Статья 30. Вывоз и ввоз копий архивных документов

Статья 29. Вывоз и ввоз архивных документов

1. Вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, запрещается.

2. Архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут быть вывезены за пределы Российской Федерации. Заявленные к вывозу указанные архивные документы подлежат экспертизе ценности документов в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

3. Временный вывоз за пределы Российской Федерации архивных документов, находящихся в государственной или муниципальной собственности, а также документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Вывоз за пределы Российской Федерации перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации архивных документов, не относящихся к федеральной собственности, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Разрешается ввоз в Российскую Федерацию архивных документов, приобретенных и (или) полученных на законных основаниях.

Вывоз за пределы Российской Федерации и ввоз в Российскую Федерацию приобретенных и (или) полученных на законных основаниях копий архивных документов на носителях любого вида осуществляются без отграничений, за исключением вывоза копий архивных документов, доступ к которым ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приложение 5

Примерная инструкция по делопроизводству

УТВЕРЖДАЮ

Приказ директора

От _________№_____

Инструкция по делопроизводству в ________________________

Наименование организации

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству подготовлена ___________________ отделом с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления путем эффективности технологии работы с документами. Инструкция устанавливает общие требования к работе организационно-распорядительных документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003.

1.2. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля исполнения, хранения и использования документов.

1.3. Положения инструкции распространяются как на традиционное производство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами организационной техники и др., независимо от их носителей.

1.4. Контроль за соблюдением правил работы с документами в организации возлагается на _____________ отдел.

2. Документация организации

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т. е. создание управленческих документов.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов.

3.2. Бланки документов

Документы должны, как правило, оформляться на бланках т иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Устанавливаются два основных формата бланков документов – А4 и А5; допускается использование бланков формата А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны иметь поля: левое и верхнее – не менее 20 мм; правое и нижнее – не менее 10 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

3.3. Оформление реквизитов документов

3.3.1. Изображение Государственного герба Российской Федерации и герба субъекта РФ помещается на верхнем поле документа.

3.3.2. Наименование организации указывается в полном соответствии с положением о ней.

3.3.3. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения. Указываются на бланках служебного письма, справок.

3.3.4. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации, а также видам документов, предусмотренным УСОРД.

3.3.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Элементы даты должны оформлять цифровым или словесно-цифровым способом.

3.3.6. Подпись документа

Документы, направляемые в вышестоящие организации, подписываются руководителем, а в его отсутствие – исполняющим обязанности руководителя. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и её расшифровка.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

3.3.7. Согласование документа

При необходимости оценки обоснованности документа и его соответствия действующему законодательству проводится согласование документа. Согласование может проводится как внутри организации, так и вне её.

Гриф согласования документа оформляется нижи подписи должностного лица, подписавшего документ, и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», указания должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

3.3.8. Утверждение документа

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем или его заместителями.

3.3.9. Адресование документа

Документы адресуются в организации, их отделы или конкретному лицу.

При адресовании документа в организацию или отдел без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже.

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. В вышестоящие организации и постоянным корреспондентам адрес на документах не проставляется.

3.3.10.Резолюция

В резолюции дается указание на исполнение документа.

В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель, фамилия которого, как правило, указана в резолюции первой.

На документах не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

4. Порядок прохождения документов внутри организации

4.1. Регистрация документов

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые внутри организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные, так и печатные документы.

Документы регистрируются в карточках учета. При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа, название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, срок хранения документа.

Документы в организации регистрируются один раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – вдень утверждения или подписания, отправляемые – в день их отправления.

Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, служебная переписка и др.

5. Контроль исполнения документов

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы.

Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях с даты подписания документа или с даты поступления.

Дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. В случае, когда срок исполнения документа не указан, он должен быть исполнен не более чем в месячный срок.

Изменение срока исполнения устанавливается руководителем. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, проработки вопросов, подготовки сообщений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

Примечание: Примерная инструкция по делопроизводству дана без учета особенностей конкретной организации. Но при составлении конкретной инструкции примерная инструкция должна служить основой, так как она составлена с учетом ГОСТ Р 6.30-97.

К конкретной инструкции необходимо приложить образцы внутренних документов, а также перечень документов, на которых ставится печать.

Приложение 6

СЛОВАРЬ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ

Дата добавления: 2014-01-07