ИС управления бизнес-процессами

В самом общем виде цель управления бизнес-процессами можно определить как создание таких механизмов, которые обеспечили бы повышение эффективности деятельности компании через непрерывное совершенствование идущих в ней процессов. Для достижения этой цели необходимо объединение средств и методов, поддерживающих в рамках единого цикла управления решение следующих задач: проектирование процессов, их внедрение (автоматизация), оперативное управление выполнением процессов, мониторинг показателей эффективности процессов, анализ статистики и выявление причин низкой эффективности процессов, постановка задачи, нацеленной на совершенствование процессов.

Определение ВМР(управление бизнес-процессами)

BPM(Business Performance Management, управление бизнес - процессами) -это класс интегрированных ИС, предназначенных для автоматизации процессов бизнес-планирования, бюджетирования, финансовой консолидации, управленческого контроля и анализа. Такие приложения обладают возможностями многопользовательского ввода информации и поддержки исполнения регламентов. BPM -это совокупность приложений и систем, поддерживающих специализированные задачи управления "сквозными" процессами (моделирование, внедрение, оперативное управление и администрирование, мониторинг и анализ показателей эффективности), обеспечивая слаженное взаимодействие людей и ИС. По сути, BPM-приложения призваны устранить существующие функциональные ограничения систем класса ERP (ограничение по аналитическим возможностям) и OLAP (отсутствие функций прогнозирования). В нашей стране технология начала завоевывать популярность сравнительно недавно, ранее основной упор делался на внедрение базовых технологий -финансово-учетных систем, систем класса ERP, CRM и т.п. Эта популярность во многом обусловлена тем, что внутри бизнес-подразделений, у их руководителей, сформировалась потребность в таком технологическом решении, которое обеспечило бы жесткий контроль за выполняемыми процедурами, позволило бы повысить их скорость и управляемость. Все чаще ИТ-подразделения компаний сталкиваются с задачами, формулируемыми в таких терминах, как "процесс", "маршрутизация заданий", "мониторинг загрузки сотрудников", "автоматизация сквозных процедур". Эти термины, в принципе отнюдь не новые, все же не слишком типичны для "традиционных" информационных систем, выполняющих в основном учетную и аналитическую функцию. Технология BPM охватывает все стадии управления бизнес-процессами - от построения стратегии к моделированию бизнес-процессов, их анализу и оптимизации, далее - к внедрению, контроллингу, анализу результатов и снова к моделированию с целью совершенствования, замыкая, таким образом, цикл управления. Основное преимущество технологии BPM заключается в том, что позволяет пользователю "делать что-либо заранее известным методом, особенно на основе специальных знаний". Эта технология позволяет лицам, принимающим решения, лучше понять эффективность их бизнеса за счет того, что она позволяет связать ежедневную деятельность с общей стратегией корпорации. Обладая этой специальной информацией, они могут принимать решения, направленные на достижение успеха, улучшая свои возможности в прогнозировании эффективности работы компании и достижении стратегических целей. BPM-системы не ограничиваются только моделированием и автоматизацией бизнес-процессов, но и включают в себя полный спектр отчетности (как оперативной, так и аналитической), управление вовлеченными в процессы пользователями и широкие возможности интеграции с другими приложениями, вплоть до того, чтобы рассматривать BPM-систему как единую процессно-ориентированную интеграционную платформу для всех приложений на предприятии. BPM-системы позволяют менеджерам донести свои планы в отношении эффективности до остальных работников, которые, таким образом, могут узнать о реальном положении дел в организации. Работники, в свою очередь, могут выявлять пробелы в эффективности работы компании, а также принимать и поддерживать решения, касающиеся ежедневной деятельности. Автономное приложение для бюджетирования обеспечивает поддержку взаимодействия пользователей, за счет чего может сократиться время на завершение годового бюджетного цикла. Тем не менее, бюджетные приложения, являющиеся частью интегрированного комплекса приложений, обладают следующими дополнительными преимущества:

