Упрощенная форма учета

Данная форма учета рекомендована для применения в организациях, относящихся к категории малых и средних, независимо от их отраслевой и ведомственной принадлежности. Возникновение таких организаций в девяностых годах прошлого столетия было обусловлено переходом экономики на рыночные условия хозяйствования и появлением большого числа небольших организаций с негосударственной формой собственности.

Для этих организаций характерны незначительные объемы деятельности и небольшое количество хозяйственных операций, небольшой объем имущества и малая численность работающих.

В Республике Беларусь ряд организаций и индивидуальных предпринимателей, применяют упрощенную систему налогообложения в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 9 марта 2007 г. N 119 "Об упрощенной системе налогообложения" и они освобождены от обязанности ведения бухгалтерского учета и отчетности в обычном порядке. Однако они обязаны вести учет в Книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения. Форма книги учета доходов и расходов и порядок ее заполнения утверждены совместным постановлением Министерства по налогам и сборам, Министерства финансов, Министерства труда и социальной защиты, Министерства статистики и анализа от 19 апреля 2007 г. N 55/60/59/38.

В книге в хронологической последовательности отражают все хозяйственные операции за отчетный период на основе первичных учетных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, составленных в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенных для отражения результата хозяйственной деятельности;

Книга учета доходов и расходов может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении книги учета доходов и расходов в электронном виде по окончании отчетного периода она должна быть выведена на бумажный носитель.

Структурно книга представляет собой достаточно сложный для заполнения регистр состоящий из восьми разделов.

Первый раздел «Учет доходов и расходов» представляет собой хронологический регистр учета всех хозяйственных операций за отчетный период, позволяющий определить валовой доход для исчисления налоговой базы (рис.13.).

КНИГА

учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей,

применяющих упрощенную систему налогообложения

(руб.)

N п/п	Наимено- вание документа, его номер и дата	Содержание операции	Валовая выручка	Покупная стоимость реализо- ванных товаров	Валовой доход (гр. 7 - - гр. 8)
выручка от реализации товаров (работ, услуг)	выручка от реализации имущест- венных прав	внереали- зационные доходы	итого
							х	х
							х	х
							х	х
							х	х
Итого за отчетный период
Итого с начала года

Рис. 13. Раздел 1. Учет доходов и расходов

В разделе II «Учет обязательств налоговым агентом» приводятся сведения:

1. Для расчета налога на доходы иностранных организаций, не осуществляющих

деятельность в Республике Беларусь через постоянное представительство;

2. Налог на добавленную стоимость, уплачиваемый при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Республики Беларусь у иностранных организаций, не состоящих на учете в налоговых органах Республики Беларусь;

3. Подоходный налог.

В разделе III «Учет стоимости паев членов производственного кооператива» приводятся данные для расчета паевых взносов членов кооператива.

В разделе IV «Учет исчисления и уплаты обязательных страховых взносов и иных платежей в фонд социальной защиты населения министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» приводятся Карточки учета начисленных обязательных страховых взносов в Фонд и пособий из средств Фонда по каждому из работающих.

В разделе V книги «Учет расходов за счет средств фонда» приводятся сведения о произведенных расходах за счет фонда.

Раздел VI «Учет реализованных товаров по покупной стоимости за отчетный период» заполняется организациями и индивидуальными предпринимателями, использующими в качестве налоговой базы валовой доход.

Раздел VII «Учет товаров, в том числе сырья и материалов, основных средств и отдельных предметов в составе оборотных средств, ввозимых на территорию Республики Беларусь из государств - членов таможенного союза» заполняется организациями и индивидуальными предпринимателями, ввозящими из государств - членов Таможенного союза на территорию Республики Беларусь товары, в том числе сырье и материалы, основные средства и отдельные предметы в составе оборотных средств.

Раздел VIII «Учет сумм налога на добавленную стоимость» часть I «Суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные (подлежащие уплате) при приобретении (ввозе) товаров (работ, услуг), имущественных прав» заполняется организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения с уплатой налога на добавленную стоимость, за отчетный период.

