этот период времени. По истечении срока в них подсчитываются итоги по соответствующим показателям. К ним относятся накопительные ведомости, лимитно-заборные карты, табели учёта рабочего времени, двухнедельные или месячные наряды и т.п.

Приводится форма лимитно-заборной карты.

Накопительные документы от сводных отличаются тем, что они составляются постепенно, в течение определённого периода времени путём накапливания отражаемых хозяйственных операций, а сводные формируются одномоментно, путём сведения в один документ нескольких первичных документов, и сами являются первичными документами.

Вопрос. 5. Порядок изъятия первичных бухгалтерских документов. Изъятие первичных документов у организации в соответствии с п. 8 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте» может производиться «только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации».

Чтобы работа организации после изъятия документов не была затруднена, главный бухгалтер вправе с разрешения и в присутствии уполномоченных представителей органов, производящих изъятие, снять копии с изымаемых документов, с указанием основания и даты их изъятия.

Об изъятии документов составляется акт. Все изымаемые документы предъявляются понятым и должностному лицу организации, у которой производится изъятие, о чём делается запись в акте.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации приказом назначает комиссию по расследованию причин их пропажи или гибели. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители прокуратуры, следственных органов, а также пожарной инспекции. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

1. Повторить материал прослушанной лекции «Бухгалтерские документы и их классификация. Этапы документооборота» (см. электронную версию пособия, с. 12-28, 29-32) и ответить на вопросы текущего тест-эталонного контроля.

2. Самостоятельно изучить вопрос «Требования к хранению бухгалтерских документов» (на с. 28-32 электронной версии пособия) и сделать его развернутый конспект.

Дата добавления: 2014-01-07