Іі. 6. Соціальна документно-комунікативна система

Поняття «комунікативність» як науковий термін і галузь дослідження своїм другим народженням зобов’язана XX століттю. Походить воно від латинського соmmunicatio - повідомлення, передача, бесіда, розмова. Словники свідчать, що вивчення проблем комунікації започатковано ще за часів Платона.

Комунікативність є процесом передачі інформації між суб’єктами соціальної сфери суспільства.

У сучасних умовах суспільство стало більш залежним від комунікативності. Комунікативність стає об'єктом дослідження, оскільки від рівня нашого знання цих процесів залежать наші результати. Система ієрархічної комунікативності, де головним компонентом був наказ, стала мінятися на систему демократичної комунікативності, де основою стає переконання.

Лауреат Нобелівської премії К. Гэлбрейт вважав, що феноменом є переміщення інформації з пасивних на активні позиції, коли людина хоче бути почутим. Теорія комунікативності визначає зв'язки між населенням і владою, між фірмою і клієнтом, між заводом і споживачем.

Документно-комунікативна діяльність сприяє існуванню та розвитку суспільства. З розвитком прогресу, ускладненням інформаційних потреб постійно зростають обсяги документних ресурсів та темпи їх доведення до користувачів. Основними факторами оптимізації їх функціонування є впровадження та удосконалення засобів документування і розповсюдження інформації.

Актуальними проблемами організації та модифікації інформаційних ресурсів займалися відомі фахівці документної справи: Дж. Солтон, Л.Й.Костенко, А.А.Соляник, В.І.Терешин, Н.М. Кушнаренко та інші. Особливу увагу приділено значенню ефективного функціонування документних комунікацій та їх розподілення за сферою побутування.

Об’єктом дослідження є документно-комунікативна діяльність, що відбувається в соціальних інститутах, а також функції, значення, новітні аспекти функціонування цих комунікацій у зв’язку з інтеграцією суспільства на європейський рівень.

Сутність документної комунікативності (ДК)

Документною називається комунікативність, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу. Документна комунікативність є підсистемою соціальної.

Документ виникає та існує в документно-комунікативному процесі, Передача документної інформації в суспільстві називається соціальною ДК. Її відправником та отримувачем є людина або група людей, суспільство в цілому. Найпростіша модель документної комунікативності в суспільстві виглядає таким чином:

Комунікант це відправник документного повідомлення, автор

→

комунікат – документне повідомлення

→

Реципієнт отримувач повідомлення (читач, слухач)

Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікативності, без якого зв'язок неможливий. Документну комунікативність можна вважати здійсненою тільки в тому випадку, коли реципієнт (отримувач) отримав закодовану інформацію та декодував її.

Місце документа в соціальній документній комунікативності обумовлено його функцією передачі повідомлення від комуніканта до реципієнта. Будь-який документ як елемент документної комунікативності можна охарактеризувати по формулі «хто, що, по якому каналу, кому, з якою ефективністю повідомляє». Цей перелік питань став відомим як «формула Ласвелла». Часто її зменшують до мінімуму: «хто, про що, кому».

Документно – комунікативна система обслуговує без виключення всі сфери людської діяльності. Ця система включає в себе цілий ряд спеціально створених суспільних інститутів: редакційно – видавнича справа, науково – інформаційна та бібліографічна діяльність та ін. сформульовані відповідні документні структури: бібліотеки, інформаційні центри, редакції газет і журналів, видавництва, архіви тощо.

Жодна з видів комунікації не може існувати без бар'єрів, що перешкоджають її руху. Виділяють чотири бар’єра руху комунікативності, що характерні документній комунікативності в суспільстві: технічний, міжмовний, соціальний та психологічний.

Суть технічного бар’єру полягає в недоступності потрібних документів для реципієнта. Це завдання адресного пошуку. Проблема семантичного пошуку інформації виникає, якщо реципієнт спроможний сформулювати лише тему без необхідних уточнень та джерел. Психологічний бар’єр при сприйнятті документів виникає внаслідок нерозуміння реципієнтом його змісту, суті, замислу тощо. Соціальними бар’єрами є також цензура, погодження, затвердження документації. Міжмовний бар’єр полягає в можливості використання в документах різних мов, оскільки документ створюється, в першу чергу, для побутування в «своїй країні», відповідно, країна, що потребує ознайомлення з певним видом документу має перекласти його на необхідну мову будь-яким способом (можливе використання словників, комп’ютерних програм – перекладачів, ін.), і тільки за цих обставин, відповідно, ознайомитися з цим документом.

У дослідженнях необхідним є визначення типів документної комунікативності на регіональному рівні, яка є основою управління єдиним соціально-економічним комплексом, що має потребу в інтеграції інформаційної, аналітичної, експертної, прогнозної складових роботи всіх служб і регіональних органів державної влади.