Часть II «Суммы налога на добавленную стоимость, исчисленные по оборотам по реализации (приобретению) товаров (работ, услуг), имущественных прав» заполняется организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения с

уплатой налога на добавленную стоимость, за отчетный период. Заполнение части II раздела VIII книги осуществляется организациями и индивидуальными предпринимателями, применяющими упрощенную систему налогообложения с уплатой НДС.

Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения и принявшие решение о ведении бухгалтерского учета, малые организации с численностью работников до 15 человек и средние организации с численностью работников от 15 до 100 человек, в том числе частные унитарные предприятия, созданные в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2007 г. N 302 "Об утверждении Положения о порядке создания индивидуальным предпринимателем частного унитарного предприятия и его деятельности", осуществляют его ведение в соответствии с едиными методологическими основами и правилами, установленными Законом Республики Беларусь "О бухгалтерском учете и отчетности", Типовым планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета.

Для ведения бухгалтерского учета организации и индивидуальные предприниматели на основе Типового плана счетов бухгалтерского учета составляют Рабочий план счетов бухгалтерского учета хозяйственных операций, который позволит им вести учет средств и их источников в регистрах бухгалтерского учета по основным счетам и тем самым обеспечивать контроль за наличием и сохранностью активов, выполнением обязательств и достоверностью данных бухгалтерского учета.

Для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций организации и индивидуальные предприниматели могут использовать рекомендуемый Рабочий план счетов бухгалтерского учета со следующей сокращенной системой счетов:

Таблица 11

Сокращенный рабочий план счетов бухгалтерского учета

Раздел плана счетов	Номер и название счета
I. Долгосрочные активы	01 Основные средства
02 Амортизация основных средств
04 Нематериальные активы
05 Амортизация нематериальных активов
08 Вложения в долгосрочные активы
II. Производственные запасы	10 Материалы
18 Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам
III. Затраты на производство	20 Основное производство
IV. Готовая продукция и товары	41 Товары
44 Расходы на реализацию
45 Товары отгруженные
V. Денежные средства	50 Касса
51 Расчетные счета
52 Валютные счета
55 Специальные счета в банках
58 Краткосрочные Финансовые вложения
VI. Расчеты	60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками
62 Расчеты с покупателями и заказчиками
66 Расчеты по краткосрочным кредитам и займам
68 Расчеты по налогам и сборам
69 Расчеты по социальному страхованию и обеспечению
70 Расчеты с персоналом по оплате труда
76 Расчеты с разными дебиторами и кредиторами
VII. Собственный капитал	80 Уставный капитал
83 Добавочный капитал
84 Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)
86 Целевое финансирование
VIII. Финансовые результаты	90 Доходы и расходы по текущей деятельности
91 Прочие доходы и расходы
97 Расходы будущих периодов
98 Доходы будущих периодов
99 Прибыли и убытки

Бухгалтерский учет организациями со средней численностью работников за каждый месяц, не превышающей 15 человек, и индивидуальными предпринимателями может вестись по простой форме бухгалтерского учета (без использования регистров учета активов организации (ведомостей)).

При простой форме ведения бухгалтерского учета организации и индивидуальные предприниматели могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге учета хозяйственных операций по форме К-1 (рис.14)

Регистрация операций	Наличие и движение
N п/п	дата и N доку- мента	содер- жание операции	сумма	Затраты на производство (счет 20)	Касса (счет 50)	Расчетные счета (счета 51, 52, 55)	Доходы и расходы по текущей деятельности (счет 90)
де- бет (при- ход)	кре- дит (рас- ход)	де- бет (при- ход)	кре- дит (рас- ход)	де- бет (при- ход)	кре- дит (рас- ход)	дебет (себе- стои- мость)	кредит (опла- чено)

Рис. 14 Книга учета хозяйственных операций

Книга является регистром синтетического учета, на основании которого можно определить наличие средств и их источников у организации на определенную дату и составить бухгалтерскую отчетность.

Книга является комбинированным регистром, который содержит все используемые организацией и индивидуальным предпринимателем бухгалтерские счета и позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них. При этом она должна быть достаточно детальной для обоснования содержания соответствующих статей баланса.