• интеграция со стратегическими приложениями (планирования и карт сбалансированных показателей) поддерживает преобразование стратегических корпоративных целей в специальные финансовые цели, что обеспечивает основу для процесса бюджетирования.
• интеграция с планированием на уровне процессов гарантирует, что кадровые планы и планы загрузки производственных мощностей будут связаны с операционным бюджетом.
• интеграция с ПО моделирования и прогнозирования обеспечивает более высокий уровень прогнозирования финансового положения до завершения квартала, тем самым появляется возможность внести корректировки и изменить результат.
• интеграция с основными финансовыми инструментами позволяет выполнять сравнение бюджета с фактическими расходами и доходами, чтобы сравнить текущее положение с намеченными целями.

Примеры использования ВМР(Business Performance Management)

Существует множество примеров того, как решения BPM могут реально помочь компаниям. Ниже рассмотрены только две проблемных области, в которых средства управления эффективностью бизнеса могут оказать непосредственное влияние на его функционирование. Человеческий фактор.Проведение поиска на тему "Ошибки в электронных таблицах" с помощью системы Goggle дало 147 000 результатов. Компания PricewaterhouseCoopers провела исследование больших электронных таблиц клиентов и обнаружила, что 90 процентов из них содержали существенные ошибки. Более того, цена этих ошибок составляла от 10 до 100 тысяч долларов на каждое принимаемое решение в месяц. Значимость этого исследования возрастает, если знать, что 73 процента средних компаний используют электронные таблицы и с их помощью вручную осуществляют бюджетирование, планирования и прогнозирования. Несколько типичных примеров:

• в 2003 г. TransAlta Corp. потеряла 24 миллиона долларов прибыли, так как неразбериха с заявками привела к тому, что компания получила больше контрактов, чем она рассчитывала, и по более высокой цене. Дело в том, что электронная таблица компании содержала не согласующиеся между собой заявки на контракты. Это, говоря буквально, была ошибка процедуры "вырезать-вставить" в таблице Excel, которую не обнаружили при окончательной сортировке и ранжировании заявок перед их представлением.
• в мае 2004 г. университет Толедо потерял 2,4 миллиона долларов ожидаемого дохода. Официальный прогноз предсказывал 10-процентное снижение количества аспирантов, но в формуле электронной таблицы по ошибке был указан рост, в результате чего руководство переоценило количество студентов и, соответственно, доход. Для того, чтобы обезопасить себя в будущем, руководство решило осуществить системные изменения, так как продолжительные финансовые проблемы вынудили их до минимума сократить штат сотрудников.

Более глубокое понимание бизнеса.В условиях растущих цен, меняющегося законодательства и постоянных реорганизаций компания Mercy Health Partners хотела найти способ лучше контролировать и анализировать свои финансы. Их целью было - удержать расходы при расширении сети медицинских услуг. Финансисты компании осознавали, что для выполнения стратегических целей им необходимо улучшить процессы бюджетирования и планирования (осуществлявшиеся с помощью электронных таблиц). Внедрив автоматизированное приложение бюджетирования и планирования, компания сократила процесс подготовки бюджета на 30 человеко-дней, что позволило лицам, принимающим решения, сосредоточиться на анализе данных с целью сдерживания цен и долгосрочного планирования. Менеджер, занимающийся поставками, смог лучше ориентироваться в своем реестре, сравнивать закупочные цены и увидеть покупательную силу сети. Эта информация усилила его позиции на переговорах и дала возможность улучшить управление товарно-материальными запасами, что, в свою очередь, привело к потенциальному снижению операционных затрат на 1 миллион долларов. Новые средства бюджетирова-ния и планирования объединили людей, процессы и информацию для того, чтобы ежедневная деятельность компании работала на достижение ее стратегических целей.

Дата добавления: 2014-01-15