За функціями документна комунікативність є складовою наступних видів інфраструктури: виробнича (комунальне господарство, транспортні мережі тощо), соціальна (соціально-побутова та соціально-духовна), ринково-інституційна (державно-регулятивна, управлінська тощо).

На сучасному етапі розвитку України, як незалежної та суверенної держави, документні механізми комунікативності перевтілюються в найсучаснішу європейську форму – електронний документообіг, що функціонує майже на всіх рівнях інфраструктури регіону (бібліотеки, інтернет-кафе, адміністрації, управління та ін.)

Документний фонд як джерело документної комунікативності суспільства

Документ є основним елементом фондів бібліотек, інформаційних центрів, архівів, музеїв та інших структур, діяльність яких пов’язана з документами. В сукупності вони складають документні потоки, масиви, ресурси, фонди України.

Документний потік (ДП) - організована маса документів (первинних і/або вторинних), що функціонують (створюваних, розповсюджуваному й використовуваних) у соціальному середовищі. ДП визначається як змінювану безліч документів, що перебуває в русі, динаміці. ДП характеризується інтенсивністю, що виражається кількістю одиниць в одиницю часу.

Документний масив (ДМ) - певна незмінна в часі маса документів. ДМ характеризується кількістю одиниць (видань, публікацій, обліку, зберігання тощо).

Документні ресурси (ДР) - це відносно впорядкована безліч документів, що слугують засобом або об'єктом документообігу (руху документів) або поповнення документного фонду. Це документні ресурси установ, книжкових видавництв, редакцій газет, журналів і виробничих об'єднань тощо.

Документний фонд (ДФ) - це сукупність документів, які охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються та використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, та ін. закладах даного типу. Залежно від установи, спеціально зайнятої збереженням документів та організацією користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею, та ін.

Кожний з вищезазначених фондів спеціалізується на придбанні переважно будь-якого одного виду. Інформаційні центри надають перевагу науковим, інформаційним документам; архіви - текстовим документам, які несуть ретроспективну інформацію, яка існує в єдиному екземплярі; музеї - найбільш цінним в речовому відношенні документам - пам’яткам історії та культури. Лише бібліотечний фонд в цьому відношенні відрізняється універсальністю. Тут зберігаються документи незалежно від їх типу та виду, матеріальної основи та форми. Значення має тільки соціально - значущий зміст документа.

Документні фонди виконують ряд загальних завдань і функцій. Наприклад, рукописні, депозитарні фонди в бібліотеках виконують ту ж функцію, що й архіви. Бібліотечний фонд є в будь-якій іншій документній системі (в архіві, музеї та ін.). В той же час в бібліотеці може бути музейні книги (музейний фонд), архів, інформаційний центр та ін. Різниця між ними полягає в тому, що кожний ДФ підкорюється завданням тієї установи, в якому він функціонує. Наприклад, книга існує перш за все для читання, але поміщена в музейний фонд вона стає експонатом, що призначений не для читання. Будучи частиною експозиції, книга підкорюється правилам експозиційної діяльності. На відміну від бібліотечної, музейну книгу не видають додому, безпосередній доступ до неї обмежений.

Усі ДФ є впорядкованими масивами документів. Їх споріднює єдність технологічних процесів формування фондів, схожість процесів комплектування, обробки, збереження, використання спільність нормативно – виробничої документації, схожість автоматизації та комп’ютеризації науково – виробничих процесів, та ін. Але наявні суттєві різниці, залежно від виду ДФ.

Виникнення кожного документного фонду обумовлено потребами суспільства, багатоплановість яких призвело до диференціації та спеціалізації фондів, виокремленню їх соціальних функцій, необхідністю координованого формування та взаємовикористання фондів.

Документна комунікативність,

що відбувається в органах державного управління України

Основу документної комунікативності, що відбувається в сфері державного управління в Україні, складає організаційно-розпорядча документація (ОРД).

ОРД – це управлінська документація, що слугує засобом здійснення й регулювання процесів управління. Вона призначена для оформлення процесів організації управління, правового закріплення розпорядчо-виконавчих дій державних та інших органів, а також підвідомчих їм організацій і підприємств на основі єдиноначальності чи колегіальності.

Порядок створення, оформлення та застосування основних груп організаційно-розпорядчих документів регламентується нормативними актами, що надає їм правового характеру.

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелом або носієм інформації, широко використовуються в повсякденній діяльності, сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якої установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідкової роботи.

Основна ознака, яка дає можливість виокремити розпорядчі документи в особливу групу - юридична підстава їх створення. Як правило, вони регламентують процеси діяльності, встановлюють, припиняють, змінюють різні правові відносини і створюються у випадках, передбачених нормативними актами.

Підставами для створення розпорядчих документів є:

- закони Верховної Ради України, укази Президента України;

- постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

- вказівки вищих органів державної влади й управління;

- діяльність органів управління, передбачена нормативними актами, положеннями, статутами тощо;

- інші підстави, що викликають потребу в правовому регулюванні роботи апарату управління.

