Економічна та наукова системи документації

Особливу роль в сукупній системі документації офіційного походження займає економічна та наукова система документації.

Економічна система документації

В економічній системі документації відображаються конкретні, практичні питання ведення сучасного господарства, організації торгівлі, ведення фінансової та цінової політики, здійснення банківської діяльності.

Видами такої документації є бізнес-план, контракт, зовнішньо-торгівельні та інші комерційні документи.

Бізнес-план – важливий обов’язковий документ, що підсумовує ділові можливості й відкриває перспективи їх реалізації колективом (командою спеціалістів та виконавців). Він охоплює основні напрями діяльності й подає найоптимальніший шлях розвитку. План може використовуватися з метою подання для отримання кредиту в банку, позики, а також для внутрішніх потреб самої організації. У плані зазначають предмет діяльності, майбутній продукт виробництва, сума реалізації, необхідні для цього джерела.

Бізнес-план має титульну сторінку, зміст, обкладинку і складається з таких частин:

1. План виробництва

2. Організація управління підприємством.

3. Фінанси та їх використання.

4. Програма інвестування.

5. Охорона навколишнього середовища.

6. Оцінка ризику та страхування.

7. Доречність капіталовкладень та ін.

Контракт – комерційний документ, що являє собою угоду на постачання товару (надання послуг та ін..), погоджений і підписаний експертом та імпортером (постачальником і споживачем).

Кількість розділів чітко не регламентується, вони підбираються в залежності від потреб обох сторін, які на документальній основі підтверджують свою домовленість на умови її досягнення. Форма на експорт-імпорт товарів може мати такі розділи:

1. Предмет контракту.

2. Ціна й сума контракту.

3. Терміни постачання.

4. Якість товару.

5. Пакування та маркування.

6. Умови оплати.

7. Здавання-приймання товару.

8. Претензії (санкції).

9. Гарантії.

10. Форс-мажор.

11. Рекламації.

12. Додаткові умови.

13. Юридичні адреси сторін.

Найпоширенішим видом контрактів є контракт на закупівлю-продаж (виконання послуг) певних товарів. Основна відмінність контракту полягає в тому, що контракт укладається тільки між двома сторонами. Складають такі документи відповідно чинних стандартів на типових спеціальних бланках.

Зовнішньо-торгівельні документи – це документи, що підтверджують виконання зовнішньо-торгівельних операцій (постачання продавцем споживачеві товару, його транспортування, збереження на складах, проходження через митницю, страхування тощо).

Групи документів:

1. Товаросупроводжувальні (оформлення платіжно-банківських операцій, транспортні, страхові документи).
2. Відвантажувальні (ті, що складаються в зв’язку з відвантаженням товару).
3. Комерційні (запит, пропозиція, рекомендація, протокол розбіжностей, комерційний акт, претензія, позовна заява).

Наукова система документації

Основою наукової системи документації є науково-дослідна документація, що являє собою сукупність документів, які виникають в процесі проведення і виконання науково-технічних розробок.

Види документів:

1. Звіти.
2. Дисертації.
3. Автореферати.
4. Огляди.
5. Переклади документів з іноземної мови
6. Препринти (документ, що містить матеріали попереднього характеру, і опублікований до виходу у світ видання, у якому вони можуть бути розміщені).
7. Депоновані рукописи.

Звітні документи мають титульну сторінку, реферат, вступне слово, описову статтю (мета, цілі, значущість тощо) та висновки. Звіти про НДР та НКР відрізняє оригінальність, оперативність, достовірність, наявність повних та нових відомостей про результати роботи.

Дисертація – кваліфікована наукова робота у визначеній галузі, що містить нові знання і має завершену форму. Дисертації проходять попередню експертизу та представлені до захисту для встановлення вченого звання у спеціалізованій вченій раді. Бувають докторські й кандидатські дисертації.

Основні реквізити дисертації:

· Назва міністерства;

· Індекс УДК;

· Відомості про автора»

· Назва дисертації;

· Вид дисертації (рукопис, наукова доповідь, монографія);

· Позначка про науковий ступінь, спеціальність, відомості про наукового керівника (для кандидатської) або наукового консультанта (для докторської).

· Місто й рік завершення роботи.

Обсяги:

· Докторська дисертація – 250-300 сторінок (гуманітарні науки – 350-400 сторінок);

· Кандидатська – 100-150 сторінок (140-180).

Захищені дисертації реєструють в Українському інституті науково-технічної та економічної інформації й їх оригінали зберігаються в Національній бібліотеці України ім. В.І.Вернадського, другий екземпляр – за місцем захисту.

Оглядово-аналітичні документи

Відносяться до розряду вторинних й містять систематизовані відомості про документи або результат аналізу та узагальнення відомостей, що представлені в первинних документах.

Види:

Бібліографічні огляди – це посібники, що являють собою відомості про документи. Поділяються на

· Рекомендаційні (для допомоги загальній і професійній освіті та пропаганді знань)

· Інформаційні (містять систематизовані відомості, узагальнену інформацію про стан розробки питання без критичної оцінки автором).

