Лекция 11. Планирование издержек

Оформление дел - это комплекс работ по их переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Оформление дел начинается с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дел включает:

· подшивку или переплет дела;

· нумерацию листов;

· составление заверительной надписи (заверительного листа) дела;

· оформление всех реквизитов обложки дела.

На обложках дел (постоянного, долговременного хранения и по личному составу) указывается:

· наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

· наименование структурного подразделения и его индекс;

· номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

· заголовок дела;

· аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы);

· дата дела (тома, части);

· количество листов в деле;

· срок хранения дела;

· архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

Название учреждения на обложке дела пишут полностью, с указанием подчиненности в именительном падеже (или указывают официально принятое сокращенное наименование).

Заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры дел. При вертикальном способе хранения номер дела проставляют и на корешке дела для удобства его поиска.

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы). Если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

Заголовок дела проверяется и уточняется при полистном просмотре дела. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Аннотация к заголовку дела пишется после него с красной строки.

Если название учреждения (ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение, в конце делопроизводственного года на обложке дописывают название этого учреждения.

Реквизит «дата дела» содержит годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), являются крайние даты документов, то есть число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Также датируются дела, состоящие из нескольких томов (частей).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества листов дела и фиксации особенностей их нумерации на отдельном листе составляется заверительная надпись. В ней цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена и т.д.) отмечаются в завершительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется ручкой (чернилами) в ведомственном архиве. Он ставится только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. До этого он проставляется карандашом.

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел. Сводные описи до этого должны быть одобрены экспертной комиссией учреждения, согласованы с постоянной экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утверждены руководителем учреждения.

В архивном шифре указываются номер фонда, номер описи номер дела.

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые изменения, дополнительные сведения и уточнения.

Перед подшивкой дел из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для завершительной надписи. Все листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Дела постоянного хранения должны быть переплетены и подшиты прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола. Нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, когда текст очень близко подходит к краю листа и может быть поврежден при подшивке, к листу подклеивается полоска прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.

Оперативное хранение дел

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться для временной работы, как сотрудникам предприятия, так и сторонним организациям.

Сотрудникам предприятия дела выдаются по указанию руководителя структурного подразделения, где находятся на оперативном хранении дела. При выдаче дел сотрудникам с них берется расписка. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок до одного месяца.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту - заместитель дела. Карта содержит следующие данные: номер дела, дату его выдачи, кому выдано (ФИО), название структурного подразделения, подпись исполнителя, срок возврата, отметку о возврате и примечание.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и указанию руководителя предприятия - владельца документов. В карте-заместителе в этом случае указывают дополнительно наименование организации, запрашивающей документы, и составляют акт приема-передачи дела.

За сохранность документов несут ответственность руководители структурных подразделений и работники службы делопроизводства.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. Эти документы не передаются на архивное хранение, а продолжают храниться в структурных подразделениях.

Законодательством Российской Федерации установлено создание ведомственных архивов для временного хранения документов организаций. Понятие «ведомственный архив» довольно широко. Сюда относятся и центральные архивы министерств, и архив подведомственной организации, и специально выделенное помещение или шкаф для хранения документов. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив - это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.

Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом.

На хранение в ведомственный архив поступают:

· законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений или подчиненных ему учреждений;

· фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников (постоянного срока хранения и по личному составу);

· документы, необходимые в практической деятельности (со сроком хранения свыше 10 лет);

· личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях;

· служебные и ведомственные издания;

· страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий;

· научно-справочный аппарат к документам архива.

Передача дел из структурного подразделения в ведомственный архив организации осуществляется в соответствии с графиком, составленным архивом. График приема-передачи дел согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем предприятия. Дела в ведомственный архив доставляются сотрудниками структурного подразделения, сдающего документы.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Дела постоянного срока хранения и сроком хранения более 10 лет должны приниматься работником архива в присутствии ответственного должностного лица структурного подразделения, сдающего документы по описям.

После приема дел на всех трех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи делают заверительную надпись. В ней указываются (цифрами и прописью): количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел организации (или структурного подразделения).

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров.

о[1] Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) – М.:Изд-во Брандес, 1994 – Ст.15.-с.6.

[2] Комментарий законодательства о трудовом договоре. – М.:Юрид.лит., 1994. – с.8.

[3] Там же. – с.20.

[4] Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Указ. соч. – с. 21-22

[5] Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94) – М.:Изд-во Брандес, 1994. – ст. 21. – с.8.

[6] Там же. – Ст. 22. – с.8.

[7] Там же. – статья 17, стр. 7

[8] Кузнецова Т.В. Указ. соч. – с. 15 – 16.

[9] Стенюков М.В. Указ. соч. – с. 70.

[10] Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Указ. соч. – с. 21.

[11] Кодекс законов о труде РФ (с измен. и допол. На 01.12.94). М.: Изд-во Брандес, 1994. – ст. 39. – с. 15

[12] Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях//Бюллетень Госкомтруда СССР. – 1986. - № 1.

Цели, задачи и содержание планирования издержек. Классификация затрат предприятия с точки зрения управления затратами.Группировка затрат по экономическим элементам. Классификация затрат по статьям расходов.

Цели, задачи и содержание планирования издержек

Предприятие в процессе производственно-хозяйственной деятельности затрачивает различные ресурсы. В планировании эти затраты разделяют на единовременные и текущие.

Единовременные затраты осуществляются в форме инвестиций на различные инновационные мероприятия, связанные с расширением производства, заменой выбывающих основных фондов, освоением новых видов изделий и т.д.

