Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета

Вопросы по теме 8 Учетные регистры и формы бухгалтерского учета

Автоматизированная форма учета

Автоматизированная форма учета основана на использовании ЭВМ. Она представляет собой комплексную автоматизацию учетного процесса, начиная от сбора первичных учетных данных до получения бухгалтерской отчетности. Информация справочного характера вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информация - с первичных документов, либо со специальных регистров учетных данных производится по специальным программам, в соответствии с которыми полученная учетная информация может храниться, поступать в обработку, выдаваться на экран или печать по запросу. Программы регистрации и обработки бухгалтерской информации должны быть адаптированы к правилам ведения бухгалтерского учета. Это относится к представлению бухгалтерских регистров в удобном для чтении виде, невозможности несанкционированных исправлений в записях и др. Учетным регистром, получаемым с ЭВМ, может быть любой документ, содержащий систематическую или хронологическую запись. Одной из важнейших задач автоматизированной системы бухгалтерского учета является, наряду с выпуском полного комплекта бухгалтерской и налоговой отчетности, максимальная автоматизация расчетных процедур, решающих возникающие проблемы.

1 Взаимосвязь между учетными регистрами и формами бухгалтерского учета.

2 Способы исправления ошибок в учетных регистрах.

3 Преимущества и недостатки автоматизированной формы бухгалтерского учета.

Студент должен

иметь представление:

- о роли инвентаризации в бухгалтерском учете

знать:

- порядок проведения инвентаризации

уметь:

- составлять бухгалтерские записи по результатам инвентаризации

ПЛАН

9.1 Понятие инвентаризации, ее виды и роль в бухгалтерском учете

9.2 Порядок проведения и оформления инвентаризации

9.3 Выявление результатов инвентаризации и отражение их в учете

9.1 ПОНЯТИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ, ЕЕ ВИДЫ И РОЛЬ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

Инвентаризация — способ проверки соответствия фактического наличия имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отраженным на счетах. Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системном бухгалтерском учете, а также внести необходимые уточнения и исправления. Термин происходит от латинского слова «инвентарь» — опись, роспись и означает опись имущества.

Инвентаризация имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т. п.

Порядок проведения инвентаризации в РФ регламентируется Федеральным законом «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ и методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49. Согласно этим документам, предприятия обязаны проводить инвентаризацию основных средств, капитальных вложений, незавершенного капитального строительства, капитального ремонта, незавершенного производства, материально-производственных запасов, денежных средств, расчетов и других статей бухгалтерского баланса. Инвентаризации подлежат и товарно-материальные ценности, не принадлежащие предприятию, такие как ценности на ответственном хранении, полученные для переработки, арендованные основные средства и т. п., а также по каким-либо причинам не учтенные ценности.

Основная цель инвентаризации — обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.

Задачами инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

- проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

- проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской и кредиторской задолженности, других статей баланса.

Количество планируемых инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, подлежащих проверке, устанавливаются руководителем предприятия, кроме случаев, когда инвентаризации проводятся в обязательном порядке:

- при передаче имущества предприятия, учреждения в аренду;

- при выкупе, продаже, а также преобразовании государственного или муниципального предприятия в акционерное общество или товарищество; - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период наименьших остатков;

- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

- при установлении фактов краж, ограблений — немедленно при установлении таких фактов;

- после пожара или стихийных бедствий (наводнений, землетрясений и др.) — немедленно по окончании пожара или стихийного бедствия;

- при переоценке основных средств и товарно-материальных ценностей;

- при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса.

Инвентаризация в зависимости от полноты охвата проверкой имущества может быть полной и частичной. При полной инвентаризации проверке подлежат все виды имущества. Как правило, такие инвентаризации проводятся перед составлением годового отчета. При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества.

В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые. Внеплановые инвентаризации организуются по мере необходимости (при смене материального лица, в случае хищений и т. д.), в основном внезапно.