Їх основне призначення – орієнтування споживачів інформації на ознайомлення зі станом розробки тієї чи іншої проблеми, питання

Автореферат - стислий виклад кандидатської та докторської дисертації, який виконується після її фактичного завершення. Виконується, як правило, накладом 100—150 прим. і розсилається згідно спеціальних списків розсилки у спеціалізовані наукові організації з метою апробації та отримання відгуку на автореферат. Підготовка автореферату дисертації є завершальним творчим етапом роботи перед захистом. Автореферат розкриває основний зміст і новизну дисертації, досягнуті наукові результати, висновки, внесок автора, практичну значимість результатів дослідження.

Основні реквізити автореферату: назва закладу, у якому проводиться захист, індекс УДК, автор дослідження, назва роботи, спеціальність, вид дисертації та вчений ступінь, який захищається, місто, рік.

В авторефераті повинні бути також зазначені такі відомості: заклад, у якому виконана дисертація, прізвище наукового консультанта, дата та найменування спеціалізованої вченої ради, де відбувається публічний захист дисертації.

Крім тексту, автореферат вміщує список публікацій автора з обраної теми, анотації російською та англійською мовами.

Переклади іноземної та вітчизняної наукової документації містять різноманітні науково-технічні тексти, які призначаються для вивчення іноземного та популяризації вітчизняного досвіду. Існують два види неопублікованих перекладів:

1. Переклад документів з іноземної мови на українську;

2. Переклад документів з української мови на іноземну.

Переклади мають вигляд рукописів та машинописі, призначені для спеціалістів відповідних галузей, містять текст, відомості про переклад та оригінал. Авторське право на переклад належить перекладачеві.

Препринт - документ, що містить матеріали попереднього характеру, опублікований до виходу у світ видання, у якому вони можуть бути розміщені. Препринт розсилається обмеженому колу осіб для попередньої оцінки.

До видів препринтів відносяться:

• ті, що випереджують випуск статей та інших друкованих документів для розсилання невеликим накладом авторам та іншим зацікавленим особам;
• ті, що випускаються для обслуговування спеціалістами з метою підготовки його кінцевого тексту (тези доповідей, макети окремих томів словників, енциклопедій).

Депонований рукопис - вузькоспеціальна робота, зазвичай у вигляді машинописного оригіналу, що знаходиться на зберіганні в бібліотеці або інформаційному центрі, які інформують фахівців про її наявність і видають копії для вивчення. Зазначений документ прирівнюються до опублікованих документів і матеріалів дослідження.

Депонування – спосіб прискореного доведення інформації до споживача.

У якості депонованого рукопису можуть виступати статті, тези наукових доповідей. Збірники статей та монографії, що не перевищують 20 сторінок. Вимоги до депонування надані в «Інструкції про депонування наукових робіт в ДНТБ України». Рукопис уважається опублікованим лише після появи його бібліографічного опису та реферату в інформаційному органі НТБ. Отримавши статус депонованого рукопису, він прирівнюється до публікації.

Нормативні та патентні документи

Нормативний документ - документ, який встановлює правила, загальні принципи чи характеристики різних видів діяльності або їх результатів.

(Закон України Про акредитацію органів з оцінки відповідності (ст.1) 2001 р.).

Цей термін охоплює такі поняття як "стандарт", "кодекс усталеної практики" та "технічні умови".

Стандартиза́ція - діяльність, що полягає у встановленні положень для загального і багаторазового застосування щодо наявних чи можливих завдань з метою досягнення оптимального ступеня впорядкування у певній сфері, результатом якої є підвищення ступеня відповідності продукції, процесів та послуг їх функціональному призначенню, усуненню бар'єрів у торгівлі і сприянню науково-технічному співробітництву.

Перші національні організації із стандартизації були створені у Великобританії в 1911 р., Німеччині – 1917 р., Франції, США – 1918 р. Після першої світової війни стандартизація сприймалася як об’єктивна економічна необхідність. У 1926 р. розпочала свою роботу Міжнародна федерація національних асоціацій із стандартизації – ІSA, у 1946 р. – Міжнародна організація ІSО, яка успішно діє зараз. До європейських організацій відносяться: Європейський комітет зі стандартизації - СЕN (1961) та Європейський комітет зі стандартизації в електротехніці – СЕNЕІ.ЕС.

Україна була прийнята в члени Міжнародної організації ІSО і Міжнародної електротехнічної комісії в 1993 р.

Уся документація зі стандартизації в Україні регламентується Декретом Кабінету Міністрів та комплексом стандартів Державної системи стандартизації, перші стандарти якого введені в дію наказом Держстандарту України від 29.07.1993 № 116.

Категорії нормативних документів зі стандартизації

· Державні стандарти – ДСТУ

· Галузеві стандарти України – ГСТУ (на продукцію за відсутністю державних стандартів або як доповнення)

· Стандарти науково-технічних та інженерних товариств і спілок України – СТТУ

· Технічні умови України – ТУУ (регулюють стосунки між постачальником продукції, для якої відсутні державні чи галузеві стандарти)

· Стандарти підприємств – СТП.

Стандартом називається документ, в якому в цілях добровільного багатократного використання встановлюються характеристики продукції, правила здійснення і характеристики процесів виробництва, експлуатації, зберігання, перевезення, реалізації і утилізації, виконання робіт або надання послуг. Стандарт також може містити вимоги до термінології, символіки, упаковки, маркіровки або етикеток і правил їх нанесення.

Дата добавления: 2014-01-07