V. 2. Організація документів у межах архіву

Організація документів у межах архіву відбувається за фондовою системою. При цьому основною класифікаційною одиницею НАФ є архівний фонд. Деякі групи аудіовізуальних, електронних, науково-технічних документів організовують за нефондовою системою.

У діяльності кожного фондоутворювача виникає комплекс документів, який називають документальним фондом. Документальний фонд – це сукупність документів, утворюваних (через безпосереднє створення і/або отримання, збирання) одним (одноособовим або колективним) утворювачем в процесі його діяльності/ життя і діяльності з певною функціональною/ поточною або особистою/ діловою метою.

Утворювач - інституція, родина чи особа, яка створила, зібрала і/або зберігала документи в процесі своєї діяльності.

Особливістю документального фонду є те, що до нього входять документи з постійним і з тимчасовим термінами зберігання і він не має стабільного складу. Частина документів з тимчасовими строками зберігання після експертизи цінності знищується як така, що не має наукового і практичного значення, а інші документи надходять до архівів на постійне зберігання.

Архівні документи складаються в архівні фонди. Термін “ архівний фонд” розглядається як визначення комплексу документів, історично або логічно пов'язаних між собою в наслідок діяльності певної установи, організації, підприємства чи окремої особи, що підлягає архівному зберіганню на підставі результатів відповідної експертизи. Таким чином, архівний фонд формуються з документального фонду. Документи архівного фонду мають спільне походження, однорідність змісту, історичні і логічні взаємозв'язки. Все це зумовлює вимогу їхнього зберігання як єдиного комплексу, не розпорошуючи по різних архівах. Комплекси архівних фондів можуть утворюватися з фондів установ і організацій однієї сфери діяльності чи одного відомства, адміністративно-територіальної одиниці, часу існування тощо.

В основі процесу класифікації справ фонду можуть лежати один або декілька комунікаційних значень документів. До класифікаційних ознак належать структурна, хронологічна, галузева (функціональна, тематична), номінальна, географічна та ін.

Юридична чи фізична особа, що є утворювачем архівного документального фонду, цілісна частина якого є архівним фондом, називається фондоутворювачем.

Сукупність документів, утворених у діяльності юридичної особи, складає фонд офіційного походження. Обов’язковою умовою створення такого архівного фонду є наявність утворених або зібраних установою документів, що мають наукову, культурну або практичну цінність і висвітлюють діяльність даної установи чи організації. Формальними ознаками самостійності фондоутворювача – юридичної особи є наявність нормативного акту про створення, реєстрацію, компетенцію установи, визначення її функцій та структури, самостійного кошторису і розрахункового рахунку в банку, гербової печатки, штатного розпису, атрибутів власного діловодства.

Помітною ознакоює ступінь цінності (повнота, склад і зміст) утворених фондоутворювачем документів.

Фізичні особи є фондоутворювачами фондів особового походження.

Фондом особового походження називають архівний фонд окремої особи, сім'ї, роду, який утворився впродовж їх життя і діяльності.

Такі фонди поділяться на особові, сімейні та родові.

У фонд сім'ї входять матеріали не більше трьох поколінь, а у фонд роду – не менше чотирьох.

Фондоутворювачами можуть бути державні, політичні й громадські діячі, видатні вчені, діячі літератури та мистецтва, а також інші особи, внаслідок життя і діяльності яких виникли документи, що мають певну культурно-історичну цінність.

Кожен фонд особового походження – це єдиний комплекс документів, котрий не може розпорошуватися, навіть якщо фондоутворювач жив і діяв у різні історичні епохи.

До складу особового фонду, крім особистих документів фондоутворювача, входять документи близьких родичів, якщо вони мають значення для характеристики фондоутворювача або самі є історичною чи іншою цінністю. У випадку, коли хтось з родичів фондоутворювача сам є видатним діячем, то сукупність їхніх документів утворює сімейний фонд. До складу особового фонду можуть бути віднесені й документи, створені після смерті фондоутворювача: некрологи, посмертні видання його праць, спогади про нього тощо.

