Дебиеттер. Іскерлік жиналыстарды жүргізу

Лекция жоспары

Лекция №13

Іскерлік жиналыстарды жүргізу.

1.Іскерлік жиналыс: дайындық, өткізу, аяқтау.

2.Пікірсайыс ұйымдастыру.

3.Шешім қабылдаудың этаптары. Іскерлік жиналыс қаулысын құрастыру.

1. Кузин Ф.А., Культура делового общения М.: Тандем, 2006

2. Баева О.С. Ораторское искусство и деловое общение.- М.: Просвещение,2003

3. Бороздина Г.В. Психология делового общения. М.: Просвещение,2005

4. Фишер Р., Эртель Д. «Подготовка к переговорам» Москва, Филинъ,2007-218с.

Іскерлік жиналысты өткізу

Жиналысты дәл уақытысында және бірлесіп жұмыс жасайтын қатысушылармен келісе отырып, мысалы орындаудағы регламент немесе шешімдерді қабылдаудың реті және т.б. Осыдан келе қатысушылардың біреуіне қаулы жүргізуді тапсыру қажет.

Психологтар жиналысты бастамас бұрын қатысушыларға 2-3 мақтау сөз айтуды ұсынады. Бұл қатысушылардың жиналыстың соңына дейінгі көңіл-күйлерінің көтеріңкі болуына септігін тигізеді. Сонымен қатар, хатшының қатысушыларға өткен жиналыстағы қабылданған шешімдер жайлы да хабарлап, олардың қайсысы орындалмай жатқандығы, оған кімнің жауапты екендігін де айтып кеткен дұрыс. Мұндай бастау қатысушыларға бірден іске көшуіне көмектеседі. Жиналысты жүргізушінің алғашқы сөзді бастау техникасын меңгергені дұрыс, ол 3-4 минутты алуы қажет. Осы уақыт аралығында жүргізуші мыналарды хабарлауы керек:

-жиналыстың мақсаты;

-күн тәртібі;

-мүмкін болатын шешімдер және оларды қабылдау шарттары;

-қаулыны жүргізу және оны хаттау.

Одан кейін күн тәртібіндегі мәселелер қатарымен қаралатын болады. Негізінен мәселелер маңыздылығы мен қиындылығына байланысты қаралады деп есептеледі және бұл тәртіп мақсаттырақ болып саналады. Бірақ та психологтар керісінше алдымен қызық әрі талқыланбайтын мәселелерді қарауды ұсынады. Мұндай мәселелерге көп уақыт та кетпейді сонымен қатар қатысушыларға жағымды психологиялық әсер береді: бір сұрақты жеңіл шешкеннен кейін екінші бірсұрақты шешуге деген құлшынысы артады.Жүргізуші жиналысты өткізудің негізгі екі стильдерінің бірін таңдайды: дипломатиялық және авторитарлық. Дипломатиялық стильде жиналысқа қатысушылардың ойларын ортаға салу арқылы бірлесе отырып шешіледі. Бұл жағдайда келісімге келу оңайырақ болып табылады. Қатысушылар мәселені шешуде олардың да еңбегінің сіңгендерін біліп, басшыға олардың маңызды екендіктерін түсінеді. Ал, авторитарлық стильде керісінше тек басшы ғана шешім қабылдап, өз ойын жеткізе алады. Жиналыстағы әріптестердің сөйлеу мүмкіндіктері шектеулі болып келеді. Жиналысты мұндай тәртіпте өткізу басшыға билікті өз қолында ұстауға мүмкіндік береді: түрлі ұсыныстар білдіруге, жаңа ақпараттар жеткізуге, келіспеушіліктерді болдырмай өз ойын айтуға, жалпының келісіміне қарамауға және шешімін тарату мақсатында қолдау іздемейді. Психологтардың пікірінше дипломатиялық және авторитарлық стильдердің екеуі де табысқа алып келеді. Жиналысты жүргізуші менеджердің негізгі мәселесі, демократиялық стильде көптеген фактілерді келтіре отырып, мәселелерді шешу процесінде қатысушылардың да үлесін қосқанын қадағалау. Атақты американдық психолог Алан Е. Айвидің тұжырымы бойынша, «жиналысты жүргізуші менеджер ең алдымен мыналарды анықтап алуы қажет: 1) дәлелдер қандай? және 2)оларды қатысушылар қалай бағалайды?» Әрине менеджердің пайда болған жағдайдан шығудан өз ойы болуы қажет, бірақ та басқалардың да ойларын біліп алған дұрыс, олай болмаған жағдайда мәселені түсінгендіктерін білу мүмкін емес. Егер басқалардың ойы дұрыс болатын болса, онда менеджер жағдайға деген көзқарасын өзгерте алады.Әріптестерінің айтқандары дұрыс болмаған жағдайда менеджер оларды түзетіп, жетіспейтін жақтарын айтып өтуі керек. Кез- келген жағдайда басқалардың ойын білу маңызды болып табылады.

