Изучение состава и движения документов

Детальная количественная характеристика состава документационных потоков.

Для детальной характеристики необходимо осуществить: просмотр номенклатуры дел для рассматриваемого структурного подразделения.

Для каждого структурного подразделения в канцелярии организации утверждается номенклатура дел. Необходимо взять ее копию, поскольку она поможет провести классификацию имеющихся документов, разобраться с направлениями документопотоков, упорядочить анализ, составить план полистного просмотра документов.

Необходимо сравнить типовую номенклатуру дел с той, которая в настоящий момент присутствует в структурном подразделении, а также выявить расхождения между фактически существующим составом документов и номенклатурой.

Желательно провести анализ соответствия деления документов на группы (по номенклатуре дел) основным, наиболее важным и массовым работам, осуществляемым в структурном подразделении.

Полистное изучение и регистрацию всех имеющихся документов.

Эффективность полистного просмотра дел может повыситься, если одновременно проводить регистрацию имеющихся документов, например, с применением таблицы следующей формы:

Таблица 5.1 – Регистрационная таблица для полистного просмотра и регистрации документов

№	Наименование	Количество букв в строке	Количество строк на странице	Количество страниц	Источник	Исполнитель	Куда передается	Группа (ОРД и т.п.)	Вид работы с документом	Краткая характеристика	Причина существования (цель)

По каждому документу можно делать вывод о соответствии его формы содержанию, соответствие создаваемых работником документов его правам и обязанностям.

Полистный просмотр документов необходим еще и по той причине, что при плохо поставленном делопроизводстве не все работники знают о названии и наличии всех документов у них на рабочих местах.

Группировка документов по содержанию.

Группировка документов в первую очередь проводится по основным классификационным группам:

1. Организационные документы (положение, устав, инструкция, типовые правила внутреннего трудового распорядка, типовые нормы, протокол, договор, заявление), которые отражают:

· построение аппарата управления и его частей;

· разделение функций, прав и обязанностей между сотрудниками;

· целесообразность различных действия при выполнении тех или иных работ;

· ограничения, параметры, требования к процессу работы, исполнителям, ресурсам;

· критерии оценки успешности работы.

2. Распорядительные документы (приказ, распоряжение, предписание, представление).

3. Информационно-справочные документы (справка, докладная записка, объяснительная записка, акт, служебное письмо)

4. Конструкторские документы (графические: чертеж, эскиз, схема; текстовые: технические условия, спецификация, пояснительная записка, ведомость, инструкции и промышленные каталоги, паспорта и формуляры, ремонтные документы).

5. Технологические документы технологические карты, заводские технологические регламенты, чертежи оборудования, инструментов и приспособлений, технические условия, схемы технологических процессов, карты эскизов и схем, спецификации технологических документов, технологические инструкции, материальные ведомости, ведомости оснастки и т.п.).

6. Проектно-сметная документация (генеральный план, чертежи, паспорта, рисунки, пояснительные записки, эскизы, расчеты, схемы, картографические документы, сметы).

7. Бухгалтерская документация.

8. Банковская документация.

9. Биржевая документация.

Кроме того, документы можно разделить на:

1. Входящие, исходящие, внутренние

2. Документы, создаваемые на основе распоряжений начальников различного уровня (от вышестоящей организации до непосредственного руководителя).

Необходимо выявить причины, обуславливающие сложившуюся структуру документооборота, превалирования одних групп документов над другими.

Изучение маршрутов движения документов.

Изучение маршрутов движения документов проводится в двух разрезах:

1. По персоналиям (от какого работника к какому).

2. По направлению, расстоянию, времени и скорости перемещения.

Соответственно составляется два вида схем.

В первом случае схема представлена в виде таблице, в шапке которой прописываются наименования структурных подразделений и (или) работников. Различные операции по обработке документа могут обозначатся условным сигналом (либо прямоугольником, с расположенным внутри условным сигналом). На одной схеме отображается движение одной группы документов.

Во втором случае на планировку структурного подразделения наносятся пунктирными линиями маршруты перемещения документов (фиксируется общая протяженность маршрутов движения документов). Для обозначения основных видов операций с документами могут использоваться различного рода условные обозначения.

Дата добавления: 2014-01-15