Для раціональнішого розміщення документів в архівах, спрощення обліку документів, створення компактного і якісного науково-довідкового апарату створюються об'єднані архівні фонди

Об'єднаним архівним фондом називають фонд, що складається з документів, які утворилися у процесі діяльності двох або більше фондоутворювачів-організацій з історично зумовленими зв'язками (однорідністю функцій, підлеглістю, місцезнаходженням, правонаступністю тощо) і зібрані разом для зручності користування ними.

Наприклад, це може бути дирекція заводу чи фабрики” і профспілковий комітет цього ж підприємства або управління залізниці, її відділення, дистанції, дільниці та служби. За цією ознакою до документів основного фондоутворювача можуть бути додані матеріали різних допоміжних установ чи комісій.

Принципи об’єднання документів:

1. Хронологічний

2. Територіальний

3. Принцип однорідності функцій і цільового призначення

4. Принцип правонаступності і підлеглості.

5. Принцип родинних, творчих, професійних зв’язків.

Сукупність окремих документів, що виникли в процесі діяльності різних фондоутворювачів і поєднані за однією або декількома ознаками, називається архівною колекцією.

Їх формують на основі не історичних (об'єднаний архівний фонд), а логічних зв'язків: тематичного, авторського, номінального, хронологічного.

Переважна більшість колекцій має тематичний характер: “Колекція фотокопій документів про визвольну війну українського народу 1648-1657 рр.”, „Колекція театральних афіш і програм” та ін.

Утвореним архівним фондам на першому етапі фондування надають назви.

· Назва архівного фонду установи складається з офіційної повної та скороченої назви фондоутворювача з усіма перейменуваннями в хронологічній послідовності, підпорядкуванням, місцезнаходженням, крайніх дат існування під кожною з назв.

· Назва особового архівного фонду складається із загальновизнаного та всіх інших, менш відомих найменувань особи – метричних і змінених прізвищ, імен, по батькові, псевдонімів, криптонімів (підпис під твором замість прізвища автора) тощо; визначення сфери творчої, громадської, державної і політичної діяльності (професії) особи із зазначенням її належності до тієї чи іншої національної культури та крайні дати життя особи.

· Назва об’єднаного архівного фонду офіційного походження складається із загальної назви підпорядкованих їй установ.

· У назві архівної колекції, що надійшла до архіву, зазначаються характер або загальний зміст колекції, найменування установи-фондоутворювача і крайні дати періоду формування колекції або прізвище, ім'я й по батькові колекціонера і крайні дати його життя.

За ступенем цінності архівні фонди поділяються на три категорії, що визначають ранг фонду, обумовлений ступенем інформативності документів фонду, значущістю фондоутворювача, часом створення документів та наявністю особливо цінних і унікальних документів:

· фонди, переважна частина документів яких мають статус особливо цінних і містять інформацію, що стосується всіх або більшості сторін функціонування держави і діяльності суспільства та його провідних діячів, а також фонди, в складі яких є унікальні документи.

· фонди, документна інформація стосується певних галузей або напрямків діяльності держави і суспільства та окремих діячів. Як правило, значна частина документів другої категорії є особливо цінними.

· фонди, документна інформація яких стосується тієї чи іншої теми або питання і доповнює інформацію фондів першої та другої категорій.

Залежно від потреб держави і суспільства в ретроспективній інформації категорія фонду відповідно може бути змінена. Категорійність фондів встановлюють експертно-перевірні комісії державних архівів.

Різний порядок організації застосовується для документів з різними умовами доступу до них. Документи обмеженого доступу, що визначаються як конфіденційні, та документи, передані їхнім власникам на умовах дотримання певного обмеження доступу, організуються на загальних засадах. Таємні документи організуються в порядку, передбаченому спеціальною інструкцією, з віднесенням їх до відповідальних архівних фондів або нефондових комплексів на загальних для всіх документів засадах.

