Документообіг Генеральної прокуратури України

Поліпшення діловодства і документообігу для органів прокуратури України, як і для інших правоохоронних органів, є надзвичайно важливим завданням. Сьогодні в органах прокуратури всіх рівнів пересилається більше 290 тис. службових і процесуальних документів щорічно. Це зумовлює потребу в системі автоматизації документообігу, електронній пошті, сучасних засобах телеконференцій, можливо, з передачею «відео-голос-дані» для скорочення і прискорення документообігу, а отже, продуктивнішого використання робочого часу.

Розглянемо схему документообігу на прикладі Генеральної прокуратури України (рис). Уся кореспонденція, що надходить, поступає у секретаріат (відділ, прирівняний до управління), де документи проходять первинне сортування. Якщо в супроводжувальному листі вказано, в якій підрозділ та з якого питання надісланий документ, його передають у відповідний підрозділ.

Схема документообігу в Генеральній прокуратурі України

Листи, які надходять особисто на ім’я Генерального прокурора, його заступників і помічників, передаються у відповідні приймальні. Якщо зі змісту документа не зрозуміло, в яке управління він надійшов, його направляють Генеральному прокуророві або його заступникам для накладання резолюції та розпису виконавців. У разі потреби вказується строк виконання і документ автоматично ставиться на контроль. Усі дані щодо сортування документів, їх руху, виконання, контролю та ін. відображаються у картотеці секретаріату.

Після цього документи надходять до канцелярії управлінь та у відділи, прирівняні до управлінь. Там вони передаються начальникам на резолюцію та розпис виконавців, проходять реєстрацію і ставляться на контроль, якщо були вказані кінцеві строки розгляду документа. Після надходження документа до кінцевого виконавця (прокурора або слідчого) він розглядається, на нього даються відповіді та зауваження.

Як середовище створення системи автоматизації документообігу було вибрано систему Lotus Notes — мережну платформу типу клієнт-сервер для розробки і розміщення прикладних програм, яка забезпечує спільну роботу людей (які перебувають в одному приміщенні або розділені територіально) над спільними завданнями в єдиному технологічному циклі. Lotus Notes відноситься до класу програм, орієнтованих на спільне виконання завдань робочими групами.

Робочий простір Lotus Notes ідентичний робочому столу ОС Wіndows і складається з фіксованих екранних вікон, у яких розміщені піктограми, що подають бази документів системи.

Документ є базовим поняттям системи Lotus Notes. База документів поєднує в собі властивості бази даних і додатку. Вона містить різноформатні документи, бланки документів, макроси і засоби перегляду вмісту бази та її елементів. База документів, як правило, перебуває у колективному використанні і розміщується на одному чи кількох серверах, але може бути і локальною, наприклад для розміщення незавершеної роботи або копії колективної бази даних при віддаленій роботі.

Документ для бази даних не потрібно конструювати спеціальним чином, він відповідає паперовому документу. Його структура визначається бланком і може містити числові, текстові і «роз-ширені» поля. Останні складають основу документів і забезпечують їх різноманіття. Вони можуть містити текст, таблиці, графіку, звук, відео, а також об’єкти, які було впроваджено засобами OLE (Wіndows), у тому числі і мультимедіа-продукти. Єдиний тип зв’язку, який підтримує Lotus Notes, — зв’язок супідрядності «основний документ — документ у відповідь».

Крім документної структури даних і мережної організації Lotus Notes має такі особливості:

• єдиний користувацький інтерфейс для звертання до інших користувачів, усіх мережних ресурсів та інформації;

• відкритість — підтримка багатьох операційних систем, до-датків, зовнішніх джерел даних, систем передачі повідомлень тощо;

• масштабовуваність — підтримка організацій будь-якого ро-зміру від робочої групи з двох осіб до корпоративної мережі з десятками тисяч користувачів;

• забезпечення повного життєвого циклу кожного документа в організації — відстеження його руху, візування, узгодження, прийняття, здача до архіву, зберігання;

• функції повнотекстового пошуку документів за словами, фразами, числами і датами;

• контекстний пошук за заданими документами і полями;

• підтримка версій документів (зберігання та оброблення кі-ль¬кох редакцій одного документа);

• вбудована поштова система із засобами повідомлення, авто-матичної маршрутизації і циркулярної розсилки документів;

• механізм реплікації (тиражування) — забезпечення доступу до нової інформації всіх співробітників, у тому числі територіально віддалених, процедура виконується автоматично на рівні серверів;

• повна система захисту інформації на всіх рівнях (обмеження доступу, шифрування, електронний підпис);

• розвинена система швидкої розробки додатків, включаючи засоби проектування бланків, настройки засобів перегляду баз і документів, використання макросів і функцій.

Як базову прикладну систему спільної роботи з документами в органах прокуратури вибрано систему автоматизованого документообігу «ЭСКАДО», призначену для підготовки, зберігання, класифікації та пошуку довільних документів. «ЭСКАДО» забезпечує: захист від несанкціонованого доступу; підтримку кількох електронних підписів; прийом і зберігання документів у довільному форматі (факси, телетайпи, пошта і т. ін.); підготовку і відправлення документів у довільному форматі; спільне використання документів; об’єднання документів у групи за певними ознаками (договори, угоди, контракти); планування роботи співробітників; відстеження взаємодії з іншими організаціями.

У Міжнародно-правовому управлінні Генеральної прокуратури України використовується автоматизована система забезпечення оперативного контролю за станом роботи у сфері надання правової допомоги та міжнародного співробітництва («Megdunar»). Система призначена для обліку виконаної роботи працівників управління шляхом уведення документів за визначеними критеріями, їх оброблення і формування звітів і довідок, а також для здійснення контролю за термінами виконання окремих завдань.

Дата добавления: 2014-01-07