Организации и индивидуальные предприниматели отражают хозяйственные операции в Книге на протяжении отчетного года. Книга должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера (или одного руководителя), а также оттиском печати организации.

Книга открывается записями сумм остатков на начало года (начало деятельности организации) по каждому виду средств и источников, по которым они имеются.

В графе 3 "Содержание операций" записывается месяц и в хронологической последовательности позиционным способом на основании каждого первичного документа отражаются все хозяйственные операции этого месяца.

При этом суммы по каждой операции, зарегистрированной в Книге по графе "Сумма", отражаются методом двойной записи одновременно по графам "Дебет" и "Кредит" счетов учета соответствующих видов активов и источников их приобретения.

По окончании месяца подсчитываются итоговые суммы оборотов по дебету и по кредиту всех счетов учета средств и их источников, которые должны быть равны итогу средств, показанному по графе 4.

После подсчета итоговых дебетовых и кредитовых оборотов средств и их источников (бухгалтерских счетов) за месяц выводится сальдо по каждому их виду (счету) на 1-е число месяца, следующего за отчетным.

Допускается ведение Книги хозяйственных операций в электронном виде.

Организации со средней численностью работников в месяц от 15 до 100 человек ведут бухгалтерский учет с использованием регистров учета (ведомостей). Каждая ведомость применяется для учета операций по одному из используемых бухгалтерских счетов.

В частности при этой форме предусмотрено использование следующих ведомостей:

Ведомость учета основных средств, нематериальных активов, начисленных амортизационных отчислений – форма В-1.

Это регистр аналитического и синтетического учета наличия и движения основных средств, вложений в долгосрочные активы, нематериальных активов и расчета сумм амортизационных отчислений. Для учета нематериальных активов открывается отдельная ведомость.

Данные по основным средствам записываются в ведомости позиционным способом по каждому объекту отдельно. Ежемесячно при наличии движения основных средств подсчитываются суммы их оборотов, и выводится остаток основных средств на 1-е число месяца, следующего за отчетным.

Ведомость учета производственных запасов, товаров, НДС, уплаченного по приобретенным ценностям – форма В-2. Предназначена для ведения аналитического и синтетического учета производственных запасов и товаров, отражаемых на счетах 10 «Материалы», 41 «Товары» и уплаченного при их приобретении налога на добавленную стоимость.

Ведомость открывается на месяц и ведется материально-ответственными лицами раздельно по производственным запасам и товарам в разрезе всех видов ценностей, независимо от того, имелось или нет движение за отчетный месяц тех или иных ценностей.

При наличии двух и более материально-ответственных лиц, учет ценностей по которым ведется с применением ведомостей формы В-2, на основе их данных составляется ведомость формы В-2 сводного учета наличия и движения ценностей за месяц в целом по организации.

Данные об отпуске материалов и продукции в производство и реализацию записываются из ведомостей формы В-2 соответственно в ведомости по формам В-3 «Учет затрат на производство» или В-6 «Учет реализации».

Ведомость учета затрат на производство формы В-3 применяется для аналитического и синтетического учета затрат по производству продукции (работ, услуг), затрат по капитальным вложениям и издержкам обращения товаров.

Затраты по дебету счетов 20 «Основное производство», 08 «Вложения в долгосрочные активы» и 44 «Расходы на реализацию» собираются с кредита разных счетов на основании данных, содержащихся в других ведомостях (формы В-2, В-4, В-5 и др.) и непосредственно из отдельных первичных документов.

Ведомость учета денежных средств – форма В-4 используется для отражения движения средств учитываемых на счетах 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 80 «Уставный капитал», 99 «Прибыли и убытки» и др.

Прием и выдача денежных средств, ведение кассовой книги и отчета о кассовых операциях осуществляются в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Ведомость учета расчетов и прочих операций формы В-5 используется для учета операций на счетах бухгалтерского учета нарастающими итогами остатков средств или задолженности по субсчетам и их видам: 58 «Краткосрочные финансовые вложения», 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам», 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами, 83 «Добавочный капитал», 84 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток).