Кез- келген жиналысты өткізу барысында қаралатын әртүрлі сұрақтарды екі типке бөлуге болады: ашық және жабық сұрақтар.

Жабық сұрақтарға, оларға қысқа жауап беруге болатын сұрақтарды жатқызамыз. Бұл сұрақтарға көбінесе «иә» немесе «жоқ» деп жауап береді. Жауаптар «дұрыс» және «дұрыс емес» болуы мүмкін. Мұны жиналысты жүргізуші анықтайды. Жабық сұрақтарды жиі қолдану мақсатты болып есептелмейді: кейбір қызметшілер біз олардан күткен жауапты айтуды қалайды.

Ашық сұрақтар арқылы оңай және жылдам қажетті мәліметтерді алуға болады. «не» және «қалай» ашық сұрақтарын пайдалану арқылы айтушының жағдайды қалай түсінгендігінің толық бейнесін көруімізге болады. Олар шақырылғандардың талқыланып жатқан жағдайға өз ойларын ашық жеткізуіне мүмкіндік береді.

Өзгелерден сұрап және өз тәжірибеңізді қолдана отырып, сіз мәселені жүйелей аласыз. Ең алдымен әрекет етпес бұрын не сезіп, не ойлайтынын және не себепті олай ойлайтынын түсініп алу қажет. Мәселені шешуде сондай-ақ, оның себептерін білген дұрыс, оны «неге?» деген сұрақтың көмегімен анықтауға болады. «Неге?» деген сұрақ қою арқылы біз қатысушыларды жақын және шалғай жатқан мәселелердің себептерін іздеуге итермелейміз. Бұл сұрақтар қиындықтар тудыратын болғандықтан, мұны жиі қолданудың қажеті жоқ. Барлығына белгілі, адамдарды тыңдап, қолдап отырған жағдайда олар өз ойларын еркін жеткізе біледі. Біреулер сіз үндеией отырғаныңызда сөйлеген ұнайды. Оның басқа да түрлі әдістері бар. Басты изеу – бұл да үлкен мадақтауды білдіреді. Тізеде ашық жатқан алақандар сіздің әрі қарай әңгімені жалғастыруға деген қалауыңызды білдіреді. Жымиып күлу жылулықты білдіріп, айтушының ашық болуына көмектеседі. Психологтар дәл осындай қолдаулар әңгіменің тиімділігін артырады деп ойлайды. Оған мадақтау айтып, негізгі сөздерді қайталап отыру оның өз ойын ашық жеткізуіне көмектеседі. Адамдарға оларды тыңдаған ұнайды. Әсіресе оларды шынымен естігендерін білу өте жағымды. Жоғары маманданған кейбір менеджерлер сөйлеушіге қалай эмоциональды әсер ету керектігін біледі. Психологтар мұны «сезімдердің сәулеленуі» деп атайды. Олардың артықшылықтары сіздің ойыңызды серіктесіңіздің эмоциональды ортасымен байланыстырады.

Кей кездері ұзақ монолог тыңдауға тура келеді. Бұл екі себепке байланысты болады: біріншіден, барлығы бірдей ойларын жинақтап айта алмайды. Екіншіден, адамдар тек қажетті дәлелдерді келтірмей, көп мысалдар келтіріп, тым ұзаққа созып жібереді. Мұны тоқтатудың ең қарапайым түрі айтылғандарды қысқа түрде жүйелеу болып табылады.

