Структура отчета

АВТООТЧЕТЫ

Выберите на панели Элементов необходимый вам элемент управления и перетащите его мышкой на нужное место в форме или отчете, а затем следуйте инструкциям Мастера по созданию выбранного элементы управления.

Для создания элемента управления с помощью Мастера, убедитесь что на Панели Элементов нажата кнопка Мастера.

Открыть форму или отчет в режиме Конструктора

СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ

Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на, экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ.

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Выбрав в диалоговом окне База данных вкладку Отчеты и щелкнув на кнопке Создать, мы получаем диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (автоотчет), с

помощью Мастера или вручную.

Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания. Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный. Операция настолько проста, что сводится к одному щелчку левой кнопки мыши.

При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы: Пуск > Настройка > Принтеры > Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо взяв его с гибкого диска, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.

Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления, наоборот, меньше. Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.

1. Как видно из рисунка, структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. По сравнению с формами новыми являются разделы верхнего и нижнего колонтитулов.

2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

4. В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере.

Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм. 5

. Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. В нашем случае в нем размещены два элемента управления.

В первом элементе управления выводится текущая дата. Для этого использована встроенная в Access функция Now(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати. = Now()

7. Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции [Раgе] и [Pages]. Тот текст, который записан в кавычках, воспроизводится "буквально", а оператор & служит для "склеивания" текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называется оператором конкатенации.
="Страница" &[Раgе]& "из"[Pages]

8. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации. В нашем примере он не использован.

Создание главной кнопочной формы

Для создания, изменения и удаления кнопочных форм служит диспетчер кнопочных форм.

Cоздание кнопочной формы

1. Откройте базу данных.
2. В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.
3. Если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажмите кнопку Да.
4. Нажмите кнопку Создать.
5. Введите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку OK.

Имя новой кнопочной формы добавляется в поле Страницы кнопочной формы.

1. Выберите имя новой кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить.
2. Нажмите кнопку Создать.
3. В поле Текст введите текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите для нее команду в поле Команда. Например, введите текст Просмотр заказов, а затем выберите в поле Команда команду Открыть форму для изменения.

Примечание. Для создания кнопочной формы, которая открывает другие кнопочные формы, выберите в поле Команда команду Перейти к кнопочной форме, а затем укажите кнопочную форму, к которой надо перейти.

1. Для большинства выбранных команд под полем Команда открывается новое поле со списком. При необходимости, выберите нужный элемент в этом поле. Например, если на шаге 8 была выбрана команда Открыть форму для изменения, выберите в поле Форма имя нужной формы, например Заказы, и нажмите кнопку OK.
2. Повторите шаги с 7 по 9 для создания остальных кнопок кнопочной формы.

Примечание. Чтобы изменить или удалить какую-либо из созданных кнопок, выберите ее имя в списке Элементы данной кнопочной формы и нажмите кнопку Изменить или Удалить. Если требуется изменить порядок элементов кнопочной формы, выберите элемент в списке и воспользуйтесь кнопками Вверх или Вниз.

1. Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.

Примечания

• Чтобы кнопочная форма открывалась при открытии базы данных, выберите имя кнопочной формы в диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм и нажмите кнопку По умолчанию.
• При создании кнопочной формы с помощью диспетчера кнопочных форм создается таблица «Switchboard Items», которая описывает текст и действия кнопок формы. Если позднее внести изменения в кнопочную форму в режиме Конструктора формы, приложение может перестать работать.

Удаление кнопочной формы

1. Откройте базу данных.
2. В меню Сервис выберите команду Служебные программы, а затем Диспетчер кнопочных форм.
3. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных форм выберите кнопочную форму, которую надо удалить, и нажмите кнопку Удалить.
4. Нажмите кнопку Закрыть.

Дата добавления: 2014-01-07