Детальный анализ групп документов, сопровождающих наиболее массовые и важные работы

Для детального анализа выбранные группы документов ставятся в очередь. Для каждой очередной группы документов формируется отчет, описывающий весь комплекс документов:

· документы, являющиеся основанием для начала рассматриваемой работы;

· основной составленный документ;

· приложения и пояснения к основному документу;

· запросы и ответы по ходу работы;

· документы, создаваемые на основе данных основного документа;

· регистрационные и все другие документы, в которых фиксируется выполнение рассматриваемой работы.

После описания комплекса документов выбирается до 20 самых важных документов отчета, формируются их уменьшенные копии, которые располагаются (либо фиксируются) на листе бумаги. Если листа бумаги недостаточно, используется более крупная поверхность. Рядом с документами может быть помещена табличка, в которой описаны основные этапы работ, характеризующие взаимосвязь между документами. Полученное расположение документов с условным обозначением связей между ними получило название документограммы.

Для дальнейшей работы можно использовать уменьшенную фотокопию документограммы (в том числе и в электронной форме).

Документограммы позволяют выявлять документы, несущие однородную информацию, дублирование записей, выясняют возможность совмещения документов, их корректировки или ликвидации.

С помощью документограмм проводится анализ форм каждого, входящего в комплекс, документа. Анализ форм документов необходим, поскольку их рационализация позволяет снизить объем трудозатрат не только тех работников, которые их создают, но также и тех, которые участвуют в заполнении, читают, используют в справочных целях, регистрируют.

Цели анализа форм документов:

· определить минимально необходимый объем информации необходимый для успешного управления;

· определить дублирование одних форм другими;

· наличие ненужных реквизитов.

Для выявления дублирования можно составлять таблицы (показатели/формы документов) или схемы, на которых документы обозначаются прямоугольниками, в которые номерами вписываются реквизиты (подпись, штамп и т.п.) и показателями. Расшифровка номеров приводится под схемой.

В результате детального анализа групп документов, сопровождающих наиболее массовые и важные работы получают:

· перечень ситуаций необоснованного дублирования данных;

· предложения по сокращению числа документов в каждом комплексе;

· предложения по сокращению количества показателей в документах;

· предложения по более широкому применению типовых текстов;

· предложения по новым формам документов с наиболее рациональным расположением реквизитов.

Дата добавления: 2014-01-15