Ведомости учета реализации – форма В-6 (оплата) и форма В-6 (отгрузка) используются в зависимости от применяемого метода определения выручки от реализации продукции, товаров (работ, услуг) и определения финансового результата. Соответственно В-6 (оплата) – при признании выручки по факту оплаты продукции, товаров, работ, услуг и В-6 (отгрузка) – при признании выручки по мере отгрузки продукции, товаров. работ, услуг и предъявления расчетных документов.

Ведомость учета расчетов с поставщиками – форма В-7 применяется для учета расчетов с поставщиками, учитываемых на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Ведомость ведется позиционным способом по каждому счету поставщика.

Ведомость учета оплаты труда – форма В-8 является регистром аналитического учета и предназначена для учета расчетов с рабочими и служащими по оплате труда, учитываемых на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Ведомость содержит информацию о начисленных суммах основной и дополнительной заработной платы по каждому работающему, удержаниях из заработной платы и суммах подлежащих выдаче на руки работникам. Одновременно ведомость используется и как платежный документ для выдачи заработной платы работникам.

Особенностью, рассматриваемой формы учета, является то, что сумма по любой операции записывается в двух ведомостях одновременно: в одной по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета, в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета.

Обобщение месячных итогов финансово-хозяйственной деятельности организации, отраженных в ведомостях, производится в Ведомости (шахматная) формы В-10. Ведомость (шахматная) по форме В-10 является регистром синтетического учета и предназначена для обобщения данных текущего месяца и взаимной проверки правильности произведенных записей по счетам бухгалтерского учета. Ведомость открывается на каждый месяц и служит для записей данных по дебету и кредиту каждого счета в отдельности.

В ведомости в подлежащем необходимо располагать счета в порядке их возрастания, а в сказуемом – в порядке возрастающих номеров ведомостей.

Вначале в ведомость переносят кредитовые обороты из применяемых ведомостей В-1 – В-8 с разноской их в дебет соответствующих счетов. По завершении разноски подсчитывается сумма дебетового оборота по каждому счету, который должен быть равен дебетовому обороту, отраженному по данному счету в соответствующей ведомости.

Выявленные суммы по дебету каждого счета суммируются, и их общий итог должен быть равен общей сумме оборотов по кредиту счетов.

Дебетовые и кредитовые обороты по каждому счету из ведомости формы В-10 переносятся в Оборотную ведомость по форме В-11, в которой подсчитывается сальдо по каждому счету по состоянию на 1-е число месяца, следующего за отчетным.

Оборотная ведомость ф. В-11 является основанием для составления бухгалтерского баланса организации.

Схема упрощенной формы учета с использованием оборотных ведомостей приведена на рис. 15

запись операций

сверка операций

Рис. 15 - Упрощенная форма бухгалтерского учета

8.2.5. Автоматизированная форма учёта

Современное название форм учёта основанных на использовании ЭВМ третьего и последующих поколений появилось в 80-90 годах прошлого столетия.

Начальный же этап достаточно массового использования вычислительной техники для целей бухгалтерского учёта относятся к 1960-1970 годам. Уже в 1930-х годах появились первые комплекты перфорационных вычислительных машин (ПВМ) электромеханического принципа действия. В стандартный комплект ПВМ входили перфоратор – машина для нанесения небольших круглых либо прямоугольных отверстий на плотных карточках (перфокартах), либо на бумажной ленте (перфоленте); сортировка - машина производящая группировку (сортировку) массивов перфокарт по выполненным на перфораторе пробивкам по заданной программе (кодам); табулятор – основная машина, считывающая по заданной программе с коммутационной доски пробивки (цифры) с перфокарт, производящая их группировку, арифметическую обработку и печать полученных результатов. Машинные регистры учёта, которые получались при этом назывались - табуляграммами. Позже в комплект ПВМ вошли вычислительные приставки, позволяющие производить действия умножения и деления, а затем появились ПВМ, которые воспроизводили в табуляграммах не только цифровую, но и алфавитную информацию.

В те годы ПВМ были достаточно дорогой вычислительной техникой, и приобрести её могли только крупные промышленные организации. Крайне мало было и специалистов, владеющих навыками работы с ними, а главное умение алгоритмизировать и описывать технологические процессы машинной обработки учётной информации.