Усі документи, що входять до організаційно-розпорядчих, умовно можна поділити на п'ять груп:

1. організаційні - документи, що закріплюють функції та обов'язки протягом тривалого часу (положення, статути, інструкції, правила тощо);

2. розпорядчі - документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво на певному рівні (постанови, рішення, розпорядження, накази із загальних питань, вказівки, ухвали тощо);

3. довідково-інформаційні - документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, служать підставою для прийняття розпорядчих документів (довідки, протоколи, огляди, доповідні, пояснювальні та службові записки, службові листи, звіти, доповіді, акти, договори, плани робіт, телеграми, оголошення тощо);

4. документи з кадрових питань - документи, що містять інформацію про особовий склад установи, зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах, анкетах тощо;

5. особисті офіційні - документи, за допомогою яких одні особи висловлюють свої пропозиції, скарги, передають повноваження іншим щодо отримання документів, грошей тощо, закріплюють свої права перед державою, установою чи особою. Це доручення, заповіти, заяви (позовні, про призначення допомоги, до житлово-комунальних органів, про відшкодування збитків від злочину), розписки тощо.

За допомогою організаційно-розпорядчої документації здійснюється комунікативність між органами державної влади як по вертикалі так і по горизонталі.

У даному аспекті документна комунікативність визначається як локальна, тобто орієнтована 6езпосередньо на визначену організацію, на методи і засо6и побудови внутрішніх взаємозв'язків процесів. Часто її називають документний потік.

Продуктом документного продуктування державного службовця має бути реалізація нормативно-правових документів щодо задоволення потреб суспільства, забезпечення основних прав і свобод громадян, послідовний і сталий розвиток країни та поступове входження її до європейської спільноти.

Сучасні типи організаційних структур управління залежно вiд характеру зв’язків між органами розрізняються на: лінійну, лінійно-функціональну, матричну, дивізіональну, мережеву. Враховуючи переваги та недоліки того чи іншого типу, нео6хідно зазначити те, що структура управління визначається конкретними соціально-економічними умовами та особливостями території побутування.

Важливу роль в оптимізації діяльності підприємства будь-якого розміру і профілю діяльності грають сучасні системи електронного документообігу.

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлює Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг". За цим законом визначаються основні поняття:

Електронний документ (ЕД)- документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Електронний документообіг (ОЕД) (обіг електронних документів) - сукупність процесів утворення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Усі документи, роботу з якими необхідно автоматизувати, розподіляються на основні види залежно від їх призначення, прив'язки до завдань i доступу до них співробітників функціональних служб. Наприклад, створюється вид документів "Розпорядження по штату установи", в який увійдуть, наприклад, "Розпорядження про затвердження посадових інструкцій", "Розпорядження про зміну посадових інструкцій", "Розпорядження по затвердженню структури управлінь i відділів". У цьому випадку єдиною ознакою є призначення документів. До окремого виду можна віднести «Вхідну кореспонденцію». Призначення документів може бути зовсім різним, але при цьому їх об'єднує характер інформації - це завжди інформація на матеріальному носії, що поступає ззовні. Таким же чином розподіляються на види всі документи, що циркулюють в установі. Ступінь загальності визначається залежно вiд конкретних потреб. Розподіл на види дозволить вести наскрізну нумерацію (ідентифікацію) документів у межах одного виду. Об'єднання документів у види виконується за критеріями, що визначають їх спільність. Але при цьому в межах одного виду документи можуть мати значну кількість вiдмiннocтeй, тому в окремому виду документи розподіляються на підгрупи. Наприклад, вхідна кореспонденція може маги такі варіанти: «Розпорядження обласної державної адміністрації, "Листи відділів i управлінь обласної державної aдмiнicтpaцiї" тoщo. Фopмyвaння лoгiчнoї cтpyктypи спеціалізованих варіантів доцільно співвіднести зi структурою вищестоящої установи або з функціональними напрямами діяльності ії пiдpoздiлiв.

Важливим аспектом документно-комунікативної системи є створення i функціонування реєстрів документів, що формуються у вигляді таблиць, упорядкованих по ключових полях документів за певний період, якi відповідають певним критеріям. Фактичним відображенням документа в реєстрі є електронна форма (картка), в яку вносяться елементи інформації в структурованому вигляді, що вiдпoвiдають кожному реальному документові. Кожний документ має певну визначену структуру, тобто набір параметрів: склад реквізитів документа та їх кiлькicть; взаємне розташування реквізитів; правила формування значень реквізитів.

Ключовими полями кожного документа є його дата реєстрації і реєстраційний номер. Кожному реквізиту документа може бути визначене відповідне його призначення. Основне призначення документів - підтвердження, обґрунтування та супровід адміністративних, господарчих, фінансових та інших операцій, що проходять у державній установі, реєстрація фактів їх виконання.

Дата добавления: 2014-01-07