Информационные качества управленческих решений

В массиве управленческой информации, обеспечивающей государ­ственное управление, первостепенное место принадлежит той ее части, которая содержится в управленческих решениях. Именно в них, с одной стороны (в констатирующей части), фиксируются выявленные потребности, интересы и цели в управлении, описыва­ются обстоятельства, факторы и причины, вызывающие необходи­мость формирования и реализации определенных государственно-управляющих воздействий, указываются конкретные ресурсы, возможности для изменения управленческой ситуации, а с другой (в постановляющей, резолютивной, директивной части) — выдви­гаются требования и положения, нормы и правила, определенные действия, которые необходимо соблюдать и осуществлять в целях улучшения состояния какого-либо управляемого процесса, явле­ния, отношения. Поэтому сила и результативность управленче­ских решений всецело зависят от того, какова управленческая ин­формация и как она в них изложена.

Информационные качества (иными словами, информационный Уровень) управленческих решений представляют собой сгусток информации, заключенный в решении, отражающий определенную управленческую ситуацию, задачу, проблему и содержащий «за­ряд» (потенциал) управляющих воздействий, призванный перевес­ти их на новый уровень. Здесь вполне проявляется возможная и ре­альная объективная обусловленность, субъективная обоснованность и социальная эффективность управленческих решений.

С точки зрения информации, заложенной в управленческих ре­шениях, к последним предъявляются следующие требования.

Прежде всего, необходимо, чтобы управленческое решение и в констатирующей, и в резолютивной частях отличалось полнотой информации, относящейся как к анализу и оценке, так и к после­дующему изменению, развитию рассматриваемого вопроса. Учи­тывая сложность управленческих проблем, на практике стремятся отразить в одном решении лишь их отдельные аспекты, стороны, взаимосвязи. Так легче готовить и принимать решения. Но при этом упускают из виду, что главный смысл информации в управ­ленческом решении связан с будущим, с его влиянием на управля­емые процессы. Для их преобразования как раз и нужна полная ин­формация, выраженная в управленческом решении. Тем более, что именно она предназначена для того, чтобы преобразовывать управ­ляемый объект в искомом направлении, содержании и объеме.

В органической связи с полнотой информации выступает требова­ние плотности и чистоты записи информации. Имеется в виду количество записанной информации на единицу площади письмен­но выраженного управленческого решения (на одну, скажем, ма­шинописную страницу текста). Плотность записи информации предполагает, что в тексте решения содержатся лишь те сведения, данные, нормы, наметки, планы, указания, требования и т.д., ко­торые имеют непосредственно управленческий смысл и прямо от­носятся к соответствующему вопросу. Все, что косвенно касается данного решения, должно оставаться за его рамками. И факты, и их оценку, и способы решения поставленных задач следует выра­жать конкретно, точно и лаконичным языком. Нельзя не обратить внимания на важность правильного употребления слов, логичного построения предложений, адекватность используемых понятий, терминов, ясность и емкость формулировок, обоснованность и чет­кость адресных требований.

В последние годы в связи с введением в пользование огромной международной и инонациональной информации в управление ста­ли применять очень многие экономические, политические, техни­ческие и иные обозначения, которые плохо переводятся на русский язык (теряют при переводе свою смысловую нагрузку) или вообще не имеют в нем аналогов. В результате даже специалисты порой не могут разобраться в соответствующих обозначениях, дискутируют по поводу их интерпретации. Поэтому неизбежное использование общемировой, континентальной или иной инонациональной тер­минологии в управленческих решениях обусловливает необходи­мость обязательного разъяснения, описания, комментирования не­переводимых терминов, понятий, слов и смысловых образований.