Первоначально ПВМ использовались для обработки больших массивов однотипных первичных бухгалтерских документов, прежде всего по учёту материальных ценностей и заработной платы. Впоследствии в ряде организаций машинные регистры учёта создавались по всем или практически по всем участкам учёта. Форма учёта основанная на использовании ПВМ получила признание и своё название - таблично - перфокарточная.

Республика Беларусь в составе СССР внесла достойное место в составление и развитие машинно – ориентированных форм учёта. Так в 80-90-х годах стали называть формы учёта, основанные на использовании средств вычислительной техники. В те годы в республике был принят ряд важных решений, направленных на развитие этой формы учёта. Прежде всего в законодательном порядке, до всех министров и ведомств доводились плановые задания по внедрению этой формы учёта в подведомственных им организациях.

Достижения в области внедрения этой прогрессивной формы учёта широко освещались в печати, а её участники поощрялись.

В Республике Беларусь была создана специализированная проектная организация, занимающаяся разработкой и внедрением машинно-ориентированных форм учёта. Вначале в 1966 году это было совсем небольшое подразделение из десятка молодых специалистов в основном – выпускников тогдашнего Минского финансового техникума.

Называлось оно Центральное проектно–технологическое бюро (ЦПТБ) по механизации учёта и вычислительных работ ЦСУ СССР.

В 80-90-х годах эта небольшая проектная организация выросла до крупнейшего в СССР проектного института в области автоматизации учёта с численностью более 1100человек. Он назывался Белорусский филиал Всесоюзного государственного проектно технического института (ВГПТИ) ЦСУ СССР. Институт имел свои филиалы (отделы) во всех областях и в ряде районных городов республики, таких как Молодечно, Слуцк, Барановичи, Кобрин, Ивацевичи, Орша, Полоцк, Лида, Бобруйск и др.

Важным организационным моментом в развитии машинно-ориентированных форм учёта в Республике Беларусь явилось и то, что средства вычислительной техники были в основном сконцентрированы в организациях системы нынешнего Министерства статистики и анализа Республики Беларусь. В 70-90-х годах это было Центральное статистическое управление (ЦСУ БССР).

В подведомственных ЦСУ БССР организациях создавались: машино - счётные бюро (МСБ), и машино – счётные станции (МСС), которые с развитием этих организаций преобразовались в районные информационно-вычислительные станции (РИВС), а в городах – в городские информационно – вычислительные станции и центры, соответственно ГИВС и ГИВЦ. В областных городах функционировали наиболее крупные вычислительные центры коллективного пользования (ВЦКП).

Наличие специализированной проектной организации по автоматизации учёта и специализированных организаций по предоставлению вычислительных услуг позволило в республике в 70-80-х годах перейти к массовому внедрению машинно–ориентированных форм учёта.

К тому времени Белорусским филиалом ВГПТИ ЦСУ СССР были разработаны вначале типовые проекты по комплексной механизации бухгалтерского учёта (ТП КМБУ) на базе ПВМ, затем типовые проекты по комплексной автоматизации бухгалтерского учёта (КАБУ) на базе ЭВМ единой серии (ЕС ЭВМ) и типовые проектные решения (ТПР) по автоматизации учёта также на базе ЕС ЭВМ.

Проектная документация по КМБУ и КАБУ разрабатывалась как типовые решения для предприятий промышленности, сельского хозяйства, бюджетных организаций (здравоохранения, просвещения, культуры) и других отраслей народного хозяйства.

Единая жесткая регламентация порядка ведения бухгалтерского и статистического учёта в республиках бывшего СССР позволила успешно внедрять разработанные в СССР ТПР по автоматизации учёта и в других союзных республиках.

Ведение бухгалтерского учёта по таблично – перфокарточной, а позже называемой машинно-ориентированной форме учёта на вычислительных установках системы ЦСУ БССР сводилось к следующему.

