Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы предназначены для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут побуждать к действию, а могут быть только приняты к сведению, то есть могут не требовать исполнения. К их числу относятся: докладные и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы, телефаксы, акты.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка может быть составлена по личной инициативе автора или по указанию руководителя.

По содержанию докладные записки можно подразделить: инициативные, информационные и отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, её этапа, выполнении указаний, распоряжений и т. п.

Оформление докладных записок зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние – на обычном листе бумаги (см. приложение № 9).

Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполнения работы (проекта, отчета, разработки). По оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.

Одной из разновидностей объяснительных записок являются документы, составляемые сотрудниками по указанию руководителя организации по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляются при возникновении нештатных ситуаций, дисциплинарных нарушениях и др.

Объяснительные такого рода пишутся от руки, адресуются руководителю, который её потребовал, и должны иметь дату. Текст записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок сотрудника или подтверждающие какие-то факты.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки служебного характера представляются по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций, либо внутри организации по запросу руководителя. Если справка направляется за пределы организации, то оформляется на бланке.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Типовой состав информации справок личного характера позволяет использовать при их оформлении трафаретные тексты, в которых основная часть напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке. Организация, в которую предоставляется справка, обязательно указывается в её тексте.

Телеграмма – обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу. Этот вид документов используют в случаях, когда необходима более быстрая доставка документа получателю.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс, почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), дату.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы и частицы (кроме частицы «не»), знаки препинания. Знаки препинания в тексте употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными сокращениями: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая, КВЧ – кавычки, ДВТЧ – двоеточие.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).

Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о собраниях, совещаниях, заседаниях, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Допускается оформление телефонограмм на бланках и на чистых листах бумаги.

Реквизиты телефонограммы: название учреждения – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов).

При составлении телефонограммы придерживаются следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

Как правило, при передаче телефонограммы правильность записи проверяется повторным чтением.

Телефакс – получаемая на бумажном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлинника. Поэтому особенности в оформлении документов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению соответствующих видов документов.

В настоящее время не решен вопрос о юридической силе факсограмм. Например, в инструкции по документационному обеспечению в Администрации Президента Российской Федерации установлено, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Однако Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» установил, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной и телекоммуникационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

Дата добавления: 2014-01-07