Надо отметить, что требование плотности и чистоты записи осо­бенно значимо для резолютивной части управленческих решений. Здесь нельзя ограничиваться лишь общими призывами, благими пожеланиями, громкими лозунгами, нотациями для исполнителей и т.п. сентенциями, что, к сожалению, характерно еще для значи­тельного числа управленческих решений. Резолютивная часть должна отличаться особым качеством включенной в нее информа­ции: конкретные исполнители, объем и содержание подлежащей выполнению работы, ресурсы, выделяемые под данную работу, сроки (начальные, промежуточные, конечные) исполнения рабо­ты, порядок и формы контроля, подведения и оценки итогов проде­ланной работы, стимулы за качественное и своевременное (или до­срочное) выполнение работы и т.д. Одним словом, выраженный в решении механизм перевода управленческой ситуации из одного состояния в другое должен быть достаточно ясен и понятен как для тех, кто принимает решения, так и для непосредственных исполни­телей этих решений,

Очень важно соблюдать требование о внутренней согласованности информации в каждом конкретном управленческом решении. Целесообразно, например, чтобы по содержанию, интонациям, акцентам, остроте и т.п. констатирующая и резолютивная (постанов­ляющая) части решения соответствовали друг другу. Имеет значе­ние и равномерное расположение информационного материала, ибо на практике приходится встречаться с решениями, в которых Констатирующая часть занимает две-три, а то и более страниц, а резолютивная состоит из одного или двух небольших пунктов, или наоборот. Лучшему восприятию любого управленческого решения способствует выделение в нем посредством курсива, абзацев, под­черкивания или иным способом основной информации, заслужива­ющей пристального внимания исполнителей.

Поскольку решения являются основной формой выражения и закрепления управленческой деятельности и постоянно принима­ются, дополняя, развивая или отменяя друг друга, то необходимо, чтобы информация, заложенная в каждом решении, имела систем­ный характер, была содержательно и концептуально связана с предыдущими, ранее изданными и действующими актами, и с те­ми, которые предполагается или планируется принять. Соблюде­ние требований системности информации способствует выработке единого, типового и наиболее эффективного подхода к разрешению определенных проблем, позволяет на практике, причем в разных условиях, проверять рациональность различных элементов управ­ленческой деятельности и отбирать из них лучшие, помогает совер­шенствованию нормативно-правовой основы управления, дисцип­линирует работу управленческих кадров и благоприятствует совер­шенствованию других управленческих явлений. Системность информации, заключенной в управленческих решениях, служит также одной из необходимых предпосылок для формирования ин­формационных систем на базе современной техники. Системность информации, наконец, экономит усилия, средства и время в управ­лении.

Рассматривая информационные требования к управленческим решениям, нельзя не выделить требование представления содер­жания решения в четкой логической форме, в модели действитель­ного разрешения поставленного вопроса или проблемы. Плохо, когда в управленческих решениях много отсылочной информации к прошлому, к другим актам либо к будущему, когда вместо рас­смотрения и выводов по существу даются поручения изучить во­прос, внести в перспективе предложения, разработать необходи­мые документы, положения и т.д. и т.п. Из-за этого в подобном ре­шении содержится не способ перевода того или иного социального явления, процесса, отношения из одного состояния в другое, а лишь определенный промежуточный момент в подготовительном этапе, а то и просто видимость какой-то управленческой активно­сти. Возникает иллюзия, что вроде бы что-то сделано, намечено, предпринято, но на самом деле ничего не доведено до конца. За такими решениями обычно прячутся государственные органы и должностные лица, когда они не хотят, не готовы или не могут при­нимать необходимые исчерпывающие меры. Это — так называемое «отложенное» управление.

Подобное положение с информацией, сосредоточенной в решени­ях и несущей немало информационных «шумов», весьма распро­странено. Решения даже государственных органов федерального уровня, казалось бы, по актуальным вопросам бывают наполнены лишь поручениями другим органам и должностным лицам разра­ботать мероприятия, принять меры, внести предложения, изу­чить вопрос, подготовить необходимые документы и т.д. Часто та­кой стереотип повторяется в государственных органах субъектов Федерации и далее вниз.

Между тем решение всегда, по крайней мере так полагает теория управления, представляется актом, венчающим (завершающим) подготовительную информационную работу и содержащим кон­кретный комплекс целеполагающих, организующих и регулирую­щих воздействий, направленных на перевод соответствующего яв­ления, процесса, отношения, ситуации в новое состояние, иными словами, разрешающим вопрос по существу. Все лее другие доку­менты, в которых изложена подготовительная или порученческая информация, должны, надо полагать, и называться таковыми и не относиться к категории управленческих решений.