Учётные работники бухгалтерий организаций принимали с мест выписки документы, производили их проверку и частичную арифметическую обработку, кодирование и группировку в пачки по участкам учёта и видам документов. Затем документы передавались на вычислительную обработку на РИВСы, ГИВЦы и другие установки. Доставка документов организовывалась силами организаций – заказчиков, РИВСов, ГИВЦ и даже через организации связи. В своё время это позволило получать большую экономию средств по доставке первичных документов на вычислительную обработку.

Приём и сдача первичных документов на обработку оформлялось в журнале регистрации документов по их количеству и под роспись сдающей, а при возврате – принимающей стороны.

После переноса данных с первичных документов на машинные носители информации осуществлялась печать вспомогательных табуляграмм, называемых контрольными, которые содержали данные каждого первичного документа и контрольные итоги по каждому из показателей (реквизиту) пачки документов. Контрольные табуляграммы выполняли функцию журналов регистрации хозяйственных операций и по ним же проверялась правильность переноса информации на машинные носители информации – перфокарты и перфоленты.

В проектах КМБУ, а позже и КАБУ предусматривалась разработка и печать многих десятков табуляграмм. В 80-х годах с использованием для целей учёта электронных ЭВМ эти машинные регистры учёта стали называться машинограммами. Этот термин будет употреблён далее и в данном материале лекции.

Применительно к журнально–ордерной форме учёта машинограммы разделялись на три группы таблиц: разработочные и вспомогательные ведомости; оборотные и сальдовые ведомости аналитического учёта; оборотные ведомости синтетического учёта и формы отчётности.

Со временем была отработана технология создания итоговых массивов информации и массивов нормативно – справочной информации, которые значительно ускорили и упростили процессы машинной обработки информации и могли использоваться многократно.

Формы учёта основанные на применение типовых проектов КМБУ и КАБУ предусматривали обработку учётной информации в комплексе, как единый процесс, с формированием сводных массивов информации по затратам на производство и созданием итоговых массивов информации для получения оборотной ведомости по счетам статистического учёта и составления бухгалтерского баланса, как отдельной машинограммы. Отсюда возникли и названия типовых проектов – КМБУ (комплексной механизации бухгалтерского учёта) и КАБУ (комплексной автоматизации бухгалтерского учёта). До появления персональных ЭВМ последние версии ТПР по автоматизации учёта представлялись и эксплуатировались как отдельные подсистемы в составе автоматизированной системы управления предприятием (АСУП). Ведение этой подсистемы регламентировалось «Общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению подсистемы «Бухгалтерский учёт» в составе АСУ предприятий (объединений)» - (ОРММ – учёт) – 1985 г.

Появление персональных ЭВМ открыло новые возможности для развития автоматизированных форм учёта. Однако достаточно долгий период этот процесс сдерживался высокой стоимостью ПЭВМ, их недостаточным количеством, отсутствием типовых пакетов прикладных программ (ППП) по автоматизации учёта.

В настоящее время автоматизированная форма учёта на базе ПЭВМ, как правило, используется в виде автоматизированного рабочего места (АРМ) бухгалтера.

АРМ бухгалтера по сути представляет собой программно-технический комплекс, в который входят: программное обеспечение (ППП); аппаратные средства (совместимые компьютеры, мониторы, клавиатура, мышь, принтер, модем и др. устройства); документация пользователя.

Одно из достоинств АРМ бухгалтера – это возможность вести учёт в автоматизированном режиме непосредственно на рабочем месте пользователя.

При использовании ПЭВМ в процессах создания первичных документов, их вычислительной обработки и получение машинных регистров учёта могут одновременно участвовать все бухгалтера и другие учётные работники, имеющие доступ к ПЭВМ.

Из других достоинств ПЭВМ отметим возможность вывести информацию на экран дисплея по запросу, в реальном режиме времени. В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» отдельные регистры учёта, например карточки по учёту основных средств могут вестись в виде электронных документов, и только при необходимости печатается их бумажный аналог.

В общем плане автоматизированная форма учёта базируется на общепризнанных элементах метода бухгалтерского учёта. Из специфических приёмов отметим, что ввод информации может осуществляться как через клавиатуру, на основе первичных документов, так и автоматически, используя внутреннюю память ПЭВМ, либо внешние машинные носители информаций.

