Іі. 4 структура документу

Структура – це відносно стабільний засіб організації елементів документу як системи. За структурою документ може бути елементарним або складовим. Елементарний документ за структурою закріплюється на одиниці носія, це завершене повідомлення загального змісту (автореферат дисертації, листівка). Складний – має декілька повідомлень, частин, томів, поєднаних за однією темою й зафіксованих на різних носіях (збірник, журнал, багатотиражка, серія, комплект).

Існує також класифікація документів на монодокументи й полідокументи.

До монодокументів відносяться монографії, підручники, буклети, листівки, мапи тощо. Полідокументи – збірники, багатотомники, серійні та періодичні видання.

Кожен вид документу має свій типовий формуляр – необхідні відомості, що є основою реєстрації документу, його обліку, зберігання, видачі, продажу. Формуляр має дві складові: вимоги до оформлення документу та сукупність його реквізитів.

Внутрішня структура документу

Оформлення документу – це надання йому закінченої форми, що включає вибір формату, шрифту, підготовку ілюстрацій. Оформлення документу – це його внутрішня та зовнішня структура.

Внутрішня структура – внутрішня побудова, набір взаємопов’язаних елементів та частин, що дозволяють найбільш ефективно шукати, сприймати й використовувати зафіксовану інформацію. Вона презентує документ як єдине ціле. Склад внутрішніх структурних елементів залежить від виду документів. Наприклад, серед видань можна зазначити такі елементи та частини:

1. Елементи з вихідними даними.
2. Зміст.
3. Вступ.
4. Вступна частина.
5. Основний текст.
6. Післямова.
7. Допоміжні вказівки.
8. Додатки.

Вихідні дані – сукупність даних, що характеризують документ й призначені для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку та інформування споживачів.

До основних елементів відносяться автор, заголовок, надзаголовочні та підзаголовочні дані, анотація, місце та рік видання.

В особі автора можуть бути представлені одна та декілька осіб або авторський колектив.

Основними носіями інформації про видання є титульний аркуш, перша сторінка, зворот титульного аркушу, остання сторінка видання, кінцева смуга.

Зовнішня структура документу

Зовнішня структура документу – це його зовнішня форма, що дозволяє ідентифікувати його як вид документу. Форма документу повинна сприяти виникненню у споживача потреби отримати його.

До основних елементів можна віднести титул, обкладинку, теку, конверт, етикетку, упаковку, якість основи, розмір, форму шрифту, форзац (лист скріплення першого й останнього зошиту блока із палітуркою), палітурку, книжковий блок, авантитул (перший декоративний аркуш перед титулом), шмуцтитул (сторінка із заголовком великої частини твору), контртитул (ліва частина титульного аркуша з відомостями на мові оригіналу), колонтитул (довідковий текст над основним текстом), колонцифру (порядковий номер сторінки або стовпчика книги), футляр тощо.

Реквізити документу

Реквізити документу – це сукупність стандартизованих обов’язкових відомостей про документ. Реквізити дозволяють ідентифікувати документ.

Реквізити класифікують на реквізити-підстави, що визначають числові дані (вагу, кількість, вартість, номер, рік) та реквізити-ознаки (кольори, марка, прізвище автора, назва).

Усю сукупність реквізитів залежно від тих функцій, що вони виконують, можна умовно поділити на:

• сигніфікаційні;
• комунікативні;
• семантичні;
• синтакційні;
• прагмаційні;
• реквізити руху.

Сигніфікаційні (знакові) реквізити фіксують ознаки приналежності: зображення державного герба, емблеми чи торгової марки, зображення нагород, код підприємства, установи чи організації.

Комунікативні реквізити забезпечують включення документа до системи комунікацій: найменування автора, його поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку.

Семантичні реквізити полегшують роботу з інформацією: назва виду документа, дата документа, реєстраційний номер документа, місце складання або видання.

Синтакційні реквізити відображають технологію створення тексту й роботу над його структурою: заголовок до тексту, текст документа, резолюція, відмітка про наявність додатків, адресат, гриф погодження та затвердження документа, гриф обмеження доступу до документа.

Прагмаційні реквізити забезпечують захист документу від підробки й надають йому юридичну силу: підпис, гриф погодження, візи, відбиток печатки, відмітка про засвідчення копій, завірчий надпис.

Реквізити руху фіксують пересування документа в інформаційній системі: відмітка про надходження документа до організації, відмітка про контроль, виконання документа й направлення його до справи, відмітка про наявність документа в електронній формі, запис про державну реєстрацію.

Дата добавления: 2014-01-07