Проблема информационных качеств управленческих решений не ограничивается принятием информационно насыщенных актов; она имеет «проход» и в этап их реализации, поскольку именно в нем проявляется действенность информационного содержания управленческих решений. Здесь тоже существуют условия, соблю­дение которых способствует сохранению информационных «им­пульсов» и доведению их до «места назначения»:

а) передача информации, заключенной в управленческом реше­нии. Важное значение имеет быстрота передачи информации, кото­рая прямо связана с рациональностью и эффективностью управле­ния, поскольку замедление, тем более существенное, ведет к потере информации, ее застареванию, снижению ее организующе-регу­лирующих возможностей. Ведь пока информация еле-еле движет­ся по иерархии управляющей системы, могут коренным образом измениться условия и факторы, вызвавшие содержание данного решения. Не менее значимо и сохранение аутентичности управлен­ческой информации при ее передаче. При проходе через многие звенья, особенно в случаях принятия решений «во исполнение», информация нередко получает такое толкование, которое может и отличаться от оригинала. Поэтому необходимо как можно быстрее и «прямее» направлять управленческие решения непосредственно исполнителям;

б) понимание, комментирование информации, выраженной в со­ ответствующем управленческом решении. На первый взгляд все кажется просто: бери решение, читай и исполняй. Но в реальности возникает немало трудностей из-за того, что исполнители порой не понимают или понимают неадекватно смысл соответствующих ре­шений, по-своему интерпретируют предъявляемые к ним управ­ленческие требования. Свои проблемы возникают при переводе управленческих решений на национальные языки, при восприятии их людьми разной религиозной и правовой культуры, при их при­менении в специфических природных условиях и т.д. В результате исполнение решения начинает идти в ином направлении или иметь иной аспект, чем предусматривалось. Не всегда комментаторы точ­но улавливают смысл информации в управленческих решениях,
особенно если комментарий делается лицами, которые не работают в государственном органе, принимавшем решение. Вывод: толко­вание, комментирование управленческого решения призван вести тот государственный орган, который его разрабатывал и принимал;

в) организация обратных информационных связей, оперативного информационного контроля, позволяющих своевременно и досто­верно знать о том, как прошла передача информации, как она со­ хранилась и понята, как воспринята, усвоена и принята к исполнению. Такое знание создает возможности для повторного разъясне­ния (при необходимости), дополнительного комментирования, принятия иных мер, гарантирующих правильное начало реализа­ции решения. Попутно следует отметить, что этап исполнения
управленческих решений имеет и много других аспектов, кроме информационного, о которых уже кое-что говорилось и которые спе­циально исследуются в теории управленческих решений. Здесь же обращено внимание только на моменты, относящиеся к обеспече­нию должных информационных качеств управленческих реше­ний.

Особо в данной теме хотелось бы подчеркнуть, что каждое управ­ленческое решение должно исходить и вписываться в действую­щую нормативную управленческую информацию, согласовываться с ней в содержательном, пространственном (поле действия) и вре­менном отношениях. В любом отдельном случае необходимо «впи­сывание» решения в совокупность управленческих решений, при­нятых в рамках управляющей системы, известных управляющих подсистем, соответствующего государственного органа¹¹⁹. Столь же актуальна и взаимосвязь информации, заключенной в решении, с подготовительной и, в возможных пределах, с последующей (свя­занной с реализацией) информацией. Системная согласованность информации, содержащейся в решении, по вертикали (по иерар­хии решений) и по горизонтали (внутри органа и между этапами информационной деятельности) является важным условием эф­фективности информационного обеспечения управленческих ре­шений.

Актуальна также нацеленность информационных качеств управ­ленческих решений: комплексная постановка вопросов, конструк­тивный, созидательный характер, действительные модели, про­граммы, способы, механизмы перевода явления, отношений, про­цесса, ситуации в новое состояние, обеспечение устойчивого, прогрессивного развития управляемых объектов или подведом­ственных управляющих компонентов.

Дата добавления: 2014-01-07