Во всех АРМ бухгалтера предусмотрено автоматическое формирование хронологического регистра учёта хозяйственных операций. Форма его может быть различной, но обязательно отражение каждой хозяйственной операции, группировочных признаков, количественно - суммовых показателей и корреспондирующих счетов.

При получении машинных регистров учёта широко используются массивы нормативно – справочной информации и рабочие массивы информации.

Непосредственно машинные регистры учёта воспроизводят в той или иной форме традиционные ручные регистры учёта: разработочные, группировочные и вспомогательные ведомости, карточки, лицевые счета, ведомости аналитического и синтетического учёта, журналы – ордера, формы отчётности.

Количество и форма графления регистров зависит от класса программного обеспечения по автоматизации бухгалтерского учёта.

В специальной литературе рассматривается ряд классификационных группировок программных продуктов.

В ППП по автоматизации бухгалтерского учёта выделяют два основных класса: функциональные и универсальные.

Функциональные программы разрабатываются для крупных организаций по локальным участкам учёта. Эти программы могут использоваться как независимо друг от друга, так и в комплексе, обеспечивая законченный цикл обработки учётной информации и получение сводных регистров учёта.

Универсальные программы состоят из нескольких модулей и обеспечивают автоматизированное ведение бухгалтерского учёта по всем участкам учёта по типовым программам. В их числе: «1С: Бухгалтерия», «Инфо Бухгалтер», «Анжелика» и др. Другие программы этого класса обладают фиксированным количеством готовых решений и ситуаций с механизмом параметрических настроек. В их числе: «Галактика», «Инфосорт», БЭСТ-б и др.

Отметим основные особенности формирования регистров учёта в одном из наиболее распространённых ППП в Республике Беларусь – «1С Бухгалтерия 7.7». Этот программный продукт обеспечивает ведение аналитического учёта по каждому из объектов (Субконто) в натуральном и стоимостном выражении. Используется два типа видов субконто: перечисление и справочник.

Субконто, имеющие тип «перечисление» предназначены для ведения аналитического учёта по заданному фиксированному набору знаний.

Субконто, типа «справочник» предназначен для ведения аналитического учёта, определяемого объектами конкретной организации и задаваемые пользователем. Как правило справочники имеют наименования, совпадающие с наименованием соответствующего ему виду субконто. Например: «Материалы», «Основные средства» и т.д.

Все бухгалтерские записи (проводки) регистрируются в журнале операций.

Из других справочников укажем: Рабочий план счетов, список видов объектов аналитического учёта (субконто), константы и др.

Из заданных (предлагаемых к получению регистров учёта) отметим: регистры аналитического учёта (оборотно – сальдовая ведомость по объектам аналитического учёта, карточка счёта, анализ счёта по объектам аналитического учёта и др.); регистры синтетического учёта (сводные проводки, оборотно – сальдовая ведомость, анализ счёта – аналог главной книги и др.).

В программе имеется также режим формирования регистров произвольной формы, прежде всего для создания внутренних отчётов для анализа производственно-финансовой деятельности организации.

Более новый программный продукт «1С: Предприятие» может быть адаптирован к любым особенностям учёта в конкретной организации при помощи модуля «1С: Конфигуратор», позволяющий настраивать все основные элементы программной среды, генерировать и редактировать документы с любой структурой, изменять их экранные и печатные формы, формировать журналы для работы с документами и др.

Современные ППП по автоматизации бухгалтерского учёта могут работать как локально, так и в вычислительных сетях, когда несколько рабочих мест на базе ПЭВМ соединяются в единую сеть. Это позволяет организовать параллельную работу многих учётных работников в рамках единой взаимосвязанной системы.

Общая примерная схема автоматизированной формы учёта приведена на рис. 16

Подробное описание функциональных возможностей, технологии обработки информации и получения регистров учёта при использовании различных ППП комплексов АРМ бухгалтера, как основы автоматизированных форм учёта будет рассмотрено при изучении спецкурса «Бухгалтерский учёт в системе автоматизированной обработки».

Рис. 16 - Автоматизированная форма учета

Дата добавления: 2014-01-07