ТЫҢДАУДЫҢ НЕГІЗГІ ТӘРТІБІ. Оның негізгі элементтері мыналар:

1. Мәселенің жалпы бейнесін ашу үшін ашық сұрақтар,сонымен қатар дәлелдерді ашу үшін «не» деген типтегі сұрақтар, «қандай»деген сұрақтар дәлелдердің бағалылығын түсіну үшін қажет.

2. Негізгі сөздерді қайталау арқылы ынталандыру. Ол арқылы барынша толық ақпарат алуға болады.

3. Орындаушыны дұрыс түсініп жатқандығын білдіру үшін,түсінік ретіндегі кері байланыс.

4. Әңгімелеушіге оның негізгі эмоцияларын байқату үшін сезімдерді мойындау мен бейнелеу.

5. Жүйеленген, ұйымдастырылған фактілер мен эмоциялардың резюмесі. Бұл кесте бойынша басшы әрекет ететін болса, жиналысты жақсы өткізе алады. Ашық сұрақтар барлық қатысушыларға өз ойларын жеткізуге мүмкіндік береді.Ынталандыруларды қабылдау негізгі ойларды жетілдіруге көмектеседі, ал сезімдер мен түсініктердің бейнесі менеджерге топты дұрыс тыңдауға мүмкіндік береді.

Іскерлік жиналыс кезінде оның барысын бақылап отыру өте маңызды. Бұл байланыс кезінде үлкен қызығушылықты неміс психологы Михаэль Биркенбильдің кеңесі ұсынған болатын:

1. Басшы бейтарап позицияда болғаны дұрыс! Бұл қатысушылардың эмоционалды жағдайына жағымды әсер етеді.

2. Әр уақытта әңгімені қолдап отыру. Егер ыңғайсыз үзіліс болып қалса, тез арада араласу қажет: қосымша сұрақтар қою арқылы, алдын-ала қорытындыларды түсіндіру арқылы.

3. Эмоцияға қатысты жағдайлар пайда болған жағдайда тез арада шешім қабылдау қажет. Қандай жағдай болмасын ұрыстың шығып кетпеуін қадағалау қажет!

4. Жоспарланбаған шешімдерді қайтару!Тек дәлелдерге сүйенген шешімдерді,ғана назарға алу.

5. Барлық қатысушылардың ойларын жеткізуі есімімен шақырылуы бойынша жүзеге асырылады.

6. Әр уақытта тек бір адам ғана сөйлеуі керек. Жиналыс кезінде жайсыз пікірталастардың туындауына кедергі болу керек.

7. Жиналыстың жетекшісі барлық қарсы сөйлеушілердің ойларын тыңдап шығуы қажет!

8. Жиналыс қарсыласыңның «жойылуы» керек соғыс алаңы емес, сондықтан жалпы келісімге келуге ұмтылу қажет.

9. Жиналыс әрбір қадам сайын алға қойған мәселені шешу жолына жақындауы қажет.

10. Түсініспеушіліктерді болдырмау үшін жиналыстың жетекшісі қажет кезінде әрбір бөлімшелердің хабарламаларын толықтыру қажет: «Мен дұрыс түсіндім бе? Осылай дұрыс болады ма?»;

11. Қатысушыларға олардың мақсатқа жақын екендіктерін көрсету үшін аралық қорытындыларды жиі өткізіп тұру қажет.

12. Жиналыстың жетекшісі уақытты үнемдеуі керек! Жиналыстың басында мәселе соңғы уақытта да шешілуі мүмкін екендігін түсіндіріп кету қажет. Егер бұл мүмкін болса, жиналысты соза берудің қажеті жоқ.

Бақылау сұрақтары

1. Тыңдаудың негізгі элементтері.

2. Іскерлік жиналысты жүргізудің дипломатиялық және авторитарлық стильдеріне мінездеме беріп кетіңіз.

3. Іскерлік жиналысты жүргізуді бақылау кезіндегі неміс психологы Михаэль Биркенбильдің кеңестері.

Дата добавления: 2014-01-15