Текущие затраты связаны с производством и реализацией продукции, работ, услуг. Основная часть издержек – затраты на производство и реализацию продукции. Кроме них предприятие платит налоги, сборы, отчисления, штрафы, расходует средства на социальные нужды членов трудового коллектива, а также на финансирование текущих мероприятий по формированию и реализации стратегии и тактики своего развития. Сумма указанных затрат, выраженная в денежной форме за определенный период времени, образует издержки предприятия. Уровень и структура издержек предприятия используется при оценке эффективности его деятельности, конкурентоспособности и устойчивости на товарных рынках.

Составной частью издержек предприятия является себестоимость продукции. Качественно издержки и себестоимость не различаются, поскольку представляют собой текущие затраты. Их различие в следующем:

1) количественно себестоимость представляет собой только часть издержек предприятия. Статьи издержек, которые входят в себестоимость продукции, устанавливает государство. Таким образом, себестоимость продукции – нормированные издержки предприятия.

2) издержки, не вошедшие в себестоимость продукции, предприятие вынуждено компенсировать из прибыли. Данный подход ограничивает необоснованный рост цен и защищает потребителя от попыток производителя переложить на него часть своих издержек.

3) часть издержек непосредственно не связана с выпуском продукции. Они существуют даже тогда, когда продукция не выпускается вообще. В то же время себестоимость всегда зависит от количества произведенной и реализованной продукции.

Целью планирования издержек (себестоимости) является оптимизация текущих затрат предприятия, обеспечивающая необходимые темпы роста прибыли и рентабельности на основе рационального использования денежных, трудовых и материальных ресурсов.

При разработке плана по себестоимости должны быть решены следующие задачи:

· выполнение анализа стоимостных показателей производственной деятельности предприятия в целом и отдельных его подразделений;

· выявление возможностей и уточнение размеров снижения себестоимости продукции в планируемом году по сравнению с предшествующем периодом;

· составление калькуляций себестоимости основных видов выпускаемой продукции;

· выявление нецелесообразных затрат и разработка мер по их ликвидации;

· определение рентабельности видов выпускаемой продукции и производства;

· создание базы для разработки оптовых и розничных цен

План по издержкам предприятия состоит из следующих разделов:

1) расчет снижения себестоимости продукции за счет влияния на нее технико-экономических факторов.

2) калькулирование себестоимости видов продукции (работ и услуг);

3) смета затрат на производство.

Классификация затрат предприятия с точки зрения управления затратами

С экономической точки зрения издержки представляют собой стоимость всех видов затрачиваемых материалов и выполняемых услуг.

В теории внутрифирменного планирования производственные издержки подразделяются на постоянные и переменные, общие и средние, валовые и удельные, кратковременные и долгосрочные и др.

Чтобы определить общие издержки производства различных видов продукции, необходимо знать суммарные затраты ресурсов и объем выпуска товаров.

С позиции отдельной фирмы экономические издержки – это внутренние и внешние выплаты, которые фирма обязана сделать. Внешние издержки представляют собой плату за ресурсы поставщикам, не принадлежащим к числу владельцев предприятия. Издержки на собственный и самостоятельно используемый ресурс представляют собой внутренние издержки.

Валовые издержки на производство какого-либо товара состоят из двух компонентов: постоянных, которая фирма несет независимо от объема выпуска продукции, и переменных, которые меняются вместе с объемом выпуска. К постоянным издержкам относятся: часть отчислений на амортизацию зданий и оборудования, оплата обязательств по займам, рентные платежи, страховые взносы, жалование управленческому персоналу. К переменным издержкам относятся: затраты на сырье, топливо, энергию, транспортные услуги, заработная плата рабочих.

Чтобы решать, сколько выпускать продукции, фирма должна знать, как возрастут переменные издержки с изменением объема производства.

Средние издержки определяют величину производственных затрат в расчете на единицу продукции, и именно они используются при планировании для сравнения с рыночными ценами и служат мерой для обоснования оптимальных объемов выпуска различных видов продукции.

В планировании производственных затрат широко применяются предельные издержки, определяющие дополнительные или добавочные затраты, связанные с производством еще одной единицы продукции. Предельные издержки можно найти для каждой добавочной единицы продукции отношением прироста валовых издержек к соответствующему приросту количества произведенных товаров по формуле:

где ∆З_В – прирост валовых издержек;

∆В – прирост выпуска продукции.

Показатель предельных издержек имеет стратегическое значение во внутрифирменном планировании, поскольку устанавливает те производственные затраты, величину которых предприятие имеет возможность непосредственно контролировать. Предельные издержки определяют те плановые расходы, которые придется понести фирме в случае производства последней единицы продукции. Одновременно предельные издержки показывают те затраты, которые могут быть «сэкономлены» в случае сокращения объема производства на эту последнюю единицу продукции. Показатели средних издержек не могут дать плановикам такой информации.

В общем виде плановую себестоимость продукции можно выразить суммой следующих затрат, сгруппированных по их экономическому содержанию:

где М – материальные затраты;

ЗП – затраты на оплату труда;

О – отчисления на социальные нужды;

А – амортизация основных фондов;

П_р – прочие затраты (налоги, сборы, отчисления во внебюджетные фонды, платежи по кредитам в пределах ставок Центрального банка России, затраты на командировки по установленным нормам, плата сторонним организациям за пожарную или сторожевую охрану, плата услуг связи, плата за аренду и другие затраты).

При планировании себестоимости выпускаемой продукции, выполняемых работ и услуг все издержки, связанные с их производством и реализацией, группируются по отдельным статьям затрат. Перечень затрат, их состав и методы распределения по видам продукции, работ и услуг устанавливаются действующими отраслевыми методическими рекомендациями с учетом характера и структуры производства.

Общепринятой является группировка всех затрат по двум основным признакам: экономическим элементам и статьям калькуляции.

Дата добавления: 2014-01-07