Визначають фондову належність документів за такими ознаками:

1. Окремі елементи, якщо в них міститься назва фондоутворювача. Наприклад, у справі є протоколи засідань вченої ради Київського університету імені Тараса Шевченка. І хоча на обкладинці справи не вказано назву фондоутворювача, можна впевнено вважати, що ним є названий університет.

2. Назву установи-одержувача, реєстраційний штамп чи зміст документа.

3. Фондову належність копій вихідних документів можна визначити за назвою установи – автора документа, яку вказано поряд з підписом посадової особи в кінці документа, або за змістом документа.

Під час визначення фондової належності документів необхідно врахувати таке:

· вхідні документи належать до фонду установи, що їх одержала;

· копії вихідних документів належать до фонду установи, що є автором документів;

· внутрішні документи належать до фонду установи, у якій вони складені.

При розборі документів дорадянського періоду потрібно знати основи тодішнього діловодства. В Російській імперії, а згодом і в СРСР офіційне діловодство базувалося на суворій регламентації та централізації. Вищі урядові установи надсилали нижчим розпорядження, накази, роз'яснення, циркуляри, запити. У відповідь одержували від них звіти, донесення, рапорти, подання, прохання. Особи або установи, рівні чи незалежні один від одного, обмінювались відношеннями, повідомленнями, офіційними листами. Залежно від субординації формулювалася і назва адресата. Під час звернення вищих установ до нижчих вживали давальний відмінок (Київському губернському правлінню). Під час звернення нижчих і рівних установ – знахідний відмінок (у Київське губернське правління), а відсутність прямих ознак, фондову належність документа можна встановити за побічними ознаками. Для цього слід звернути увагу на різні резолюції і помітки, штемпелі і печатки, уважно вивчити зміст документа, порівняти його з іншими. Труднощі в роботі щодо визначення фондової належності документів виникають тоді, коли в одній справі трапляються документи, утворені внаслідок діяльності різних установ. Наприклад, документи жандармсько-поліцейських установ, які проводили дізнання й передали справу прокуророві, а той – в судову палату чи окружний суд. Інколи справу починали в одній установі, але в зв'язку з її реорганізацією чи ліквідацією, передавали в іншу. Фондову належність подібних справ визначають за документами останньої установи, в якій справа закінчувалася.

У межах архіву поряд із організацією документів за фондовою системою здійснюється організація документів у спеціальних архівах або спеціалізованих відділах загальних архівних установ за нефондовою системою. Так організуються аудіовізуальні та електронні документи, що створюються як продукція і є результатом цільової виробничої діяльності кінофотостудій, студій звукозапису, комп’ютерних центрів тощо.

За цією системою в основу організації кіновідеодокументів покладаються такі класифікаційні ознаки: жанри кіно (документальне, науково-популярне, навчальне, ігрове тощо), форми організації відзнятого матеріалу (фільми, спецвипуски, кіножурнали, окремі сюжети); носії інформації (негативи і позитиви, горюча і негорюча плівка, магнітна відеоплівка).

Фотодокументи організують за жанрами фотографії (хронікальне фото, портрети, пейзажі), формами організації відзнятого матеріалу (окремі фото, фотонариси, фотоальбоми), носіями інформації (негативи і позитиви на склі, фотоплівці, фотопапері).

На жанрову належність (хронікальні записи подій, радіопрограми, виступи, спогади, інтерв’ю тощо), місце запису (студійні, позастудійні, трансляційні); системи запису звукової інформації (механічна, фотооптична, магнітна) та носії інформації (граморигінали, грамплатівки, магнітні стрічки, компакт-диски тощо) спираються при організації фонодокументів.

Класифікаційними ознаками для організації електронних документів є тип комп’ютерного обладнання, програмного забезпечення, на основі яких вони були створені; характер змісту та мета використання документної інформації. Технічні документи групуються в комплекси за об'єктною, територіальною або тематичними ознаками.

Дата добавления: 2014-01-07