9.2 ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Инвентаризации проводит созданная приказом руководителя предприятия постоянно действующая инвентаризационная комиссия, обязательным членом которой является работник бухгалтерии. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации и узкие специалисты (инженеры, экономисты, техники), компетентные в предмете инвентаризации. Комиссия работает в полном составе, поскольку законодательство рассматривает отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации как основание для признания ее результатов недействительными.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, комиссия обязана: опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные выходы и входы; проверить исправность всех весо-измерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. При внезапных инвентаризациях все имущество подготавливается к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, а в остальных случаях — заблаговременно. Перед началом инвентаризации члены комиссии должны убедиться в том, что все документы по инвентаризируемым объектам учета обработаны, сгруппированы и записаны на счетах бухгалтерского учета, а в учетных регистрах исчислены необходимые сальдо, которые подлежат инвентаризации.

Если материально-ответственное лицо имеет документы, не переданные в бухгалтерию по различным причинам, то они проверяются комиссией, принимаются к учету и служат основанием для корректировки сальдо имущества на дату инвентаризации по учетным данным. Факт сдачи документов удостоверяется расписками (типовой формы) материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, принятые ими к материальной ответственности, оприходованы, а выбывшие — списаны с бухгалтерского учета.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учетных сальдо финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (ведомости) или акты инвентаризации.

Фактическое наличие имущества в натуральных и денежных единицах определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера (а не со слов и не по данным учета). Эта процедура обязательно проводится при личном участии материально-ответственных лиц. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом; ее завершает расписка (типовой формы) материально-ответственного лица, подтверждающая его личное участие в проведенной инвентаризации и отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий, относящихся к процедуре инвентаризации. Данные о фактическом наличии имущества сличают с данными аналитического учета, выявленные при этом результаты инвентаризации (расхождения между ними) оформляются в специальных документах — сличительных ведомостях типовой формы.

Для оформления результатов инвентаризации комиссией используются унифицированные формы документации:

№ИНВ-1 «Инвентаризационная опись основных средств»;

№ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей»; № ИНВ-15 «Акт инвентаризации денежных средств»;

№ ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами»;

№ИНВ-18 «Сличительная ведомость инвентаризации основных средств»; № ИНВ-19 «Сличительная ведомость инвентаризации товарно-материальных ценностей»;

№ ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» и др.

Инвентаризуемые ценности и объекты учета записываются в указанные регистры в натуральных и денежных измерителях, в которых ведется их учет на дату инвентаризации.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. По всем фактам расхождения учетных и инвентаризационных данных материально-ответственное лицо должно представить комиссии объяснения.

9.3 ВЫЯВЛЕНИЕ РЕЗУЛЬТАТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И ОТРАЖЕНИЕ ИХ В УЧЕТЕ

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации;

б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх норм — за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации.

При этом на сумму излишек составляются бухгалтерские проводки:

• Дт 08 Кт 91 — выявлены излишки основных средств;

• Дт 10 Кт 91 — выявлены излишки материалов;

• Дт 41 Кт 91 — выявлены излишки товаров;

• Дт 43 Кт 91 — выявлены излишки готовой продукции;

• Дт 50 Кт 91 — выявлены излишки наличных в кассе и др.

Сумма недостачи, независимо от причины возникновения, отражается по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетами по учету товарно-материальных ценностей:

• Дт 94 Кт 10 — недостача материалов;

• Дт 94 Кт 41 — недостача товаров;

• Дт 94 Кт 43 — недостача готовой продукции;

• Дт 94 Кт 50 — недостача наличных в кассе и т. д.

По кредиту счета 94 отражается списание недостачи в корреспонденции с разными счетами в зависимости от причины ее возникновения:

• Дт 20, 44 Кт 94 — списана недостача в пределах норм естественной убыли;

• Дт 73 Кт 94 — списана недостача на виновное материально-ответственное лицо;

• Дт 91 Кт 94 — списана недостача на финансовые результаты, если виновное лицо не установлено.

При взыскании с виновных лиц стоимости недостающих ценностей разница между стоимостью недостающих ценностей, зачисленной на счет 73, и их стоимостью, отраженной на счете 94, относится в кредит счета 98 «Доходы будущих периодов».

По мере взыскания с виновного лица причитающейся с него суммы указанная разница списывается со счета 98 в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы».

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете.

Дата добавления: 2014-01-07