Структура и композиция документа

При составлении проекта документа особое внимание стоит уделить его композиции.

Композиция – это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической и стилистической грамотностью от человека, работающего в сфере делопроизводства, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем нет логики в сочетании частей.

Например, фрагмент из предписания: «Представить в месячный срок согласованные с ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц» перечень мебели и инвентаря для доукомплектования гостиничных номеров ОАО «Титул», сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу, приобретение и доставку».

Очевидно, что разобраться в таком предписании непросто. Это связано прежде всего с тем, что в предложении, занимающем несколько строк, только один глагол (представить), несколько причастных оборотов и огромное число существительных. В то же время специфика данного документа такова, что в текст вряд ли могут быть внесены существенные исправления. В таком случае можно воспользоваться абзацными отступами. Они выявят структуру документа, подскажут адресату, в каких местах надо сделать паузы при чтении. Сравните:

Представить в месячный срок согласованные с ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц»:

· перечень мебели и инвентаря для доукомплектования гостиничных номеров ОАО «Титул»;

· сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу, приобретение и доставку.

При такой композиции документа достаточно беглого взгляда, чтобы уяснить, что требуется представить два типа документов, каждому из которых дана краткая характеристика.

Данный пример демонстрирует, насколько важен внешний вид официального документа. И естественно, что текст без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и графических выделений будет являться «слепым» и трудно воспринимаемым. Эти средства, если использовать их разумно, могут сделать «читаемым», доступным даже самый сложный текст.

Текст должен содержать целесообразное количество информации, не следует загромождать документ деталями. Выделять и подчеркивать следует главное. Как уже было отмечено, этой цели могут служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные компьютерные редакторские программы дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием. Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

Соблюдение названных лексических, грамматических, композиционных правил требует от работника сферы делопроизводства высокого уровня филологической культуры и тогда общение, которое обеспечивается официальными документами, будет более плодотворным.

Необходимо также сказать об одном из важных этапов работы над документом – редактировании (проверке и исправлении текста). Документ, содержащий орфографические, стилистические или какие-либо другие ошибки, прежде всего осложняет процесс общения, требует дальнейших устных или письменных уточнений, отнимает время у участников коммуникации. Кроме того, неграмотный или неаккуратно оформленный документ снижает авторитет подписавшего его должностного лица или предприятия – отправителя, ставит под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства.

При оформлении оригинала документа может возникнуть необходимость в изменении порядка слов, во включении в текст дополнительных слов или фраз. Для этой цели используются корректурные знаки.

Корректурные знаки – это система графических знаков, служащих для указания места и характера исправления ошибок в тексте. Графические начертания этих знаков приведены в ГОСТ 16347 – 76 «Знаки корректурные», который введен в действие с 01.01.77 и действует по настоящее время. В данном ГОСТе корректурные знаки подразделяются на следующие группы:

§ знаки замены, выкидки и вставки;

§ знаки перестановки печатных знаков;

§ знаки изменения пробелов;

§ знаки абзацного отступа, красной строки;

§ знаки исправления технических дефектов набора.

Контрольные вопросы и задания

1. По каким основаниям можно провести классификацию служебных документов?

2. Назовите общие и специальные функции документа.

3. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

4. Какие способы оформления дат используются в делопроизводстве?

5. Каков порядок использования сокращений в служебных документах?

6. С какой целью применяются реквизиты при подготовке и оформлении служебных документов?

7. Перечислите известные Вам реквизиты служебных документов.

8. В чём особенность языка и стиля служебных документов?

9. Как сделать текст документа понятным и убедительным?

10. Какое значение имеет порядок слов в служебных документах?

11. Какие требования предъявляются к композиции служебных документов?

12. Назовите виды корректурных знаков.

Дата добавления: 2014-01-07